By : Team Content
Knowledge Management atau manajemen pengetahuan adalah proses sadar untuk mendefinisikan, menyusun, mempertahankan, dan berbagi pengetahuan dan pengalaman karyawan dalam suatu organisasi.
Tujuan utama dari manajemen pengetahuan adalah untuk meningkatkan efisiensi organisasi dan menghemat pengetahuan dalam perusahaan.
Seringkali ini mengacu pada pelatihan dan pembelajaran dalam suatu organisasi atau pelanggannya. Ini terdiri dari siklus menciptakan, berbagi, menyusun dan mengaudit pengetahuan, untuk memaksimalkan keefektifan pengetahuan kolektif organisasi.
3 bidang utama manajemen pengetahuan
- Mengumpulkan pengetahuan
- Menyimpan pengetahuan
- Berbagi ilmu
Tujuannya adalah untuk memungkinkan pembelajaran organisasi dan menciptakan budaya belajar, di mana berbagi pengetahuan didorong dan mereka yang berusaha untuk belajar menjadi lebih baik merasa mudah melakukannya.
Ketika berpikir tentang manajemen pengetahuan, akan sangat membantu untuk mempertimbangkan jenis-jenis pengetahuan dan bagaimana mungkin berbagi pengetahuan itu dalam suatu organisasi.
Pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit adalah dua jenis utama pengetahuan yang tercakup dalam definisi manajemen pengetahuan.
- Pengetahuan tacit lebih intuitif, tidak mudah untuk dikemas dan dibagikan dengan orang lain. Contoh tacit knowledge adalah pemikiran inovatif dan pemahaman bahasa tubuh.
- Pengetahuan eksplisit adalah informasi yang mudah dikodifikasi dan diajarkan, seperti cara mengganti toner di printer dan persamaan matematika.
Manajemen pengetahuan yang sukses akan meningkatkan organisasi dalam beberapa cara. Ini akan memastikan bahwa pengetahuan khusus karyawan tidak hilang bersama mereka, atau tidak digunakan oleh karyawan lain yang akan mendapat manfaat dari pengetahuan itu.
Hal ini memungkinkan kesadaran situasional yang lebih baik, serta membuka pintu untuk mempelajari praktik terbaik, pelajaran yang diperoleh, dan peningkatan organisasi secara keseluruhan.
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut mengenai Knowledge Management, Segera hubungi kontak 0813-2161-6080 / Email: [email protected]
Mengapa manajemen pengetahuan penting?
Manajemen pengetahuan penting karena meningkatkan efisiensi kemampuan pengambilan keputusan organisasi.
Dalam memastikan bahwa semua karyawan memiliki akses ke keahlian keseluruhan yang dimiliki dalam organisasi, tenaga kerja yang lebih cerdas dibangun yang lebih mampu membuat keputusan yang cepat dan tepat yang menguntungkan perusahaan.
Inovasi lebih mudah untuk dikembangkan dalam organisasi, pelanggan mendapatkan keuntungan dari peningkatan akses ke praktik terbaik dan pergantian karyawan berkurang.
Pentingnya manajemen pengetahuan berkembang setiap tahun. Saat pasar menjadi semakin kompetitif, salah satu cara terbaik untuk tetap menjadi yang terdepan adalah dengan membangun organisasi Anda dengan cara yang cerdas dan fleksibel. Anda ingin dapat melihat masalah dari kejauhan dan merespons informasi dan inovasi baru dengan cepat.
Perusahaan memulai proses manajemen pengetahuan karena berbagai alasan.
- Merger atau akuisisi dapat memacu kebutuhan untuk mengkodifikasi pengetahuan dan mendorong tim untuk berbagi keahlian mereka.
- Pensiun dalam waktu dekat dari karyawan kunci dapat menunjukkan kebutuhan untuk menangkap pengetahuan mereka.
- Drive rekrutmen yang akan datang menunjukkan kebijaksanaan dalam menggunakan manajemen pengetahuan untuk membantu pelatihan karyawan baru.
