Cara Kerja Manajemen Perubahan

By: Team Content

Manajemen Perubahan

Meskipun kadang-kadang disebut sisi lunak perubahan, mengelola sisi orang dari perubahan sering kali merupakan komponen yang paling menantang dan paling penting dari transformasi organisasi.

Ambil contoh merger atau akuisisi. Sisi teknis dari perubahan, atau sisi yang sulit, jika Anda mau, pasti akan menjadi kompleks. Masalah seputar pengaturan keuangan dari kesepakatan harus diselesaikan. Pengembangan harus dilakukan untuk mengintegrasikan sistem bisnis. Keputusan akan dibuat tentang pengaturan fisik organisasi yang baru dibentuk.

Tetapi melibatkan orang dan ikut serta dalam perubahan akan membuat perbedaan. Individu harus melakukan pekerjaan mereka secara berbeda, dan sejauh mana mereka mengubah perilaku dan proses mereka yang akan membuat atau menghancurkan merger atau akuisisi. Sisi lembut dari perubahan adalah sering kali sebenarnya sisi yang lebih sulit dari perubahan. Pelajari apa, mengapa dan bagaimana mengelola sisi perubahan orang dengan pendekatan terstruktur untuk manajemen perubahan.

Apa itu Manajemen Perubahan?

Manajemen perubahan menangani sisi perubahan orang. Tidak ada gunanya menciptakan organisasi baru, merancang proses kerja baru, atau menerapkan teknologi baru jika Anda meninggalkan orang-orang di belakang. Keberhasilan finansial dari perubahan-perubahan ini akan lebih tergantung pada bagaimana individu dalam organisasi menerima perubahan daripada seberapa baik Anda menggambar bagan organisasi atau diagram proses.

Layanan Change Management in Indonesia

Manajemen perubahan adalah proses, alat, dan teknik untuk mengelola sisi perubahan orang untuk mencapai hasil bisnis yang diperlukan. Ini adalah manajemen sistematis pelibatan dan adopsi karyawan ketika organisasi mengubah cara kerja akan dilakukan. Pada akhirnya, manajemen perubahan berfokus pada bagaimana membantu karyawan merangkul, mengadopsi, dan memanfaatkan perubahan dalam pekerjaan mereka sehari-hari.

Proses Manajemen Perubahan

Dari perspektif proses, manajemen perubahan adalah serangkaian langkah yang diikuti oleh anggota tim pada proyek atau inisiatif tertentu. Untuk upaya transformasional yang diberikan, itu adalah strategi dan serangkaian rencana yang difokuskan pada menggerakkan orang melalui perubahan. Metodologi berbasis penelitian Prosci mencakup tiga fase utama:

  • Mempersiapkan perubahan (di mana penilaian kesiapan membantu memandu perumusan strategi)
  • Mengelola perubahan (di mana lima rencana manajemen perubahan terintegrasi ke dalam rencana proyek)
  • Memperkuat perubahan (di mana audit kepatuhan dan mekanisme digunakan untuk memperkuat perubahan)

Ubah Kompetensi Manajemen

Mengubah kompetensi adalah kemampuan pemimpin atau manajer untuk memimpin orang-orang mereka secara efektif melalui perubahan. Gagasan tentang kompetensi kepemimpinan bersifat universal, tetapi apa yang diperlukan oleh kompetensi tergantung pada hubungan seseorang untuk berubah. Bagi para pemimpin senior, kompetensi manajemen perubahan berarti menjadi sponsor perubahan yang efektif dan menunjukkan komitmen mereka sendiri serta perubahan organisasi ( baca lebih lanjut tentang peran dan pelatihan sponsor ). Untuk pengawas garis depan, kompetensi terkait dengan pembinaan laporan langsung melalui perjalanan perubahan mereka sendiri ( baca lebih lanjut tentang peran dan pelatihan pengawas). Sementara kompetensi bervariasi tergantung pada hubungan seseorang dengan perubahan, organisasi lebih efektif dan sukses ketika mereka membangun kompetensi manajemen perubahan di seluruh jajaran mereka.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Appreciative Inquiry for Change Management

Manajemen perubahan bukan hanya komunikasi atau pelatihan. Bukan hanya mengelola resistensi. Manajemen perubahan yang efektif mengikuti proses terstruktur dan menggunakan seperangkat alat holistik untuk mendorong perubahan individu dan organisasi yang sukses.

