10 Tips Untuk Mengatur Waktu Secara Efektif

By: Team Content

Waktu berlalu – selalu. Itu membuat waktu menjadi variabel yang sulit dikendalikan dan dipantau. Dan begitu waktu berlalu, Anda tidak akan pernah mendapatkannya kembali. Bagi perusahaan, kehilangan waktu sama dengan kehilangan dolar.

Dalam lingkungan bisnis di mana karyawan dan profesional yang terampil dipekerjakan berdasarkan input dan produktivitas mereka pada waktu yang ditentukan, ini adalah waktu yang tepat untuk mengajar mereka keterampilan manajemen waktu.

Mengapa? Mereka tidak hanya akan melacak waktu dengan lebih baik, tetapi juga memiliki kesempatan untuk melacak kemajuan mereka dalam proyek-proyek dan berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.

Menyadari waktu akan menghasilkan perbaikan diri dan pencapaian tujuan. Itu benar dalam pekerjaan dan kehidupan pribadi Anda. Apa cara terbaik untuk mengatur waktu secara efektif? Menerapkan 10 tips ini adalah awal yang baik.

1. Lakukan Pemeriksaan Waktu

Tahu persis bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda. Dalam pengaturan kantor, Anda harus tahu tugas-tugas yang mencuri waktu Anda. Maka Anda dapat melakukan sesuatu tentang itu. Misalnya, Anda mungkin menghabiskan satu jam di email daripada menyelesaikan proyek-proyek penting.

Mengetahui dengan tepat ke mana waktu Anda akan pergi dapat membantu Anda membuat keputusan tentang mendelegasikan tugas atau membeli perangkat lunak untuk mempercepat beberapa proses tingkat rendah.

2. Tetapkan Batas Waktu

Menetapkan batas waktu untuk suatu tugas bisa menyenangkan. Bahkan, bisa seperti permainan. Beberapa perusahaan sebenarnya membagi karyawan menjadi kelompok-kelompok, dan kelompok yang menyelesaikan proyek atau tugas pertama mendapat imbalan. Anda dapat menerapkan prinsip ini untuk tugas apa pun.

Tetapkan batas waktu tertentu, seperti satu atau dua jam. Kemudian cobalah untuk menyelesaikan tugas dalam waktu yang ditentukan, dan rasakan kegembiraan saat Anda melakukannya.

3. Gunakan Alat Perangkat Lunak untuk Manajemen Waktu

Teknologi lebih canggih dalam mengatur waktu. Berbagai aplikasi bahkan membantu melacak waktu karyawan sehingga Anda dapat memantau check-in dan check-out mereka. Internet menawarkan berbagai aplikasi dan alat, dan beberapa berguna untuk manajemen bisnis, terutama untuk memantau dan menilai proses sehari-hari. Untuk banyak aplikasi, fungsi lanjutan dari versi berbayar juga dapat memberi Anda kontrol tambahan dan pengalaman pengguna yang lebih baik.

4. Memiliki Daftar yang Harus Dilakukan

Memiliki daftar selalu menghemat waktu. Jika Anda memiliki daftar, Anda tidak perlu bertanya-tanya apa yang ada dalam agenda harian atau apa yang harus dilakukan selanjutnya. Memang, sebuah daftar membuat Anda tetap fokus dan termotivasi, berfokus pada perasaan bahwa kepuasan manis setiap kali Anda menandai tugas dari daftar Anda.

Daftar juga memungkinkan Anda melihat – dan memantau – kemajuan Anda. Bahkan jika Anda dikelilingi oleh gangguan, daftar Anda akan membuat Anda di jalur yang benar.

5. Rencanakan ke Depan

Perencanaan ke depan adalah bagian penting dari manajemen waktu. Idealnya, Anda harus merencanakan ke depan untuk minggu ini atau setidaknya sehari sebelumnya. Ketika Anda tahu persis apa yang harus dilakukan untuk hari atau minggu, Anda akan tetap teratur dan fokus. Anda dapat memutus tugas beberapa hari untuk mengetahui, sebelumnya, berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek. Bahkan menghabiskan beberapa menit saja merencanakan dapat mengubah cara Anda bekerja.

