Lima Fase dari Siklus Hidup Manajemen Proyek
By: Team Content
Pada awal proyek, jumlah perencanaan dan pekerjaan yang dibutuhkan bisa tampak luar biasa. Mungkin ada lusinan, atau bahkan ratusan tugas yang perlu diselesaikan pada waktu yang tepat dan dalam urutan yang tepat.
Manajer proyek yang berpengalaman tahu bahwa seringkali lebih mudah untuk menangani detail proyek dan mengambil langkah-langkah dalam urutan yang tepat ketika Anda memecah proyek menjadi beberapa fase. Membagi upaya manajemen proyek Anda ke dalam lima fase ini dapat membantu memberikan struktur upaya Anda dan menyederhanakannya menjadi serangkaian langkah logis dan dapat dikelola.
Inisiasi Proyek
Inisiasi adalah fase pertama siklus hidup proyek. Di sinilah nilai proyek dan kelayakan diukur. Manajer proyek biasanya menggunakan dua alat evaluasi untuk memutuskan apakah akan mengejar proyek atau tidak:
- Dokumen Kasus Bisnis – Dokumen ini membenarkan kebutuhan proyek, dan itu mencakup perkiraan potensi manfaat finansial.
- Studi Kelayakan – Ini adalah evaluasi tujuan, jadwal waktu, dan biaya proyek untuk menentukan apakah proyek harus dilaksanakan. Ini menyeimbangkan persyaratan proyek dengan sumber daya yang tersedia untuk melihat apakah mengejar proyek masuk akal.
Tim meninggalkan proyek yang diusulkan yang diberi label tidak menguntungkan dan / atau tidak layak. Namun, proyek yang lulus dua tes ini dapat ditugaskan ke tim proyek atau kantor proyek yang ditunjuk.
Perencanaan Proyek
Setelah proyek menerima lampu hijau, diperlukan rencana yang solid untuk memandu tim, serta menjaga mereka tepat waktu dan sesuai anggaran. Rencana proyek yang ditulis dengan baik memberikan panduan untuk memperoleh sumber daya, memperoleh pembiayaan dan pengadaan bahan-bahan yang dibutuhkan. Rencana proyek memberikan arahan tim untuk menghasilkan output berkualitas, menangani risiko, menciptakan penerimaan, mengkomunikasikan manfaat kepada pemangku kepentingan dan mengelola pemasok.
Rencana proyek juga menyiapkan tim untuk hambatan yang mungkin mereka temui selama berlangsungnya proyek, dan membantu mereka memahami biaya, ruang lingkup, dan kerangka waktu proyek.
Eksekusi Proyek
Ini adalah fase yang paling sering dikaitkan dengan manajemen proyek. Eksekusi adalah tentang membangun kiriman yang memuaskan pelanggan. Pemimpin tim mewujudkan ini dengan mengalokasikan sumber daya dan menjaga anggota tim fokus pada tugas yang ditugaskan kepada mereka.
Pelajari Lebih Lanjut Tentang Project Management
Eksekusi sangat bergantung pada fase perencanaan. Pekerjaan dan upaya tim selama fase eksekusi berasal dari rencana proyek.
Pemantauan dan Kontrol Proyek
Pemantauan dan kontrol kadang-kadang dikombinasikan dengan eksekusi karena sering terjadi pada waktu yang bersamaan. Ketika tim melaksanakan rencana proyek mereka, mereka harus terus memantau kemajuan mereka sendiri.
Untuk menjamin pengiriman apa yang dijanjikan, tim harus memantau tugas untuk mencegah creep lingkup , menghitung indikator kinerja utama dan melacak variasi dari biaya dan waktu yang ditentukan. Kewaspadaan yang konstan ini membantu menjaga proyek tetap berjalan lancar.
Penutupan Proyek
Tim menutup proyek ketika mereka menyerahkan proyek yang sudah selesai kepada pelanggan, mengkomunikasikan penyelesaian kepada para pemangku kepentingan dan melepaskan sumber daya ke proyek lain. Langkah vital dalam siklus hidup proyek ini memungkinkan tim untuk mengevaluasi dan mendokumentasikan proyek dan melanjutkan yang berikutnya, menggunakan kesalahan dan keberhasilan proyek sebelumnya untuk membangun proses yang lebih kuat dan tim yang lebih sukses.
Meskipun manajemen proyek mungkin kelihatannya luar biasa, kadang-kadang memecahnya menjadi lima siklus yang berbeda ini dapat membantu tim Anda mengelola bahkan proyek yang paling rumit dan menggunakan waktu dan sumber daya dengan lebih bijaksana.
