Lima Langkah Menuju Inisiatif Manajemen Pengetahuan Yang Sukses
By: Team Content
Organisasi yang menerapkan program manajemen pengetahuan yang efektif (KM) harus melihat hasil yang substansial: Mengurangi duplikasi kerja meningkatkan produktivitas; meningkatkan pengalaman masa lalu meningkatkan kualitas; dan melacak perilaku pelanggan meningkatkan layanan pelanggan.
Dalam praktiknya, ini tidak selalu terjadi. Banyak perusahaan telah menginvestasikan jutaan, bahkan miliaran, dolar untuk teknologi KM dan menerima sedikit sebagai imbalan. Mengapa?
Setelah meneliti dan mengkaji berbagai inisiatif KM, membandingkan mereka yang berhasil dengan yang gagal, jawabannya menjadi jelas: KM bukan hanya tentang teknologi. Ini tentang orang.
Pertimbangkan contoh dunia nyata ini dari perusahaan jasa keuangan global yang menginvestasikan jumlah dolar yang cukup besar dalam sistem untuk menangkap, mengelola, dan mengambil informasi metodologi proyek. Sepertinya ide yang bagus – perangkat lunak berdaya tinggi yang berjanji untuk meningkatkan efisiensi staf. Namun, sistem itu mahal, dan sulit dipelajari. Implementasinya tidak termasuk uji coba untuk menguji adopsi pengguna, dan banyak dari personil kunci tidak pernah menggunakan perangkat lunak. Singkatnya, itu buang-buang uang. Teknologi “keren” diterapkan, bukan sesuatu yang memenuhi kebutuhan bisnis.
Terlalu sering, inisiatif KM yang didorong oleh teknologi gagal. Dalam banyak kasus, KM adalah gagasan orang IT yang membayangkan repositori besar semua informasi perusahaan dalam bentuk database dengan mesin pencari yang dapat menemukan semua dokumen yang cocok dengan kata kunci tertentu. Sekali lagi, ini terdengar seperti ide yang bagus. Tetapi apakah itu memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan dan, khususnya, apakah itu memperhitungkan karyawan organisasi?
Manajemen pengetahuan tidak hanya tentang informasi; ini juga tentang orang-orang yang telah Anda rekrut, latih, kembangkan, dan promosikan dalam organisasi Anda. KM tidak hanya melibatkan implementasi sistem perangkat lunak; itu melibatkan memahami kebutuhan bisnis Anda, budaya organisasi Anda, dan personel Anda. Agar berhasil, inisiatif KM apa pun mengharuskan Anda mengenal orang-orang Anda dan dengan jelas mendefinisikan perilaku yang perlu diubah atau diperkuat.
Berikut adalah lima langkah yang sangat penting untuk keberhasilan inisiatif KM:
Memahami driver bisnis utama.
Agar bernilai investasi, inisiatif KM harus meningkatkan laba dengan meningkatkan pendapatan atau mengurangi biaya. Anda perlu mengembangkan kasus bisnis untuk inisiatif berdasarkan metrik yang dapat diukur secara berkelanjutan untuk menunjukkan nilai tambah.
Beberapa orang akan berpendapat bahwa KM terlalu subyektif – pada awalnya, terlalu sulit untuk menentukan metrik untuk menentukan nilai tambah. Itu argumen yang pantas disangkal. Jika nilai inisiatif tidak dapat didefinisikan sebelum diimplementasikan, peluang apa yang ada yang akan diadopsi oleh orang-orang organisasi Anda dan memberikan nilai setelah dimulai?
Dapatkan sponsor eksekutif.
Salah satu tujuan dari inisiatif KM adalah bahwa karyawan akan berkolaborasi satu sama lain secara lebih sukarela dan efektif, berbagi pengetahuan dan keterampilan mereka. Ini bisa berarti perubahan budaya organisasi yang penting, dan itu tidak pernah mudah. Sponsor eksekutif yang kuat dapat menjadi perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan.