6. Mulailah dengan Tugas Paling Penting Anda

Lakukan tugas terpenting Anda di pagi hari. Semua tugas yang membuat stres, sebagian besar pekerjaan Anda, tugas yang paling sulit – lakukan di pagi hari. Alasannya sederhana. Anda memiliki energi paling banyak di pagi hari, sehingga Anda akan dapat menangani tugas dengan efisien dan kompeten. Ditambah lagi, perasaan berhasil menyelesaikan hal-hal terpenting terlebih dahulu akan membuat sisa hari itu menjadi jauh lebih baik.

7. Delegasikan dan Outsource

Anda tidak dapat melakukan semuanya sendiri, jadi kendurkan diri Anda dan delegasikan. Mungkin sudah waktunya bagi Anda untuk melatih seseorang untuk melakukan beberapa proses sederhana dalam pekerjaan atau kantor Anda.

Itu membebaskan Anda untuk fokus pada proyek yang lebih besar atau tugas yang lebih rumit. Anda bahkan dapat mengalihdayakan pekerjaan ke freelancer yang berpengalaman dan menghemat uang.

8. Fokus pada Satu Tugas pada Satu Waktu

Jika Anda memilih untuk melakukan tugas, lihat sampai selesai – selesaikan itu. Hindari melakukan setengah kerja, yang berarti meninggalkan tugas Anda saat ini dan melakukan sesuatu yang lain sama sekali.

Salah satu contoh setengah kerja adalah menulis laporan kemudian tiba-tiba memeriksa email Anda tanpa alasan dan menulis balasan.

Itu bukan hanya manajemen waktu yang buruk tetapi juga buruk untuk konsentrasi Anda. Anda akan kehilangan momentum Anda. Fokus pada tugas yang ada, dan hindari perangkap ini.

9. Buat Beberapa Perubahan pada Jadwal Anda

Jika Anda merasa lebih bersemangat pada waktu-waktu tertentu dalam sehari, ubahlah jadwal Anda untuk merangkulnya. Manfaatkan waktu Anda sebaik-baiknya. Beberapa orang lebih berenergi di pagi hari, sementara yang lain adalah burung hantu malam. Ketika Anda memilih jadwal waktu terbaik untuk Anda, Anda akan menikmati manfaat dari dapat melakukan lebih banyak.

10. Hindari Kesempurnaan

Jangan biarkan yang sempurna menjadi musuh orang baik, seperti yang mereka katakan. Hindari terlalu banyak menganalisis semua yang Anda lakukan. Namun itu tidak berarti ceroboh. Lakukan yang terbaik – selalu. Tetapi kesempurnaan bisa menyeret Anda ke bawah, jadi jangan pikirkan itu. Setelah menyelesaikan tugas dan memberikan yang terbaik, Anda harus melanjutkan.

Manajemen waktu yang efektif pada akhirnya merupakan hasil dari memiliki sikap dan komitmen yang tepat untuk tujuan Anda. Perangkat lunak dapat membantu membantu upaya manajemen waktu Anda, dan ada banyak kalender dan perangkat pelacakan waktu yang tersedia untuk membantu Anda mengelola waktu secara efektif.

Apa pun kiat atau alat yang Anda gunakan, gunakan waktu Anda dengan bijak, tetapi juga sediakan waktu untuk istirahat dan relaksasi untuk membuat Anda bahagia dan termotivasi sepanjang hidup Anda.

