By : Team Content

Menjadi Supervisor yang efektif

Artikel ini akan memberi gagasan bagaimana anda bisa menjadi supervisor yang efektif dengan cepat…

Menjadi Supervisor yang efektif

Pengawas yang efektif diperlukan dalam semua pengaturan di mana karyawan membutuhkan bimbingan dan pengawasan untuk menyelesaikan tugas, melayani pelanggan, dan memenuhi tenggat waktu.

Seorang supervisor yang terampil adalah komunikator yang efektif, pemecah masalah dan bisa memotivasi karyawan. Dalam rangka untuk menjadi seorang pemimpin yang baik dan mendapatkan yang terbaik dari semua karyawan Anda, Anda perlu memiliki wawasan tentang kekuatan dan kebutuhan perkembangan mereka. Anda juga harus memiliki seperangkat harapan dan tujuan yang jelas.

Yakin pada diri sendiri. Salah satu hal terburuk yang dapat Anda lakukan sebagai pengawas adalah untuk meragukan kemampuan Anda sendiri. Jika Anda masih baru untuk mengawasi orang lain, akuilah bahwa Anda mungkin akan membuat beberapa kesalahan di di perjalanan anda sebagai supervisor, tapi itu tidak berarti Anda bukan pemimpin yang baik. Akui saja anda berbuat salah, tapi kemudian berkomitmen diri untuk melakukan yang terbaik yang Anda bisa.

Anda ingin menjadi seorang supervisor yang efektif? Pelajari lebih lanjut

Perlu diingat bahwa Anda dipekerjakan untuk menjadi pengawas karena atasan Anda percaya bahwa Anda mampu melakukan pekerjaan itu! Sekarang Anda hanya perlu membuktikan atasan Anda benar.

Jangan biarkan diri Anda percaya bahwa bos tidak pernah membuat kesalahan. Tidak ada yang mengharapkan Anda untuk menjadi sempurna kecuali diri Anda sendiri.

Memimpin dengan contoh. Sangat penting untuk memberikan kepada karyawan Anda contoh perilaku model yang baik dari anda. Hanya karena Anda bertanggung jawab tidak berarti Anda tidak lagi harus mematuhi aturan. Jika Anda bekerja keras, berkomitmen, dan etis, karyawan Anda lebih mungkin untuk menjadi seperti itu juga.

Ingatlah untuk tidak membiarkan kekuatan yang baru sebagai seorang supervisor membuat anda arogan. Sangat penting untuk menghormati karyawan Anda jika Anda ingin mereka untuk menghormati Anda sebagai balasannya.

Sikap Anda sama pentingnya dengan tindakan Anda. Selalulah ramah dan profesional.

Konsisten. Sangat penting bahwa karyawan Anda tahu apa yang diharapkan dari Anda. Pastikan untuk selalu meletakkan aturan dan harapan ini bagi karyawan baru dan anda harus menegakkan kebijakan ini secara konsisten. Jika ada perubahan kebijakan, pastikan karyawan memahami kebijakan baru itu.

Cobalah untuk menjaga emosi Anda di bawah kontrol anda sebanyak mungkin.

Selalu memperlakukan karyawan dengan adil, dan jangan membeda-bedakan satu karyawan dengan karyawan lainnya.

Bersedia untuk berubah. Pengawas yang baik tidak dapat sepenuhnya terjebak dalam cara-cara mereka yang selama ini mereka pegang teguh. Mereka harus bersedia untuk mengenali kebiasaan itu ketika pendekatan tertentu tidak jalan dan mulailah membuat perubahan yang sesuai, bahkan jika harus mengakui bahwa caranya selama ini kurang efektif.

Anda juga harus mampu menyesuaikan gaya manajemen Anda dengan kebutuhan karyawan yang berbeda. Beberapa karyawan dapat berkembang di bawah manajemen langsung, sementara yang lain dapat memperoleh manfaat dari lebih banyak kebebasan yang anda berikan. Hal ini adalah tanggung jawab Anda untuk mengenali kebutuhan ini dan bereaksi sesuai dengan situasi bawahan yang anda hadapi.

Ingin mencari terobosan cepat menjadi supervisor yang efektif? Pelajari lebih lanjut…

Ini tidak berarti bahwa Anda harus memiliki standar yang berbeda untuk karyawan yang berbeda dalam peran yang sama. Meskipun Anda mungkin ingin menyesuaikan pendekatan Anda terhadap setiap gaya kerja karyawan, Anda masih harus konsisten dalam ekspektasi dan tindakan disipliner Anda.