Mengapa Manajemen Perubahan Penting?

Ada banyak alasan untuk menerapkan manajemen perubahan yang efektif pada upaya skala besar dan kecil. Berikut adalah tiga alasan utama untuk menggunakan manajemen perubahan:

  • Perubahan organisasi terjadi satu orang pada satu waktu
  • Mengelola perubahan dengan buruk adalah mahal
  • Manajemen perubahan yang efektif meningkatkan kemungkinan keberhasilan

Perubahan Organisasi Terjadi Satu Orang Sekaligus

Sangat mudah untuk jatuh ke dalam jebakan berpikir tentang perubahan secara eksklusif dari perspektif organisasi. Ketika seseorang berpikir tentang merger atau akuisisi, mereka dapat fokus pada penataan keuangan, integrasi data dan sistem dan perubahan lokasi fisik. Namun, perubahan organisasi dalam bentuk apa pun sebenarnya terjadi satu orang pada satu waktu. Keberhasilan upaya organisasi hanya terjadi ketika Adam dan Betty dan Charles dan Deborah (misalnya) melakukan pekerjaan mereka secara berbeda. Organisasi tidak berubah; orang-orang dalam organisasi berubah. Ini adalah dampak kumulatif dari perubahan individu yang berhasil yang menghasilkan perubahan organisasi menjadi sukses. Jika individu tidak melakukan perubahan pada pekerjaan mereka sehari-hari, upaya transformasi organisasi tidak akan memberikan hasil.

Biaya Mengelola Perubahan dengan Buruk

Ada banyak konsekuensi mengabaikan sisi perubahan orang:

  • Produktivitas menurun pada skala yang lebih besar untuk durasi yang lebih lama dari yang diperlukan
  • Manajer tidak mau mencurahkan waktu atau sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung perubahan
  • Stakeholder kunci tidak hadir dalam pertemuan
  • Pemasok mulai merasakan dampaknya dan melihat gangguan yang disebabkan oleh perubahan
  • Pelanggan dipengaruhi secara negatif oleh perubahan yang seharusnya tidak terlihat oleh mereka
  • Moral karyawan menderita dan perpecahan antara “kami” dan “mereka” mulai muncul dalam organisasi
  • Stres, kebingungan, dan kelelahan meningkat
  • Karyawan yang berharga meninggalkan organisasi

Proyek juga menderita karena tenggat waktu yang terlewat, anggaran yang melebihi batas dan pengerjaan ulang yang tidak perlu dan tidak perlu untuk mengembalikan usaha ke jalurnya. Dalam beberapa kasus, proyek itu sendiri sepenuhnya ditinggalkan setelah investasi besar modal dan waktu. Semua konsekuensi ini memiliki dampak finansial nyata dan nyata terhadap kesehatan organisasi dan proyek. Dan masing-masing konsekuensi ini dapat diatasi dan dikurangi jika suatu proyek menyertakan pendekatan terstruktur pada sisi perubahan orang.

Manajemen Perubahan yang Efektif Meningkatkan Kemungkinan Sukses

Ada semakin banyak data yang menunjukkan dampak manajemen perubahan yang efektif terhadap kemungkinan suatu proyek memenuhi tujuannya. Studi tolok ukur longitudinal Prosci menunjukkan korelasi yang kuat: Data dari studi tolok ukur 2013 menunjukkan bahwa 96% peserta dengan manajemen perubahan yang sangat baik memenuhi atau melampaui tujuan, sementara hanya 16% dari mereka dengan manajemen perubahan yang buruk memenuhi atau melampaui tujuan.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Agent of Change

Dengan kata lain, proyek dengan manajemen perubahan yang sangat baik enam kali lebih mungkin memenuhi tujuan daripada proyek dengan manajemen perubahan yang buruk. Apa pun perubahan yang terjadi, berfokus pada sisi perubahan orang meningkatkan kemungkinan untuk berhasil. Selain itu, penelitian Prosci menunjukkan korelasi langsung antara manajemen perubahan yang efektif dan tetap sesuai jadwal dan sesuai anggaran.