Untuk meningkatkan pemahaman tentang berpikir kreatif, Anda dapat mengikuti Pelatihan time and stress management yang Manfaatnya adalah sebagai berikut :

Setelah menerapkan apa yang anda pelajari dalam pelatihan ini, anda akan:

• Mampu menentukan tujuan secara efektif, bertahan untuk mewujudkan tujuan itu, dan mampu mewujudkan tujuan itu menjadi kenyataan
• Mampu membuat prioritas terhadap tuntutan kewajiban anda…anda akan bisa memilih aktivitas yang lebih menghasilkan value yang lebih besar
• Mampu mengelola beban kerja sehingga anda terhindar kelelahan kerja yang sangat (burn-out)
• Mampu mendorong anggota tim untuk mengelola waktu mereka lebih baik dan juga bisa meningkatkan produktivitas mereka
• Mampu menangani beban kerja dan rumah secara seimbang sehingga anda tetap bisa bekerja baik di tempat kerja maupun di rumah tetap efektif hingga jangka panjang

Materi yang akan dibahas dalam pelatihan ini adalah :

Defining your time challenges

• Menilai sistem manajemen waktu yang anda gunakan saat ini, dan tantangan yang anda hadapi ketika mengelola waku
• Mengidentifikasi pemboros waktu dan bagaimana mengatasinya
• Mengidentifikasi praktek dan kebiasan yang memboroskan waktu yang ada pada tim anda dan menemukan solusinya
• Mengidentifikasi sumber stres dan bagaimana mengatasi stres tersebut
• Menentukan prioritas pekerjaan sesuai dengan tuntutan kerja

Establishing goals and achieving them

• Mengidentifikasi tujuan pribadi dan prioritas pekerjaan
• Menentukan tujuan bisnis perusahaan untuk mendukung misi, objective dan nilai-nilai perusahaan
• Belajar untuk memprioritaskan dan memprioritaskan kembali tugas-tugas anda agar sejalan dengan tujuan pribadi dan tujuan perusahaan
• Bagaimana menjadwal pekerjaan yang sungguh penting dan bukannya hanya pekerjaan yang sifatnya urgen saja namun kurang penting
• Menjabarkan tujuan-tujuan tim menjadi tujuan pribadi
• Bagaimana mengajak tim anda untuk belajar membuat prioritas

Managing your day

• Merencanakan dan menjadwalkan waktu agar bisa memaksimalkan produktiviatas
• Membahas antara efektivitas vs efisiensi
• Memaksimalkan waktu dan produktivitas anda ketika anda harus berhubungan dengan orang-orang lain
• Teknik-teknik untuk mengatasi kebiasaan menunda-nunda
• Mengelola fokus dan tingkat energi anda agar tetap optimal
• Mengelola gangguan – e-mails, telpon, rapat yang tidak terjadwal, krisis, tamu dsb
• Multi-tasking 

Managing your team

• Mengenali dan mengelola gaya manajemen waktu dari anggota tim anda
• Mengelola delegasi secara efektif
• Structuring teamwork more efficiently
• Mengelola rapat secara efektif – termasuk regular meetings and special meetings
• Mengembangkan kebiasaan manajemen waktu yang efektif dari tim anda

Managing stress

• Mengenali tanda-tanda stress
• Keseimbangan antara kerja dan kehidupan anda dan mengelola stres serta tekanan dalam hidup anda
• Mengatasi berbagai tantangan dalam karir anda dan mengelola kehidupan yang seimbang dalam hidup anda
• Menemukan hubungan antara stress dan kinerja
• Bagaimana mengurangi stress pada karyawan anda
• Teknik-teknik mengatasi stress

FASILITAS:

• Hotel Berbintang
• Sertifikat Training
• Modul (Hard Copy & Soft Copy)
• Training Kit
• 1x Lunch dan 2x Coffee Break
• Konsultasi kepada trainer jika ada materi yang belum jelas

BIAYA PELATIHAN ADALAH SEBESAR RP. 3.800.000,- PER PESERTA. Jadwal Pelatihan Dapat Menyesuaikan.

Jika Anda berminat untuk mendaftar pelatihan ini, Silakan Daftar Pelatihan di sini

Atau anda bisa telpon atau sms kami pada no:

• 0813-2161-6080
• atau 0851-0161-0108
• atau 0819-1058-7707

E-mail : [email protected]