Peran dan Deskripsi Pekerjaan Seorang Sekretaris: Panduan Lengkap

Oleh: Dr. Dwi Suryanto, SE, MM

Sekretaris adalah salah satu peran kunci dalam sebuah organisasi, berfungsi sebagai tulang punggung administratif yang memastikan kelancaran operasional sehari-hari. Dalam pengalaman saya selama lebih dari 35 tahun di dunia manajemen dan sebagai CEO Borobudur Training & Consulting, saya menyadari betapa vitalnya peran sekretaris dalam mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi.

Sebagai penulis buku The Human Capital Blueprint dan Seni Komunikasi, saya ingin berbagi wawasan mendalam tentang deskripsi pekerjaan sekretaris, peran dan tanggung jawabnya, serta keahlian yang dibutuhkan untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional dan sukses.

Apa Itu Sekretaris?

Sekretaris adalah profesional administrasi yang bertanggung jawab mendukung kegiatan operasional dan manajerial dalam sebuah organisasi. Mereka mengelola jadwal, mengatur pertemuan, menangani korespondensi, serta memastikan informasi mengalir dengan lancar antara berbagai departemen dan pihak eksternal.

Gambar Tanggung Jawab Sekretaris Profesional

Dalam konteks organisasi modern, sekretaris tidak hanya berperan sebagai asisten, tetapi juga sebagai mitra strategis bagi manajemen. Mereka berkontribusi dalam pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi penting dan analisis yang relevan.

Deskripsi Pekerjaan Sekretaris

Deskripsi pekerjaan sekretaris mencakup berbagai tugas administratif dan manajerial yang esensial untuk keberlangsungan organisasi. Berikut adalah beberapa tugas umum seorang sekretaris:

Mengatur Jadwal dan Pertemuan: Menjadwalkan dan mengkoordinasikan rapat, pertemuan, dan acara perusahaan. Sebagai contoh, sekretaris harus memastikan tidak ada konflik jadwal dan semua pihak terkait dapat hadir.
Korespondensi dan Komunikasi: Menangani email, telepon, dan surat-menyurat, serta memastikan komunikasi yang efektif antara manajemen dan staf. Dalam buku saya Seni Komunikasi, saya menekankan pentingnya komunikasi efektif dalam organisasi.
Pengelolaan Dokumen: Mengarsipkan dokumen penting, membuat laporan, dan memastikan semua catatan terorganisir dengan baik. Hal ini penting untuk memudahkan akses informasi dan pengambilan keputusan.
Dukungan Administratif: Menyiapkan presentasi, mengelola inventaris kantor, dan mendukung kebutuhan administratif lainnya. Sekretaris sering menjadi sumber informasi dan bantuan bagi tim.
Manajemen Informasi: Menyediakan informasi yang diperlukan kepada manajemen untuk pengambilan keputusan yang efektif. Ini termasuk analisis data dan laporan kinerja.

Job Description Sekretaris

Berikut adalah contoh job description sekretaris yang dapat digunakan sebagai referensi:

Judul Pekerjaan: Sekretaris Eksekutif

Tanggung Jawab Utama:

Mengelola jadwal harian eksekutif perusahaan.
Menyiapkan agenda dan notulen rapat.
Mengatur perjalanan dinas dan akomodasi.
Menangani korespondensi masuk dan keluar.
Mengelola dokumen dan arsip perusahaan.

Kualifikasi:

Pendidikan minimal Diploma di bidang Administrasi atau terkait.
Pengalaman kerja minimal 2 tahun sebagai sekretaris.
Kemampuan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tulisan.
Menguasai Microsoft Office dan perangkat lunak administrasi lainnya.

Pengalaman Kerja Sekretaris

Pengalaman kerja sekretaris sangat beragam tergantung pada jenis organisasi dan tingkat tanggung jawab yang diemban. Sebagai contoh, dalam organisasi nirlaba, sekretaris mungkin lebih fokus pada pengelolaan donor dan penyelenggaraan acara. Di sisi lain, sekretaris di perusahaan multinasional mungkin perlu mengelola komunikasi lintas budaya dan zona waktu.

