Articles

Tanggung Jawab Seorang Sekretaris

Tanggung Jawab Seorang Sekretaris

Sebagai Sekretaris zaman modern, Anda harus melaksanakan berbagai tugas dan tanggung jawab. Anda tidak hanya akan menangani panggilan masuk dan buku harian atasan Anda — Anda mungkin juga diminta untuk mengetik surat dan email, membuat pengaturan perjalanan, membantu dalam merencanakan pertemuan dan konferensi, melakukan penelitian, dan menyusun presentasi.

Sekretaris Profesional
Sekretaris Profesional

Apakah Anda adalah Sekretaris untuk satu orang atau untuk seluruh kantor, Anda akan perlu untuk dapat memberikan dukungan administratif yang efisien di bawah pengawasan minimal dari atasan anda.

Berikut adalah 5 dari keterampilan utama yang Anda butuhkan untuk anda kuasai jika Anda ingin menjadi seorang Sekretaris yang profesional:

Manajemen waktu:

Keterampilan manajemen waktu yang baik akan membantu Anda merencanakan tugas dan kegiatan sedemikian rupa sehingga Anda dapat memenuhi tenggat waktu Anda sambil tetap mempertahankan tingkat produktivitas yang tinggi.

Sebagai contoh: jika atasan Anda meminta Anda untuk mempersiapkan dokumen yang dia butuhkan dengan 10:00 pada hari Senin pagi, Anda perlu memastikan bahwa hal itu dilakukan, jika tidak, Anda akan berada dalam kesulitan. Jika Anda memiliki tugas penting lainnya untuk dilakukan pada Senin pagi, Anda perlu menggunakan keterampilan manajemen waktu Anda untuk mencari tahu bagaimana Anda akan mengatur acara yang berbarengan itu.

Anda bisa melakukan Penelitian

Keterampilan penelitian akan membantu Anda ketika butuh untuk mencari informasi penting. Anda mungkin, misalnya, perlu melakukan beberapa penelitian sebelum Anda membalas email yang meminta pendanaan dari Departemen Anda, atau Anda mungkin diharuskan untuk meneliti tujuan perjalanan sebelum Anda membuat pemesanan untuk perjalanan bisnis atasan Anda berikutnya. Jika Anda tidak memiliki keterampilan penelitian yang diperlukan, Anda mungkin kehilangan rincian penting, seperti bahwa atasan Anda memerlukan visa kerja, dan bukan visa turis, untuk perjalanannya.

Keterampilan komputer

Karena sebagian besar pekerjaan Anda akan dilakukan pada komputer, adalah penting bahwa Anda memiliki keterampilan komputer yang diperlukan, seperti:

  • Mengetik
  • Pemindaian dan pencetakan
  • Menggunakan program perangkat lunak seperti Microsoft Office
  • Menggunakan browser internet

Seiring dengan keterampilan penelitian, keterampilan komputer yang baik akan membantu Anda untuk melakukan tugas sehari-hari Anda dengan cepat dan lebih efisien. Keterampilan komputer canggih juga dapat menambah daya saing anda dalam mendukung Anda ketika datang untuk melamar pekerjaan.

Keterampilan komunikasi/interpersonal

Sebagai Sekretaris profesional, Anda akan berada dalam komunikasi yang konstan dengan orang lain, baik secara pribadi, atau melalui saluran seperti telepon atau email. Oleh karena itu, Anda perlu mengetahui cara berkomunikasi secara jelas, profesional, dan sopan — terlepas dari Apakah Anda berurusan dengan pengunjung, klien, kolega, atasan, atau penyedia layanan.

Mencatat

Sekretaris sering diminta untuk menjadi pencatat pada pertemuan -jadi jika Anda ingin menjadi seorang Sekretaris profesional, Anda perlu memastikan bahwa Anda merasa nyaman dengan membuat catatan secara akurat, baik dengan memanfaatkan shorthand, atau dengan menuliskannya dalam ujud rekaman audio.

Dalam perjalanan karir Anda, serta di waktu lain dalam hidup Anda, Anda mungkin diminta untuk membuat risalah pertemuan. Anda bahkan mungkin diminta untuk mengambil peran formal sebagai Sekretaris kelompok atau organisasi, baik secara sukarela atau sebagai posisi dibayar.

Dalam kapasitas ini adalah penting bahwa Anda tahu apa yang perlu dilakukan, dan mampu membuat catatan yang jelas dan akurat karena peran Sekretaris terutama untuk membuat catatan resmi dari pertemuan.