Bagaimana Menerapkan Manajemen Perubahan yang Efektif

Mengelola perubahan secara efektif membutuhkan dua perspektif: perspektif individu dan perspektif organisasi.

Manajemen Perubahan Individu

Perspektif individu adalah pemahaman tentang bagaimana orang mengalami perubahan. Perubahan akan berhasil ketika seseorang memiliki:

  • Kesadaran akan perlunya perubahan
  • Ingin berpartisipasi dan mendukung perubahan
  • Pengetahuan tentang cara mengubah
  • Kemampuan untuk menerapkan keterampilan dan perilaku yang diperlukan
  • Penguatan untuk mempertahankan perubahan
  • Jika seseorang kehilangan salah satu dari lima blok bangunan ini, maka perubahan tidak akan berhasil. Tujuannya, kemudian, dalam memimpin sisi perubahan orang adalah memastikan bahwa individu memiliki kesadaran, keinginan, pengetahuan, kemampuan dan penguatan.

Manajemen Perubahan Organisasi

Perspektif organisasi tentang manajemen perubahan adalah proses dan kegiatan yang digunakan tim proyek untuk mendukung perubahan individu yang berhasil. Jika ADKAR menggambarkan apa yang dibutuhkan individu untuk membuat perubahan dengan sukses, maka manajemen perubahan organisasi adalah serangkaian tindakan untuk membantu membangun kesadaran, keinginan, pengetahuan, kemampuan dan penguatan di seluruh organisasi. Berdasarkan lebih dari satu dekade penelitian, metodologi organisasi Prosci menggunakan penilaian kesiapan dan pengembangan strategi untuk mendukung penciptaan lima rencana yang ditargetkan:

  • Rencana komunikasi
  • Peta jalan sponsor
  • Rencana pelatihan
  • Rencana pelatihan
  • Rencana manajemen perlawanan

Pentingnya Peran Manajemen Perubahan

Sementara sumber daya manajemen perubahan pada suatu proyek dapat bekerja untuk mengembangkan strategi dan rencana, banyak pekerjaan manajemen perubahan dilakukan oleh para pemimpin senior, manajer dan pengawas di seluruh organisasi. Data pembandingan menunjukkan bahwa pada saat perubahan, karyawan memiliki dua pengirim pesan perubahan yang disukai:

  • Seseorang di puncak organisasi mereka
  • Orang yang mereka laporkan

Praktisi manajemen perubahan adalah pemungkin dari peran yang dihadapi karyawan ini. Dan, pada saat perubahan, efektivitas pemimpin senior sebagai sponsor perubahan dan manajer dan pengawas sebagai pelatih perubahan yang akan menentukan apakah suatu proyek berhasil atau gagal.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Leading Culture Change

Jadi apa yang dapat Anda lakukan untuk menjadi pemimpin perubahan yang lebih efektif? Intinya adalah ini: mulai menerapkan manajemen perubahan pada proyek Anda dan mulai membangun kompetensi manajemen perubahan di organisasi Anda. Ini adalah langkah pertama untuk memastikan proyek memberikan hasil yang diinginkan.

Sisi perubahan orang bukanlah sisi perubahan yang lunak; pada kenyataannya itu adalah sisi perubahan yang lebih sulit. Investasikan waktu dan energi untuk mengelola sisi orang dari upaya organisasi Anda terbayar pada akhirnya – dalam hal keberhasilan upaya dan penghindaran dari banyak biaya yang mengganggu perubahan yang dikelola dengan buruk.

Author