Manfaat manajemen pengetahuan
- Tempat kerja yang lebih efisien
- Pengambilan keputusan yang lebih cepat dan lebih baik
- Peningkatan kolaborasi
- Membangun pengetahuan organisasi
- Proses orientasi dan pelatihan karyawan dioptimalkan
- Meningkatkan kebahagiaan dan retensi karyawan, karena menilai pengetahuan, pelatihan, dan inovasi
Manajemen pengetahuan adalah alat penting di perusahaan mana pun yang ingin meningkatkan laba dan pangsa pasar mereka.
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut mengenai Knowledge Management, Segera hubungi kontak 0813-2161-6080 / Email: [email protected]
Contoh manajemen pengetahuan dan praktik terbaik
Tergantung pada apa yang dibutuhkan perusahaan, manajemen pengetahuan mereka akan terlihat berbeda.
Di bawah ini kami telah membuat daftar jenis contoh manajemen pengetahuan yang paling umum:
Bimbingan & pelatihan, komunitas praktik, Tanya Jawab, dan lokasi keahlian
Semua contoh ini melibatkan transfer pengetahuan langsung dari pemegang pengetahuan.
Ini bisa melalui bimbingan langsung, sesi pelatihan di seluruh perusahaan, obrolan online dan diskusi kelompok – atau campuran dari opsi tersebut dan lainnya.
Agar lokasi keahlian menjadi aspek yang efektif dari sistem manajemen pengetahuan, harus ada matriks yang dapat dicari yang dibangun untuk memungkinkan dokumentasi kompetensi.
Kelebihan:
- Pertanyaan bisa langsung dijawab
- Klarifikasi bisa dilakukan jika materinya kurang dipahami
- Sesi curah pendapat dapat difasilitasi, dengan memanfaatkan kekuatan gabungan dari pengalaman dan pengetahuan kelompok
- Pembelajaran tatap muka cenderung diingat dengan lebih jelas
Kekurangan:
- Dapat memakan waktu dan mengurangi tugas yang coba diselesaikan oleh pemegang pengetahuan
- Sistem lokasi keahlian dapat memakan waktu lama untuk dibangun dan dipelihara
- Mungkin sulit untuk didokumentasikan dan disimpan untuk digunakan di masa mendatang
- Anda bisa kehilangan pengetahuan jika pemegang pengetahuan akan keluar dari perusahaan
Dokumentasi, panduan, pedoman, FAQ dan tutorial
Komunikasi tertulis ini bagus untuk menyimpan dan mentransfer pengetahuan.
Dengan manajemen pengetahuan berbasis teks, diperlukan sistem untuk menyimpan, mengkategorikan, dan menavigasi subjek.
Dalam banyak kasus, metadata sangat membantu untuk ini.
Kelebihan:
- Dapat diarsipkan dan disimpan dengan mudah
- Mudah dibagikan secara online
- Dapat dengan mudah menggabungkan keahlian beberapa orang menjadi satu paket
- Navigasi cepat ke solusi bila diatur dengan baik
Kekurangan:
- Membutuhkan lebih banyak waktu untuk berkreasi
- Harus diatur dengan baik atau pengetahuan tidak akan ditemukan
- Pengetahuan harus selalu diperbarui
Forum, intranet, dan lingkungan kolaborasi
Sumber daya online ini memicu percakapan dan membawa banyak pemegang pengetahuan ke tempat yang sama.
Untaian, subforum, dan grup dapat dibagi berdasarkan topik, tingkat keahlian, atau sejumlah klasifikasi lainnya.
Kelebihan:
- Kolaborasi mendorong inovasi
- Banyak pakar dapat disatukan ke satu tempat, di mana pun lokasinya secara global
- Memfasilitasi kontak dengan tim jarak jauh membantu kerja tim dan transfer pengetahuan
Kekurangan:
- Dapat menjadi lingkungan yang kacau dan bising
- Pengetahuan tidak secara aktif diperiksa karena ditambahkan ke diskusi
- Mencari melalui banyak pesan dan utas untuk jawaban yang relevan memakan waktu
- Pesan dan utas mungkin tidak diarsipkan
Lingkungan belajar dan pengembangan
Menciptakan lingkungan yang menganggap pembelajaran sebagai aset akan mendorong karyawan untuk terus mendidik diri sendiri.
Memberi insentif kepada mereka untuk memanfaatkan sistem manajemen pengetahuan Anda akan menghasilkan karyawan yang terampil yang siap untuk mengambil peran kepemimpinan dalam organisasi Anda.