SARAN AHLI

Oleh Elizabeth Douglas

Apa yang ahli kami lakukan: “sebagai seorang pemimpin, saya selalu berusaha untuk beradaptasi dan berubah. Saya mencoba untuk mengubah dengan cara yang menghubungkan saya lebih dekat dengan nilai inti saya. Meskipun penting bagi para pemimpin untuk konsisten dengan nilai mereka sehingga orang memahaminya, beradaptasi dengan tantangan dan situasi juga merupakan kekuatan.”

Bertanggung jawab. Sebagai pengawas, Anda bertanggung jawab atas seluruh tim. Jika Anda melewatkan tenggat waktu atau kehilangan klien, jangan arahkan jari dan menyalahkan orang lain atas kesalahan tersebut. Sebaliknya, anda perlu mengevaluasi peran Anda, mengakui kesalahan Anda sendiri, dan buat rencana untuk menghindari membuat kesalahan yang sama di masa depan.

Berkomunikasi secara efektif. Komunikasi sangat penting untuk kepemimpinan yang baik. Anda perlu mengkomunikasikan ekspektasi Anda dengan jelas, Apakah Anda menjelaskan satu proyek atau mengingatkan seluruh tim tentang kebijakan perusahaan.

Pastikan Anda meluangkan waktu untuk mengenal semua karyawan Anda, dan biarkan mereka tahu bahwa Anda tersedia untuk berbicara dengan mereka kapanpun diperlukan.

Komunikasi melibatkan mendengarkan serta berbicara, jadi terbuka untuk mendengarkan apa pun masukan karyawan Anda untuk Anda. Ketika Anda memberikan perhatian pekerja Anda tak terbagi dengan kegiatan lain, mereka merasa dihormati dan lebih bersedia untuk mendengarkan bimbingan Anda. Secara tegas memberikan perintah tanpa mendengarkan dapat mengikis komitmen pekerja dan antusiasme.

Hindari mengajar pekerja atau mengirim arahan dengan cara email bertele-tele. Pikirkan tentang pesan yang paling penting yang ingin Anda sampaikan dan komunikasikan secara tatap muka atau melalui telepon. Tuangkan pikiran anda dalam komunikasi email Anda untuk memastikan bahwa mereka jelas, ringkas, dan respek kepada karyawan.

Pertemuan rutin dengan karyawan akan memberi Anda kesempatan untuk bertanya kepada mereka tentang proyek yang sedang mereka kerjakan, mendengar keluhan pekerja dan kemenangan mereka, mendiskusikan keberhasilan tim, dan Brainstorming solusi untuk masalah baru.

Selalu responsif dengan menjawab email karyawan Anda dan segera menjawab panggilan mereka.

Multitasking sangat nyaman di dunia yang sibuk saat ini, tapi terkadang hal itu tidak sukses. Biarkan karyawan Anda tahu bahwa Anda menghargai waktu mereka dengan menempatkan semua gangguan ke samping anda ketika Anda bertemu dengan mereka.

Menetapkan harapan yang masuk akal. Anda tidak dapat mengharapkan kesempurnaan dari tim Anda, jadi berhati-hatilah tentang over-kritik atau menetapkan tujuan yang berada di luar jangkauan. Ini hanya akan mematahkan semangat karyawan Anda.

Anda masih dapat mengharapkan keunggulan dari karyawan Anda, asalkan keunggulan sebenarnya dapat dicapai.

Luangkan waktu untuk berbicara dengan karyawan Anda tentang harapan Anda dan mendapatkan umpan balik mereka. Jika Anda mendorong diskusi yang jujur, karyawan Anda lebih mungkin untuk membiarkan Anda tahu jika harapan Anda tampak tidak masuk akal.

Anda harus memiliki pemahaman yang baik tentang volume kerja yang sudah ada dan jumlah waktu yang akan mampu membuat karyawan Anda untuk menyelesaikan proyek tertentu sebelum menetapkan batas waktu. Jika Anda tidak memiliki informasi yang tepat, Anda berisiko over-commit terhadap tim Anda.

Mendelegasikan tanggung jawab. Sebagai seorang supervisor, tidak mungkin bagi Anda untuk melakukan semuanya sendiri, jadi Anda harus dapat mempercayai karyawan Anda untuk mengurus hal tanpa Anda. Anda mungkin harus menyerahkan sedikit kontrol anda, tetapi Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada tanggung jawab Anda sendiri dan Anda akan memberikan karyawan Anda kesempatan untuk berkembang.

Ingatlah bahwa Anda masih bertanggung jawab atas pekerjaan karyawan Anda, bahkan jika Anda mendelegasikan tugas tertentu kepada orang lain. Jika Anda tidak sepenuhnya mempercayai karyawan Anda untuk melakukan pekerjaan mereka sendiri, anda bisa membangun beberapa jenis proses pengawasan dan review sampai Anda berpikir bahwa mereka dapat menanganinya dengan efektif

Penghargaan prestasi kerja karyawan. Ketika seorang karyawan melakukan pekerjaan yang baik, penting untuk mengakui hal itu! Berikan semua karyawan Anda kredit untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik dan biarkan mereka tahu bahwa kerja keras mereka dihargai.