Contoh Pengalaman Kerja Sekretaris:

Mengelola dokumen hukum dan administrasi untuk organisasi nirlaba.
Menyiapkan laporan tahunan dan mempresentasikannya kepada anggota.
Mengatur pertemuan rutin dan menyusun notulen rapat.

Keahlian Sekretaris dalam CV

Menulis CV sekretaris yang efektif memerlukan penekanan pada keahlian dan pengalaman yang relevan. Beberapa keterampilan sekretaris yang harus dicantumkan dalam CV antara lain:

Keterampilan Organisasi: Mampu mengelola jadwal dan tugas secara efisien.
Komunikasi Efektif: Kemampuan berkomunikasi dengan jelas dan profesional.
Manajemen Waktu: Mengelola waktu dengan baik untuk menyelesaikan berbagai tugas tepat waktu.
Keterampilan Komputer: Menguasai Microsoft Office, perangkat lunak manajemen proyek, dan alat administrasi lainnya.
Kerahasiaan dan Integritas: Menjaga kerahasiaan informasi sensitif organisasi.

Cara Menjadi Sekretaris yang Baik

Untuk menjadi sekretaris yang baik, berikut adalah beberapa langkah yang dapat diikuti:

Pendidikan dan Pelatihan: Memiliki pendidikan minimal Diploma di bidang Administrasi atau terkait. Mengikuti kursus atau pelatihan tambahan dalam manajemen kantor dapat menjadi nilai tambah.
Pengalaman Kerja: Mengumpulkan pengalaman kerja sebagai asisten administratif atau sekretaris junior untuk membangun keterampilan yang diperlukan.
Keterampilan Komunikasi: Mengembangkan kemampuan komunikasi yang efektif, baik lisan maupun tulisan. Dalam buku Seni Komunikasi, saya membahas teknik komunikasi yang dapat meningkatkan efektivitas dalam peran sekretaris.
Kemampuan Teknologi: Menguasai perangkat lunak administrasi dan teknologi terbaru yang digunakan di tempat kerja.
Keterampilan Manajemen Waktu: Belajar mengelola waktu dan prioritas dengan baik untuk menangani berbagai tugas sekaligus.
Sikap Profesional: Menjaga sikap profesional dan etika kerja yang tinggi dalam setiap interaksi.

Alasan Menjadi Sekretaris

Ada berbagai alasan menjadi sekretaris yang membuat profesi ini menarik, antara lain:

Stabilitas Karir: Sekretaris merupakan posisi yang selalu dibutuhkan di berbagai jenis organisasi.
Pengembangan Keterampilan: Pekerjaan ini memungkinkan pengembangan keterampilan administrasi, komunikasi, dan manajemen waktu.
Kesempatan Promosi: Terdapat peluang untuk naik ke posisi yang lebih tinggi seperti Manajer Administrasi atau Asisten Eksekutif.
Interaksi Sosial: Kesempatan untuk berinteraksi dengan berbagai pihak dalam organisasi, memperluas jaringan profesional.

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi

Dalam konteks organisasi, tugas sekretaris organisasi meliputi:

Mengatur dan Mencatat Pertemuan: Menjadwalkan rapat, mengambil notulen, dan mendistribusikan hasil rapat kepada anggota.
Pengelolaan Administrasi: Mengelola dokumen organisasi, termasuk peraturan, laporan, dan arsip.
Komunikasi Internal dan Eksternal: Menjadi penghubung antara anggota organisasi dan pihak eksternal seperti sponsor atau mitra.
Pengelolaan Agenda: Membantu pimpinan organisasi dalam mengatur agenda dan prioritas kerja.