Untuk mewujudkannya, harus ada pembelajaran dan pengembangan teknologi yang terstruktur dan dapat diakses di tempat yang dapat digunakan karyawan.
Kelebihan:
- Karyawan yang termotivasi dapat mengembangkan diri sesuka hati
- Jalur pelatihan bisa diatur
- Strukturnya memungkinkan penemuan subjek lebih mudah
Kekurangan:
- Membutuhkan banyak usaha untuk membangun dan memelihara
- Konten harus dibuat dan terus diperbarui
Studi kasus
Studi mendalam tentang mata pelajaran tertentu ini berfungsi sebagai panduan lengkap untuk suatu mata pelajaran.
Melihat tindakan yang diambil, hasil dari tindakan tersebut dan pelajaran yang didapat bisa sangat berharga dan memungkinkan pelajaran yang dipetik didokumentasikan dan diarsipkan sepenuhnya.
Kelebihan:
- Izinkan dokumentasi lengkap dan pengarsipan pelajaran yang didapat
- Mudah dibagikan
- Efisien untuk mengkomunikasikan informasi yang kompleks
Kekurangan:
- Luangkan banyak waktu dan keterampilan untuk berkreasi
- Bisa terlalu terspesialisasi untuk menerapkan pengetahuan secara luas
Webinar
Seminar online ini dapat sangat membantu dalam menyebarkan ide secara luas ke seluruh tim, cabang, atau seluruh perusahaan.
Kelebihan:
- Dapat direkam dan digunakan kembali
- Mudah bagi semua karyawan yang tertarik untuk hadir
Kekurangan:
- Luangkan waktu dan upaya untuk merencanakan, menulis, dan menyampaikan
- Membutuhkan organisasi
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut mengenai Knowledge Management, Segera hubungi kontak 0813-2161-6080 / Email: [email protected]
Proses manajemen pengetahuan
Dalam mengatur manajemen pengetahuan untuk suatu organisasi, ada empat langkah proses manajemen pengetahuan yang dapat diikuti.
Penemuan
Bagaimana pengetahuan di dalam organisasi akan ditemukan?
Di setiap organisasi, ada banyak sumber pengetahuan.
Dalam langkah proses ini, sumber pengetahuan diidentifikasi, serta di mana pengetahuan kritis disimpan, apa yang dapat dipelajari dari pengetahuan ini dan jika ada area di mana pengetahuan dapat hilang selama proses tersebut.
Proses penemuan dibantu oleh pemahaman yang kuat tentang aliran pengetahuan organisasi.
Tangkap
Bagaimana pengetahuan baru dan yang sudah ada disimpan?
Setiap organisasi mengandung banyak sekali pengetahuan, dan itu harus disimpan dan diatur dengan cara yang disengaja.
Dengan membuat sistem yang dipetakan dan dikategorikan, pengetahuan lebih mudah diakses dan struktur organisasi meningkat.
Ini dapat mencakup pemindaian dokumen, menggunakan metadata dan pengindeksan.
Proses
Seberapa baik pengetahuan ini dapat disintesis dan digabungkan?
Langkah ini melibatkan analisis mendalam tentang pengetahuan yang dikumpulkan dalam dua langkah sebelumnya.
Organisasi harus mengatur dan menilai pengetahuan untuk melihat bagaimana pengetahuan terbaik itu dapat dimasukkan ke dalam struktur organisasi.
Langkah ini adalah saat organisasi harus membangun dan mempromosikan pergeseran budaya menuju berbagi pengetahuan dan mengembangkan karyawan menjadi inovator.
Berbagi dan manfaatkan
Bagaimana cara terbaik individu dalam organisasi mengakses pengetahuan ini?
Inti dari manajemen pengetahuan adalah untuk memungkinkan akses mudah ke pengetahuan dalam organisasi.
Membangun sistem yang berfungsi adalah langkah pertama, tetapi individu perlu memahami cara menggunakan sistem itu.
Menerapkan program pelatihan dapat membantu meningkatkan pemahaman tentang sistem manajemen pengetahuan.
Setelah sistem digunakan, perusahaan mendapat manfaat dari peningkatan efisiensi, pengambilan keputusan yang lebih baik, dan karyawan yang lebih inovatif.