Tanggung Jawab Sekretaris

Peran Sekretaris dalam setiap kelompok formal adalah untuk menjadi pengatur dari proses pertemuan. Mereka biasanya adalah orang yang membuat pengaturan untuk pertemuan, termasuk RUPST, dan menyimpan catatan formal dari proses dan keputusan kelompok: risalah pertemuan. Ini mungkin termasuk menyimpan catatan korespondensi.

Persiapan: sebelum pertemuan

Ada sejumlah hal yang Sekretaris perlu tahu sebelum pertemuan, sebagian besar yang dapat dengan mudah ditemukan dengan bertanya kepada orang yang akan memimpin pertemuan.

Yang paling penting adalah:

Siapa yang diharapkan untuk membuat pengaturan untuk pertemuan, termasuk mencari tempat dan mengatur untuk minuman yang cocok dan setiap fasilitas? Ini sering dilakukan oleh Sekretaris.

Siapa yang bertanggung jawab untuk mempersiapkan agenda? Setiap ketua rapat akan memiliki preferensi mereka sendiri, tapi ini juga biasanya tanggung jawab kesekretariatan, bekerja dengan ketua rapat. Mungkin ada orang lain yang memiliki hak untuk menambahkan item ke agenda.

Sekretaris memiliki peran dalam memastikan bahwa agenda tidak kelebihan materi yang dibahas, yang mungkin termasuk berdiskusi dengan ketua dan lain-lainnya tentang topik apa yang bisa ditunda untuk pertemuan kemudian, dan apa yang bisa dibahas dalam laporan tertulis.

Jenis catatan atau resume rapat apa yang diperlukan? Apakah mereka harus berupa resume rapat formal yang menetapkan siapa yang mengatakan apa, atau catatan singkat yang mencatat tindakan yang disepakati?

Seberapa cepat catatan atau risalah rapat perlu dibuat dan diedarkan setelah pertemuan?

Apa proses untuk memeriksa catatan rapat untuk publikasi? Beberapa ketua ingin menyetujui risalah rapat sebelum mereka dikirim lebih lanjut, sementara yang lain lebih memilih risalah itu untuk diedarkan ke beberapa peserta kunci pada saat yang sama.

Jika Anda baru untuk peran Anda sebagai Sekretaris, juga layak mencari tahu siapa yang diharapkan untuk hadir, organisasi yang mereka wakili, dan beberapa isu yang telah dibahas di pertemuan sebelumnya.

Ini akan membantu Anda memahami apa yang terjadi. Anda dapat melakukan ini dengan melihat di risalah rapat terakhir pertemuan, dan juga meminta kepada ketua apa saja yang mungkin akan dibahas.

Sekretaris bertanggung jawab untuk mengirimkan naskah-naskah untuk pertemuan. Ini akan mencakup, namun tidak terbatas pada, agenda, risalah pertemuan terakhir, dan setiap naskah untuk diskusi atau informasi.

Pada Hari Pertemuan

Pada hari pertemuan, ada beberapa hal yang harus dilakukan sekretaris:

Pastikan bahwa Anda tahu siapa yang diharapkan untuk menghadiri pertemuan. Jika bangunan memiliki penjaga keamanan, Anda mungkin perlu memberikan daftar peserta.

Pergi ke tempat awal dan memeriksa bahwa semuanya OK. Jika Anda bertanggung jawab untuk pengaturan pertemuan, pastikan bahwa segala sesuatu ada di sana, Ruangan ditata dengan benar, setiap peralatan Audia Video lancar, ada cukup kursi, dan setiap refreshments telah tersedia.

Anda mungkin ingin memberikan beberapa pemikiran untuk siapa duduk di mana, dan bahkan membuat tanda rencana tempat duduk, karena hal ini membuat perbedaan besar pada saat pertemuan. Anda harus memastikan bahwa ketua duduk di tengah dan bahwa Anda duduk di samping mereka.

Pastikan Anda memiliki banyak cadangan salinan naskah  bagi mereka yang tidak membawa salinan. Jika ada banyak naskah mungkin sesuai untuk mengaturnya dalam folder menggunakan nomor halaman/bagian sehingga peserta dapat dengan mudah menemukan naskah yang terkait dengan diskusi saat itu.

Jika Anda menggunakan lencana nama, anda dapat mengaturnya dalam urutan abjad di atas meja di pintu, di mana peserta dapat mengambil lencana itu saat mereka tiba.

Membuat risalah rapat

Selamat datang dan perkenalan

Risalah rapat akan perlu untuk menyertakan daftar lengkap dari mereka yang hadir, dan semua yang mengirim permintaan maaf.