Gambar Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris

Syarat Menjadi Sekretaris Perusahaan

Untuk menjadi sekretaris perusahaan, beberapa syarat yang biasanya diperlukan adalah:

Pendidikan: Minimal Diploma di bidang Administrasi, Manajemen, atau bidang terkait.
Pengalaman: Pengalaman kerja minimal 2-3 tahun sebagai sekretaris atau posisi administratif lainnya.
Keterampilan Bahasa: Kemampuan berbahasa Inggris dan bahasa lain menjadi nilai tambah.
Keterampilan Teknologi: Menguasai perangkat lunak administrasi seperti Microsoft Office, Google Workspace, dan sistem manajemen dokumen.
Keterampilan Interpersonal: Kemampuan untuk bekerja sama dengan berbagai tingkat manajemen dan staf.

Deskripsi Pengalaman Kerja Sekretaris dalam CV

Saat menyusun CV, penting untuk menyertakan deskripsi pengalaman kerja yang relevan dan menunjukkan pencapaian yang telah dicapai.

Contoh Deskripsi Pengalaman Kerja Sekretaris:

PT. Inovasi Kreatif
Sekretaris Organisasi | Januari 2020 – Desember 2023

Mengelola jadwal dan mengatur pertemuan rutin bulanan untuk tim manajemen.
Menyusun notulen rapat dan mendistribusikan laporan kepada seluruh anggota organisasi.
Mengatur perjalanan dinas dan akomodasi untuk eksekutif perusahaan.
Menangani korespondensi masuk dan keluar, memastikan komunikasi yang efisien.
Mengelola arsip dokumen perusahaan dan memastikan kerahasiaan informasi penting.

Keterampilan Sekretaris

Keterampilan sekretaris yang penting untuk dimiliki meliputi:

Keterampilan Organisasi
Komunikasi Efektif
Manajemen Waktu
Kemampuan Teknologi
Kerahasiaan dan Integritas
Keterampilan Interpersonal
Keterampilan Problem-Solving

Keuntungan Menjadi Sekretaris

Menjadi sekretaris menawarkan berbagai keuntungan, antara lain:

Stabilitas Pekerjaan
Pengembangan Karir
Lingkungan Kerja yang Beragam
Keterampilan Transferable

Bagaimana Menjadi Sekretaris yang Baik

Berikut adalah beberapa tips untuk menjadi sekretaris yang baik:

Terus Meningkatkan Keterampilan: Ikuti pelatihan dan kursus untuk mengembangkan keterampilan administrasi dan teknologi.
Jaga Profesionalisme: Selalu tampil profesional dalam penampilan dan perilaku.
Tetap Terorganisir: Gunakan alat bantu seperti kalender digital, aplikasi manajemen tugas, dan sistem pengarsipan yang efisien.
Kembangkan Keterampilan Komunikasi: Berlatih komunikasi yang jelas dan efektif, baik lisan maupun tulisan.
Tingkatkan Kemampuan Multitasking: Latih diri untuk menangani beberapa tugas sekaligus tanpa mengurangi kualitas pekerjaan.
Bangun Hubungan Baik: Jalin hubungan yang baik dengan rekan kerja dan atasan untuk menciptakan lingkungan kerja yang harmonis.

Contoh Jobdesk Sekretaris

Contoh Jobdesk Sekretaris:

Mengatur dan Menjadwalkan Rapat
Menangani Korespondensi
Pengelolaan Dokumen
Dukungan Administratif
Koordinasi Kegiatan
Manajemen Inventaris

Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi

Tanggung jawab sekretaris organisasi meliputi:

Pengelolaan Administrasi
Komunikasi Internal dan Eksternal
Pengaturan Pertemuan
Pelaporan
Pemenuhan Persyaratan Hukum

Senior Secretary Job Description

Senior Secretary memiliki tanggung jawab yang lebih kompleks. Job description-nya meliputi:

Dukungan Manajemen Tinggi
Pengelolaan Proyek
Koordinasi Strategis
Pengawasan Tim Sekretaris Junior
Analisis Data