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut mengenai Knowledge Management, Segera hubungi kontak 0813-2161-6080 / Email: [email protected]
Kerangka manajemen pengetahuan
- Orang – Manajemen pengetahuan harus diprioritaskan di dalam perusahaan, dan etos berbagi pengetahuan harus dibangun ke dalam DNA perusahaan dan diberi insentif.
- Proses – Perlu ada sistem yang jelas untuk semua langkah manajemen pengetahuan, sekaligus menyisakan ruang untuk inovasi.
- Teknologi – Teknologi mendukung manajemen pengetahuan, memungkinkan pengetahuan untuk dicari, ditemukan, dan diakses dalam sistem manajemen pengetahuan. Teknologi juga memungkinkan orang untuk berkomunikasi dengan lebih baik.
- Tata Kelola – Tata kelola organisasi harus memprioritaskan dan menghargai berbagi pengetahuan. Tanpa langkah ini, melembagakan sistem manajemen pengetahuan akan menjadi pertarungan.
Organisasi yang memanfaatkan sepenuhnya manajemen pengetahuan lebih mampu bereaksi dengan cepat terhadap kondisi pasar yang berubah, menawarkan layanan yang lebih baik kepada pelanggan mereka dan meningkatkan inovasi dan efisiensi mereka.
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut mengenai Knowledge Management, Segera hubungi kontak 0813-2161-6080 / Email: [email protected]
Apa itu sistem manajemen pengetahuan?
Sistem manajemen pengetahuan adalah solusi TI yang memungkinkan penyimpanan dan pengambilan informasi yang disimpan di dalam perusahaan, memungkinkan kolaborasi yang lebih baik dan pemecahan masalah yang lebih efisien.
Bergantung pada apa yang dibutuhkan perusahaan Anda, mereka akan memiliki fitur yang berbeda.
Contoh sistem manajemen pengetahuan adalah:
- Database umpan balik – Setiap orang yang terlibat dalam suatu produk, dari desainer, tenaga penjualan hingga pelanggan, memiliki kemampuan untuk membagikan umpan balik mereka dengan organisasi. Semua pemangku kepentingan dapat mengakses umpan balik, dan dengan demikian dapat dengan cepat membuat perubahan penting yang dipersenjatai dengan informasi.
- File penelitian – Dalam mengembangkan proyek dan ide, perusahaan melakukan riset pasar dan konsumen untuk mengetahui apa yang dibutuhkan, ceruk apa yang belum diisi di pasar, dan tren apa yang dapat diramalkan. File-file tersebut kemudian dibagikan dalam organisasi untuk memungkinkan semua departemen mendapatkan keuntungan dari penelitian yang dilakukan.
- File proyek bersama – Sistem ini memungkinkan kolaborasi dan kerja tim yang lebih besar, terutama lintas jarak.
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut mengenai Knowledge Management, Segera hubungi kontak 0813-2161-6080 / Email: [email protected]
12 PRINSIP MANAJEMEN PENGETAHUAN
- Pengetahuan itu tidak terarur. Karena pengetahuan terhubung dengan yang lainnya, Anda tidak dapat mengisolasi aspek pengetahuan dari apapun dengan rapi. Di alam semesta pengetahuan, Anda tidak bisa hanya memperhatikan satu faktor.
- Pengetahuan mengatur dirinya sendiri . Diri yang diorganisir oleh pengetahuan adalah identitas dan tujuan organisasi atau kelompok.
- Pengetahuan mencari komunitas. Pengetahuan ingin terjadi, sama seperti kehidupan yang ingin terjadi. Keduanya ingin terjadi sebagai komunitas. Tidak ada yang lebih menggambarkan prinsip ini selain Internet.
- Pengetahuan menyebar melalui bahasa. Tanpa bahasa untuk menggambarkan pengalaman kami, kami tidak dapat mengkomunikasikan apa yang kami ketahui. Memperluas pengetahuan organisasi berarti kita harus mengembangkan bahasa yang kita gunakan untuk menggambarkan pengalaman kerja kita.
- Semakin Anda mencoba menjabarkan pengetahuan, semakin jauh pengetahuan itu hilang. Sangat menggoda untuk mencoba mengikat pengetahuan sebagai dokumen pengetahuan terkodifikasi, paten, perpustakaan, database, dan sebagainya. Tetapi terlalu banyak kekakuan dan formalitas tentang pengetahuan menyebabkan pelemahan kreativitas.