Beberapa pengawas merasa terancam oleh karyawan yang berhasil, tetapi ini hanya akan menghambat kemampuan Anda untuk menjadi pengawas yang efektif. Anda harus bangga berkinerja tinggi Anda karyawan, dan anda tidak boleh cemburu terhadap prestasi karyawan itu.

Mendorong pertumbuhan. Salah satu tanggung jawab Anda sebagai pengawas adalah untuk membuka potensi semua karyawan Anda. Anda dapat melakukan ini dengan menawarkan kritik konstruktif dan dengan mencari cara untuk memungkinkan mereka untuk mengambil tanggung jawab baru atau peran baru dalam organisasi.

Perhatikan bakat unik dan keterampilan masing-masing pekerja dan manfaatkan kekuatan tersebut untuk kepentingan proyek atau perusahaan. Sebagai contoh, seorang pekerja mungkin sangat baik pada ponsel tetapi mengetik cukup lambat. Cari kesempatan baginya untuk menerapkan keterampilan teleponnya untuk membangun koneksi perusahaan, menjual produk, atau melayani pelanggan.

Bila memungkinkan, tawarkan pelatihan kepada karyawan untuk membantu mereka belajar keterampilan baru. Seorang pengetik lambat, misalnya, dapat didorong untuk mengambil kelas mengetik atau diberikan tugas mengetik tambahan untuk meningkatkan keahliannya.

Hindari menarik perhatian anda pada kelemahan yang tidak perlu. Fokus yang berlebihan pada kelemahan karyawan dapat mengakibatkan keputusasaan dan semangat karyawan yang rendah.

Gunakan review karyawan sebagai kesempatan untuk kedua memuji karyawan Anda untuk mengenali kekuatan mereka dan untuk menawarkan kritik konstruktif pada apa yang mereka dapat perbuat lebih baik lagi di masa datang. Bagian dari menjadi manajer yang efektif adalah membantu karyawan untuk mengubah kelemahan mereka menjadi kompetensi. Langkah pertama adalah menciptakan kesadaran dari suatu bidang yang perlu dilakukan perbaikan.

Jangan menunggu tinjauan tahunan berikutnya dari karyawan Anda jika Anda dapat menawarkan beberapa kritik konstruktif hari ini!

Menghadapi konflik. Supervisor harus berurusan dengan banyak situasi yang tidak nyaman, dari sengketa antara karyawan hingga harus melakukan PHK. Meskipun mungkin tergoda untuk menghindari menghadapi situasi ini sebanyak mungkin, yang terbaik adalah untuk mengatasi masalah ini dengan sebaik-baiknya

Karyawan Anda tidak akan menghormati Anda jika mereka melihat Anda sebagai seseorang yang melarikan diri dalam menghadapi konflik yang dihadapi.

Ketika melakukan percakapan yang sulit dengan seorang karyawan, selalu fokus pada pengamatan objektif dan menghindari membuat tuduhan yang tidak perlu…

14 Tips Menjadi supervisor yang profesional

Apakah Anda mengawasi seluruh Departemen karyawan atau satu asisten manajer atau kelompok relawan, Anda sebagai pengawas pada akhirnya bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain.

Ini membutuhkan keterampilan dan pengalaman, namun sebagian besar supervisor berakhir dalam posisi mereka tanpa pelatihan atau harapan yang jelas dari peran mereka. Kesulitan mereka diperparah ketika mereka mengawasi  rekan kerjanya yang dulu dalam situasi kerja yang sama dalam situasi tanpa akuntabilitas pribadi.

Agar anda mampu menjadi supervisor yang profesional anda hendaknya mampu:

Menetapkan standar

Sebagai pengawas, Anda bertanggung jawab untuk menjunjung tinggi standar kerja secara jelas dan konsisten bagi orang yang Anda Kelola. Standar menentukan kualitas dan kuantitas dari kerja reguler yang diharapkan seorang karyawan untuk mempertahankan kinerja mereka. Kegagalan untuk memenuhi standar menunjukkan bahwa karyawan tidak mampu atau tidak mau melakukan pekerjaan.

Standar dapat diukur–item yang diselesaikan per menit, frekuensi kesalahan pada deposito bank, jumlah keju yang dibungkus pada pergantian team, margin dicapai pada kesehatan dan alat bantu kecantikan. Tapi standar tidak perlu diukur secara ketat; mereka bisa menjadi gambaran umum dari perilaku yang diharapkan dalam bidang subjektif seperti hubungan pelanggan, menghasilkan tampilan visual, tata letak newsletter, atau cara menelpon. Dan Anda mungkin harus menggunakan standar subjektif untuk area yang belum memiliki sistem canggih untuk mengukur, seperti kecepatan pelayanan di kasir, tingkat pembelian pada produk populer atau tingkat pembusukan terhadap suatu produl.