Motivasi Menjadi Sekretaris

Motivasi menjadi sekretaris dapat meliputi:

Keinginan untuk Mendukung Organisasi
Kesempatan Pengembangan Karir
Keterampilan yang Dapat Ditransfer
Interaksi Sosial

Keahlian Sekretaris yang Dibutuhkan

Keahlian yang dibutuhkan antara lain:

Keterampilan Administratif
Kemampuan Komunikasi
Manajemen Waktu
Kemampuan Teknologi
Kerahasiaan dan Integritas
Keterampilan Interpersonal
Problem-Solving

Kesimpulan

Profesi sekretaris menawarkan peluang karir yang stabil dan beragam, dengan tanggung jawab yang esensial dalam menjaga kelancaran operasional organisasi. Dengan deskripsi pekerjaan sekretaris yang mencakup berbagai tugas administratif dan manajerial, seorang sekretaris memainkan peran vital dalam mendukung manajemen dan memastikan bahwa semua proses berjalan dengan efisien.

Sebagai penulis buku The Human Capital Blueprint dan Seni Komunikasi, saya menekankan bahwa untuk menjadi sekretaris yang baik, penting untuk terus mengembangkan keahlian dan keterampilan, serta menjaga sikap profesional dan integritas dalam bekerja.

Referensi

Suryanto, D. (2017). The Human Capital Blueprint. Jakarta: Borobudur Press.
Suryanto, D. (2019). Seni Komunikasi. Jakarta: Borobudur Press.
Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2013). Organizational Behavior. New Jersey: Pearson Education.
Gibson, J. L., Ivancevich, J. M., & Donnelly, J. H. (2012). Organizations: Behavior, Structure, Processes. New York: McGraw-Hill.
Mintzberg, H. (1973). The Nature of Managerial Work. New York: Harper & Row.

Glosarium

Sekretaris: Profesional administrasi yang mendukung kegiatan operasional dan manajerial dalam organisasi.
Administrasi: Pengelolaan operasional sehari-hari dalam organisasi.
Manajemen Waktu: Kemampuan mengatur waktu secara efisien untuk menyelesaikan tugas.
Kerahasiaan: Menjaga informasi sensitif agar tidak disebarluaskan tanpa izin.
Interpersonal: Kemampuan berinteraksi dan berkomunikasi dengan orang lain.
Notulen Rapat: Catatan resmi mengenai apa yang dibahas dan diputuskan dalam rapat.
Dukungan Administratif: Bantuan dalam tugas-tugas administratif seperti penjadwalan, pengarsipan, dan korespondensi.
Pengelolaan Proyek: Proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengelolaan sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu.
Keterampilan Transferable: Keterampilan yang dapat digunakan di berbagai bidang pekerjaan.
Etika Kerja: Prinsip moral yang mengatur perilaku profesional dalam pekerjaan.

Borobudur Training & Consulting menyediakan berbagai pelatihan dan kursus untuk meningkatkan keterampilan administrasi dan sekretaris. Kami berkomitmen untuk membantu Anda mencapai kesuksesan dalam karir sekretaris Anda melalui program pelatihan yang dirancang secara profesional.

Hubungi Kami:

Borobudur Training & Consulting
Email: [email protected]
Telepon:

0813-2161-6080 (WA)

Anda juga dapat menghubungi kami melalui WhatsApp dengan menekan tombol hijau di situs web kami.

Artikel ini ditulis oleh Dr. Dwi Suryanto, SE, MM, seorang profesional dengan pengalaman manajerial lebih dari 35 tahun, CEO Borobudur Training & Consulting, dan penulis beberapa buku manajemen dan komunikasi. Dengan latar belakang sebagai doktor manajemen dari Universitas Padjadjaran Bandung, beliau berkomitmen untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman dalam pengembangan sumber daya manusia dan organisasi.