Untuk dapat tenang menulis nama orang yang memperkenalkan diri di sekitar Meja, anda bisa buat sebuah lembar isian yang  meminta orang untuk memberikan nama mereka, organisasi dan rincian kontak. Mencatat setiap permintaan maaf untuk ketidakhadiran yang diberikan selama perkenalan: orang sering memperkenalkan diri sebagai “Saya adalah pengganti bapak Joni… karena beliau sedang sakit… dan di kesempatan itu dia mengirim permintaan maaf”.

Bisnis Utama

Bagaimana Anda mencatat dalam pertemuan tergantung pada seberapa formal risalah rapat tersebut

Jika Anda hanya melaporkan sebuah ringkasan singkat dari diskusi, ditambah setiap poin tindakan, maka Anda dapat cukup mendengarkan diskusi dan kemudian meringkas dalam bentuk catatan.

Namun, jika Anda diharapkan untuk menuliskan poin utama yang dibuat oleh pembicara individu, maka Anda akan perlu untuk membuat lengkap catatan, termasuk nama pembicara atau inisialnya.

Ini soal pilihan Apakah Anda menggunakan laptop atau pena dan kertas untuk membuat catatan, meskipun itu juga anda perlu diskusikan dengan ketua rapat

Petunjuk berguna untuk menulis risalah rapat

Kembangkan singkatan Anda sendiri untuk kata kunci atau frasa atau jargon di bidang Anda sehingga Anda dapat menggunakan inisial untuk frasa umum.

Gunakan inisial untuk mengidentifikasi speaker di catatan Anda. Jika Anda tidak yakin dengan nama tersebut, gunakan organisasi: tidak ada yang keberatan diidentifikasi sebagai ‘ perwakilan dari organisasi x ‘, namun penayangan yang tidak diatribusikan dapat membuat Anda bermasalah.

Jika beberapa orang membuat titik yang sama, cukup tambahkan ‘ X & Y setuju ‘.

Mendukung Proses Rapat

Ini adalah tugas dari ketua untuk mengelola proses pertemuan, tetapi ada beberapa hal yang Sekretaris dapat lakukan untuk membantu.

Ini termasuk:

Dengan tenang memberikan catatan kepada ketua ketika menyoroti masalah apapun dengan waktu yang tepat, atau ketika ada naskah baru saja datang

Rekap dan meringkas diskusi. Hal ini sangat membantu ketika orang mulai membuat poin yang sama lagi.

Mintalah klarifikasi dari suatu bahasan tertentu jika Anda tidak memahaminya. Kemungkinannya adalah bahwa jika Anda tidak, orang lain juga tidak akan paham dan, bagaimanapun, Anda perlu memahaminya dengan benar.

Setelah sebuah tindakan telah disepakati, periksa siapa yang akan melakukan tindakan itu. Hal ini umum untuk sebuah pertemuan yang setuju bahwa tindakan yang diperlukan, dan apa tindakan itu, tanpa menetapkan siapa yang bertanggung jawab untuk action itu. Anda, sebagai Sekretaris, dapat memastikan bahwa hal ini tidak terjadi.

Tergantung pada jenis organisasi, Apakah Anda berada di tingkat yang cukup Junior, atau peran sukarela dan Anda adalah anggota Terpilih dari sebuah Komite, mungkin yang terbaik adalah untuk mendiskusikan tanggung jawab ini dengan ketua sebelum rapat untuk memastikan bahwa intervensi Anda akan disambut baik.

Peringatan!

Sangat mudah untuk anda terganggu oleh diskusi yang menarik dan lupa untuk menulis sesuatu. Cobalah untuk tetap fokus pada tugas Anda setiap saat, bahkan ketika diskusi terjadi di sekitar orang-orang yang dekat dengan anda. Kursi dapat bertanya kepada anda tentang apa yang anda catat setiap saat.

Setelah Rapat

Sekarang pekerjaan benar-benar dimulai!

Yang terbaik adalah mulai menulis risalah rapat sesegera mungkin setelah pertemuan. Namun catatan yang Anda buat dalam pertemuan, catatan itu menjadi tidak akan sejelas setelah 24 jam kemudian, dan jika Anda meninggalkan catatan itu selama dua minggu Anda akan bertanya-tanya apakah yang sebenarnya dibaas dalam pertemuan tersebut.

Risalah rapat harus mengikuti urutan agenda. Bahkan jika seseorang ingin melihat kembali topik tertentu di kemudian hari dalam pertemuan, Anda harus menyertakan diskusi di bawah item agenda asli. Pastikan bahwa Anda menyertakan semua poin kunci yang dibuat dalam diskusi, keputusan yang dibuat dan tindakan yang disetujui, bersama-sama dengan siapa yang bertanggung jawab untuk tindakan.