- Lebih longgar mungkin lebih baik . Sistem yang sangat mudah beradaptasi terlihat ceroboh. Tingkat kelangsungan hidup sistem terdesentralisasi yang beragam lebih tinggi. Itu berarti kita dapat membuang sumber daya dan energi untuk mencoba mengendalikan pengetahuan terlalu ketat.
- Tidak ada satu solusi. Pengetahuan selalu berubah. Untuk saat ini, pendekatan terbaik untuk mengelolanya adalah yang membuat segala sesuatunya terus berjalan sambil tetap membuka opsi.
- Pengetahuan tidak tumbuh selamanya. Akhirnya, beberapa pengetahuan hilang atau mati, sama seperti hal-hal di alam. Melepaskan dan melepaskan cara berpikir lama, bahkan menghentikan seluruh blok pengetahuan, berkontribusi pada vitalitas dan evolusi pengetahuan.
- Tidak ada yang bertanggung jawab. Pengetahuan adalah proses sosial. Itu berarti tidak ada orang yang dapat bertanggung jawab atas pengetahuan kolektif.
- Anda tidak dapat memaksakan aturan dan sistem. Jika pengetahuan benar-benar mengatur diri sendiri, cara terpenting untuk memajukannya adalah dengan menghilangkan hambatan untuk mengatur diri sendiri. Dalam lingkungan yang mendukung, pengetahuan akan mengurus dirinya sendiri.
- Tidak ada peluru perak. Tidak ada titik leverage tunggal atau praktik terbaik untuk memajukan pengetahuan. Itu harus didukung di berbagai tingkatan dan dalam berbagai cara.
- Bagaimana Anda mendefinisikan pengetahuan menentukan bagaimana Anda mengelolanya. “Pertanyaan tentang pengetahuan” dapat muncul dengan berbagai cara. Misalnya, perhatian tentang kepemilikan pengetahuan mengarah pada perolehan pengetahuan terkodifikasi yang dilindungi oleh hak cipta dan paten.
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut mengenai Knowledge Management, Segera hubungi kontak 0813-2161-6080 / Email: [email protected]
Strategi Manajemen Pengetahuan
Strategi manajemen pengetahuan adalah rencana tindakan yang menguraikan bagaimana organisasi Anda akan mengelola informasi, data, dan pengetahuan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi Anda. Strategi yang paling berhasil ini sangat selaras dengan masing-masing departemen dan tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Praktek Umum Strategi Manajemen Informasi Dan Pengetahuan
Saat menetapkan untuk membentuk strategi manajemen pengetahuan yang komprehensif, setiap organisasi adalah unik. Namun, ada praktik umum yang menjangkau organisasi dan industri, termasuk:
- Meningkatkan kesadaran dan pemahaman tentang manajemen pengetahuan di perusahaan Anda
- Mengidentifikasi manfaat potensial untuk membangun kasus penggunaan bagi organisasi Anda
- Menarik sumber daya untuk implementasi
- Mengkomunikasikan praktik terbaik
- Memberikan rencana yang dapat dikomunikasikan tentang di mana organisasi Anda sekarang, di mana Anda ingin berada, bagaimana manajemen pengetahuan akan membawa Anda ke sana, dan bagaimana Anda akan mengukurnya
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut mengenai Knowledge Management, Segera hubungi kontak 0813-2161-6080 / Email: [email protected]
Tapi Apakah Manajemen Pengetahuan Cukup?
Memiliki strategi untuk berbagi pengetahuan perusahaan adalah tempat yang bagus untuk memulai, tetapi apakah strategi manajemen pengetahuan sudah cukup? Itu tergantung pada apa yang Anda masukkan.
Jika solusi manajemen pengetahuan Anda hanya difokuskan pada berbagi informasi, maka tidak, itu tidak cukup. Strategi manajemen pengetahuan paling berhasil jika juga menyertakan alat komunikasi untuk memecah silo. Informasi hanyalah satu bagian dari persamaan: Anda juga perlu menangkap dan berbagi pengetahuan kelembagaan yang melingkupi informasi dan konten.
