By: Team Content

Apa Peran Sekretaris?

Peran Sekretaris adalah membantu Ketua dalam memastikan kelancaran fungsi Komite Manajemen.

Singkatnya, Sekretaris bertanggung jawab untuk:

• Memastikan pertemuan diatur dan dicatat secara efektif
• Menjaga pencatatan dan administrasi yang efektif
• Menjunjung tinggi persyaratan hukum yang mengatur dokumen, undang-undang amal, undang-undang perusahaan, dll (jika relevan).
• Komunikasi dan korespondensi

Penting untuk dicatat bahwa meskipun Sekretaris memastikan bahwa tanggung jawab ini dipenuhi, banyak pekerjaan yang mungkin didelegasikan kepada staf atau sukarelawan yang digaji.

Mengingat tanggung jawab ini, Sekretaris sering bertindak sebagai informasi dan titik rujukan bagi Ketua dan anggota komite lainnya: menjelaskan praktik dan keputusan masa lalu; mengkonfirmasikan persyaratan hukum dan mengambil dokumentasi yang relevan.

Mendefinisikan Peran Dalam Organisasi Anda

Artinya dalam praktiknya bergantung pada gaya dan ukuran organisasi:

Di mana tidak ada anggota staf yang dibayar …

… Sekretaris sendiri akan melaksanakan semua tugas ini dan juga dapat mengambil peran yang lebih besar dalam administrasi organisasi sehari-hari. Ini bisa menjadi peran yang memakan waktu.

Beberapa komite manajemen memiliki lebih dari satu orang dengan tanggung jawab formal untuk tugas-tugas kesekretariatan (misalnya Sekretaris Risalah, Sekretaris Korespondensi dan Sekretaris Keanggotaan).

Yang lain mendelegasikan beberapa tanggung jawab administratif kepada sukarelawan di luar komite manajemen untuk mengurangi beban.

Di mana ada anggota staf yang dibayar …

… banyak kegiatan dapat didelegasikan (misalnya, pencatatan, pembuatan notulensi, pengarsipan korespondensi, komunikasi kegiatan, dll).

Sekretaris kemudian memastikan bahwa tanggung jawab mereka dipenuhi, tetapi keterlibatan mereka dalam pelaksanaannya akan berkurang.

Setiap Komite Manajemen memiliki caranya sendiri dalam melakukan sesuatu, dan cara pembagian pekerjaan juga dapat bergantung pada keterampilan, minat, atau jumlah waktu yang ditawarkan seseorang.

Selalu pastikan bahwa deskripsi peran untuk Sekretaris Anda sesuai dengan dinamika organisasi Anda saat ini.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Professional Secretary Basic

Tanggung Jawab Utama Sekretaris

Tanggung jawab Sekretaris Komite Manajemen diuraikan di bawah ini:

1. Memastikan pertemuan diatur dan dicatat secara efektif

• Bekerja sama dengan Pimpinan untuk merencanakan rapat
• Menerima item agenda dari anggota panitia
• Agenda dan laporan yang beredar
• Mengambil menit (kecuali ada sekretaris menit)
• Beredar menit yang disetujui
• Memeriksa apakah tindakan yang disepakati telah dilaksanakan.

2. Menjaga pencatatan dan administrasi yang efektif

• Menjaga perincian kontak terkini (yaitu nama, alamat, dan nomor telepon) untuk komite manajemen dan (jika relevan) anggota biasa organisasi.
• Mengarsipkan notulen dan laporan
• Menyusun daftar nama dan alamat yang berguna bagi organisasi, termasuk pejabat atau pejabat organisasi sukarela yang sesuai.
• Mencatat aktivitas organisasi
• Membuat buku harian aktivitas masa depan

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Sekretaris Profesional

3. Menjunjung tinggi persyaratan hukum

• Bertindak sebagai penjaga dokumen yang mengatur organisasi
• Kuorum pemeriksa hadir di pertemuan
• Memastikan pemilihan sejalan dengan prosedur yang ditetapkan
• Memastikan aktivitas organisasi sejalan dengan objeknya
• Memastikan amal dan persyaratan hukum perusahaan terpenuhi (jika relevan, kecuali ada sekretaris perusahaan yang terpisah)
• Duduk di panel penilaian, rekrutmen dan disipliner, sesuai kebutuhan.
• Lebih lanjut tentang mengatur dokumen
• Lebih lanjut tentang hukum amal
• Lebih lanjut tentang hukum perusahaan

4. Komunikasi dan korespondensi

• Menanggapi semua korespondensi komite
• mengajukan semua korespondensi komite yang diterima dan salinan balasan dikirim
• menyimpan catatan publikasi organisasi mana pun (misalnya selebaran atau buletin) dan
• melaporkan kegiatan organisasi dan program masa depan kepada anggota, pers dan publik (kecuali ada Pejabat Informasi atau Publisitas).
• Mempersiapkan laporan kegiatan organisasi tahun ini, untuk Rapat Umum Tahunan.