Pelajari Lebih Lanjut Tentang Effective Knowledge Management
Sponsor ideal belum tentu seseorang dalam organisasi TI. Bahkan, sponsor terbaik untuk inisiatif KM adalah orang yang bertanggung jawab atas pendorong bisnis utama. Misalnya, jika tujuannya adalah untuk mengurangi waktu pengembangan produk dengan meningkatkan kolaborasi dan menggunakan kembali pengetahuan, eksekutif yang bertanggung jawab untuk pengembangan produk harus menjadi sponsor. Orang-orang IT akan menjadi penting dalam memungkinkan inisiatif, tetapi mereka tidak perlu memimpin.
Analisis pengetahuan.
Jebakan umum dengan KM adalah upaya untuk mengumpulkan dan mendistribusikan semua pengetahuan dalam organisasi. Biaya pengumpulan dan pengelompokan jumlah data yang sangat besar kemungkinan akan berlebihan. Jika tidak dilakukan secara efektif – tugas yang sulit dan melelahkan – mustahil untuk mengidentifikasi informasi yang berguna dan karyawan tidak akan menggunakan database.
Tidak ada alasan untuk mengumpulkan semua pengetahuan organisasi. Yang penting adalah mengidentifikasi pengetahuan yang mempengaruhi driver bisnis, dan hanya mengumpulkan itu.
Berpikirlah dalam hal menargetkan inisiatif KM Anda, yang akan memungkinkan Anda untuk merancang proses dan alat yang mendasarinya secara efektif. Jenis pengetahuan tertentu, seperti pembaruan status proyek, perlu dibagikan dalam tim proyek secara waktu nyata. Jenis pengetahuan lain, seperti praktik terbaik yang dipelajari dari suatu implementasi, perlu dibagikan ke seluruh organisasi dengan cara yang tidak sinkron. Analisis yang cermat tentang pengetahuan organisasi Anda sangat penting.
Berikan penghargaan dan pengakuan.
Banyak budaya organisasi tidak menghargai berbagi pengetahuan. Bahkan, mereka melakukan sebaliknya. Beberapa individu merasa bahwa mereka berkepentingan untuk menimbun pengetahuan karena mereka kemudian diakui sebagai ahli dan sumber daya yang sangat diperlukan. Agar KM berhasil, perilaku tersebut harus diubah. Insentif baru perlu diberlakukan. Jika suatu organisasi menggunakan pendekatan balanced scorecard, misalnya, satu bagian dari skor karyawan mungkin seberapa baik mereka menyumbangkan pengetahuan mereka dan seberapa berharganya orang lain menemukan kontribusi mereka.
Pelajari Lebih Lanjut Tentang How to Prepare and Implement Company Manuals
Insentif tidak perlu dalam bentuk kompensasi finansial langsung: Pengakuan yang terlihat di seluruh organisasi sebagai ahli yang menyumbangkan ilmunya mungkin cukup insentif.
Implementasikan secara bertahap.
Apa pun solusi teknologinya yang Anda pilih, kuncinya ada dalam implementasinya – terutama dalam membuat orang menggunakannya. Memburu organisasi dengan cepat menuju perubahan radikal bukanlah cara untuk berhasil. Memecah inisiatif ke dalam fase yang dapat dikelola adalah.
Implementasi bertahap juga memiliki manfaat lain: Memungkinkan untuk mengukur adopsi pengguna dan mengidentifikasi praktik terbaik untuk organisasi Anda. Setiap fase harus menghasilkan pelajaran penting yang kemudian dapat dimanfaatkan pada fase berikutnya.
Manfaat manajemen pengetahuan bisa luar biasa, tetapi mendapatkan hasil maksimal dari inisiatif KM bukanlah usulan yang mudah. Namun, jika masalah orang dikelola secara efektif, peluang keberhasilan organisasi Anda tinggi. Saatnya untuk mengembalikan orang ke KM!
