Standar Operasional Prosedur (SOP)

By: Team Content

Standar Operasional Prosedur

Bayangkan sejenak Anda bekerja di departemen layanan pelanggan di toko bahan makanan. Seorang pelanggan datang dalam satu hari dan mengatakan mereka perlu mengembalikan sekantong roti. Kemungkinan besar, toko tempat Anda bekerja sudah memiliki seperangkat aturan tertulis untuk menangani situasi ini. Seperangkat aturan tertulis itulah yang dikenal sebagai prosedur operasi standar.

Kebebasan tanpa aturan tidak bekerja. Dan masyarakat tidak bekerja kecuali jika mereka diatur oleh etiket. -Judith Martin

Prosedur operasi standar ditulis, petunjuk langkah demi langkah yang menjelaskan cara melakukan kegiatan rutin. Karyawan harus menyelesaikannya dengan cara yang persis sama setiap kali sehingga bisnis dapat tetap konsisten. Prosedur operasi standar membantu menjaga keselamatan dan efisiensi untuk departemen seperti:

  • Produksi / operasi
  • Penjualan dan layanan pelanggan
  • Pelatihan karyawan
  • Hukum
  • Keuangan

Prosedur pengoperasian yang berdiri seharusnya tidak pernah sulit untuk dibaca atau kata-kata yang samar-samar. Itu harus singkat, mudah dimengerti dan berisi langkah-langkah tindakan yang mudah diikuti. Prosedur operasi standar yang baik harus secara jelas menguraikan langkah-langkah dan memberi tahu karyawan tentang masalah keselamatan.

Prosedur operasi yang berdiri harus menjadi dasar untuk melatih karyawan baru. Mereka juga harus diperbarui setiap tahun untuk memastikan mereka tetap relevan dengan kebutuhan organisasi saat ini.

Mengapa Anda Membutuhkan SOP?

Beberapa pemilik bisnis kesulitan memahami mengapa prosedur operasi standar diperlukan. Mereka sudah melatih karyawan mereka jadi mengapa mereka perlu dokumen tertulis yang menguraikan prosesnya juga?

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) Berbasis KPI

Ini seperti bertanya mengapa dokter memiliki daftar prosedur tertulis yang mereka ikuti sebelum melakukan operasi. Atau mengapa FDA memiliki daftar prosedur tertulis tentang bagaimana restoran dapat menangani makanan.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa bisnis Anda memerlukan prosedur operasi standar :

1. Mereka menghemat waktu dan uang

Ketika tugas yang sama diselesaikan dengan berbagai cara, akan selalu lebih lama untuk diselesaikan. Memiliki prosedur operasi standar di tempat mempersingkat proses sehingga karyawan dapat mencapai lebih banyak dalam waktu lebih sedikit.

2. Mereka memberikan konsistensi

Memiliki prosedur operasi standar yang berlaku memastikan bahwa terlepas dari siapa yang bekerja, proses bisnis diselesaikan dengan cara yang benar.

3. Mereka meningkatkan komunikasi

Prosedur operasi standar membuat pekerjaan karyawan Anda lebih mudah karena mereka tidak lagi harus menebak bagaimana mereka harus melakukan pekerjaan mereka. Dan mereka tidak perlu mencoba memutar otak mereka untuk mengingat apa yang Anda katakan kepada mereka ketika mereka pertama kali dipekerjakan.

4. Mereka memungkinkan Anda untuk meminta pertanggungjawaban karyawan Anda

Bagaimana Anda dapat mengevaluasi karyawan Anda jika Anda tidak memiliki standar tertulis? Tanpa prosedur operasi standar, evaluasi karyawan menjadi masalah pendapat pribadi, yang hampir tidak adil bagi karyawan Anda.

5. Mereka menciptakan lingkungan kerja yang lebih aman

Ketika karyawan melakukan tugas yang sama dengan cara yang sama sekali berbeda, itu tidak hanya tidak efisien itu sebenarnya merupakan kewajiban bagi bisnis Anda. Prosedur operasi standar memastikan bahwa karyawan menjalankan fungsi pekerjaan mereka secara aman dan konsisten.

Salah satu kesalahpahaman terbesar tentang prosedur operasi standar adalah mereka akan menyebabkan bisnis menjadi kaku dan tidak fleksibel. Artikel di Harvard Business Review ini sangat membantu menjelaskan bagaimana memiliki sistem yang dapat diikuti karyawan, membuat bisnis lebih fleksibel.

Author