Deskripsi Pekerjaan Sekretaris

Keunggulan adalah peran saat Anda menjadi sekretaris. Baik Anda sekretaris untuk satu bos atau tim, Anda akan sangat diperlukan bagi mereka saat Anda membantu meringankan beban kerja mereka dengan memberikan dukungan administratif dan membantu mereka mengatur waktu mereka.

Sekretaris yang berkualifikasi baik, termasuk lulusan, juga dapat melakukan pekerjaan seperti menyusun akun, mengontrol anggaran, menyajikan laporan dan statistik, dan mengawasi lebih banyak sekretaris junior dan staf admin.

Jam Kerja Sekretaris

Jika Anda menjadi sekretaris, Anda akan menikmati minggu kerja normal, pukul 09.00 hingga 17.00, Senin hingga Jumat. Mungkin akan ada saat-saat ganjil ketika Anda diminta untuk bekerja lembur atau beberapa jam lembur.

Sebagian besar hari Anda akan dihabiskan dengan duduk di meja Anda tetapi Anda mungkin harus meluangkan waktu beberapa menit dalam rapat, menghadiri konferensi, atau menjalankan tugas aneh untuk atasan Anda.

Paruh waktu, berbagi pekerjaan, dan pekerjaan sementara semuanya tersedia secara luas.

Ada banyak prospek promosi ke atas , dengan peluang bagi orang-orang dari semua tingkatan. Secara umum, semakin Anda memenuhi syarat, semakin besar kemungkinan Anda memenangkan pekerjaan yang lebih menantang dengan tanggung jawab yang lebih besar.

Peluang pengembangan yang paling umum datang dalam bentuk promosi ke PA , manajer senior atau manajer kantor .

Anda juga memiliki pilihan untuk mengkhususkan diri dalam industri tertentu. Dengan mengambil kursus spesialis, Anda dapat mengkualifikasikan diri Anda sebagai sekretaris hukum atau medis misalnya.

Peluang yang mungkin belum Anda pertimbangkan adalah semakin banyak sekretaris berpengalaman yang menjadi asisten virtual dan dapat menikmati bekerja dari rumah sebagai administrator lepas.

Alasan Menjadi Sekretaris

Anda akan bekerja sama dengan satu bos atau tim kecil yang sangat bergantung pada Anda dan yang secara teratur akan memberi tahu Anda bahwa mereka akan hilang tanpa Anda.

Kesekretariatan adalah jalur karir yang terbuka untuk semua orang. Saat ini, semakin banyak pria yang bergabung dengan profesi ini.

Keterampilan yang Anda pelajari juga sangat dapat dialihkan dan akan sesuai untuk pindah ke beberapa bidang yang benar-benar baru, seperti SDM , penjualan , pemasaran , atau administrasi.

Bagian Tersulit Menjadi Sekretaris

Anda akan membutuhkan banyak kesabaran dalam pekerjaan ini karena Anda akan berurusan dengan banyak orang.

Keterampilan Dibutuhkan Untuk Menjadi Sekretaris

Anda membutuhkan kemampuan luar biasa untuk melakukan banyak tugas dan keterampilan komunikasi yang baik untuk menjadi sekretaris.

Pengusaha akan mencari orang-orang dengan kualitas pribadi yang baik dan yang cocok dengan orang-orang. Keterampilan yang paling baik mempersiapkan Anda untuk pekerjaan itu meliputi:

• Keterampilan organisasi yang baik
• Manajemen waktu yang baik
• Keterampilan komunikasi yang baik, tertulis dan verbal
• Kebijaksanaan
• Keyakinan dengan IT dan paket komputer
• Akurasi dan perhatian yang baik terhadap detail
• Kemampuan untuk tetap tenang dan bijaksana di bawah tekanan
• Motivasi diri
• Sikap yang cerah dan positif

Anda juga harus memoles keterampilan komputer dan telepon Anda karena ini akan penting bagi pemberi kerja.

Dalam masyarakat global saat ini, hal itu dipandang sebagai keuntungan nyata jika Anda berbicara bahasa lain.