Mengembangkan standar: Meskipun Anda mungkin tidak sendirian mengembangkan standar untuk kelompok kerja Anda, Anda pasti harus memiliki suara utama dalam proses. Supervisor yang profesional berkonsultasi dengan karyawan mereka karena orang yang melakukan pekerjaan yang sebenarnya sering menjadi penentu dari apa yang mungkin dikerjakan pada kondisi yang ada, dan karena pekerja yang terlibat dalam pembentukan standar lebih cenderung merasa mereka memiliki kepentingan besar dalam mempertahankan standar itu.

Karakteristik supervisor yang profesional

Eugene Jennings dari Michigan State University melakukan studi 2700 pengawas yang dipilih sebagai yang paling efektif oleh manajemen puncak perusahaan dan oleh orang yang bekerja di bawah mereka. Supervisor ini juga memenuhi kriteria efektivitas dalam hal produktivitas Departemen, tingkat tdk hadir, dan pergantian karyawan.

Sifat dan perilaku (dalam urutan prioritas)

  1. Memberikan instruksi kerja yang jelas: berkomunikasi dengan baik pada umumnya, membuat orang lain terlibat dalam pekerjaan itu.
  2. Memuji orang lain ketika mereka pantas mendapatkannya: memahami pentingnya pengakuan; mencari kesempatan untuk membangun rasa hormat dari orang lain.
  3. Bersedia meluangkan waktu untuk mendengarkan: menyadari manfaat dari mendengarkan baik untuk membangun hubungan kerjasama, menghindari ketegangan dan keluhan.
  4. Tetap berpikir bening dan tenang sebagian besar waktu: mempertahankan pengendalian diri, tidak kehilangan/emosinya; dapat diandalkan untuk berperilaku matang dan bertindak tepat.
  5. Percaya diri dan yakin pada diri sendiri.
  6. Memiliki pengetahuan teknis yang tepat dari pekerjaan yang diawasi; menggunakannya untuk melatih, mengajar dan mengevaluasi daripada terlibat dalam melakukan pekerjaan itu sendiri.
  7. Memahami masalah kelompok seperti yang ditunjukkan oleh perhatiannya dalam mendengarkan dan secara jujur berusaha untuk memproyeksikan dirinya ke dalam situasi mereka.
  8. Memperoleh rasa hormat, melalui kejujuran pribadi: tidak mencoba untuk tampil lebih berpengetahuan daripada yang benar, tidak takut untuk mengatakan, “saya tidak tahu” atau “saya membuat kesalahan.”
  9. Adil untuk semua orang; dalam penugasan kerja, penegakan kebijakan dan prosedur yang konsisten; menghindari favoritisme.
  10. Menuntut pekerjaan yang baik dari semua orang: mempertahankan standar kinerja yang konsisten; tidak diam saja ketika ada kelompok yang kinerjanya kendur; memberlakukan disiplin kerja.
  11. Memperoleh kepercayaan dari karyawan: bersedia mewakili kelompok untuk manajemen yang lebih tinggi, terlepas dari kesepakatan atau ketidaksetujuan dengan mereka.
  12. Memperjuangkan kelompok: akan bekerja untuk kepentingan terbaik dan adil dari kelompok kerja; loyalitas pada manajemen yang lebih tinggi dan kelompok kerja.
  13. Rendah hati, “tidak sombong”; mengingat bahwa dia hanyalah orang dengan pekerjaan yang berbeda untuk dilakukan daripada pekerja yang ia awasi.
  14. Mudah untuk berbicara dengan: menunjukkan keinginan untuk memahami tanpa mematikan umpan balik melalui penghinaan, menilai, moralisasi.

Namun, ini bukan untuk mengatakan Anda dapat meninggalkan standar kerja hingga kebijaksanaan individu, karena Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kualitas dan kuantitas pekerjaan memenuhi kebutuhan perusahaan.

Juga, jangan berharap pekerja baru untuk berpartisipasi dalam mengembangkan standar kerja mereka sendiri. Mereka harus terlebih dahulu belajar untuk melakukan standar yang berlaku sebelum memberikan masukan tentang bagaimana mereka dapat diubah.

Menerapkan standar: Anda harus menegaskan standar di setiap titik dalam proses manajemen personil. Ketika mempekerjakan orang untuk mengisi lowongan pekerjaan, Anda menentukan persyaratan pekerjaan, yaitu pengalaman atau pelatihan yang harus dimiliki oleh pelamar dalam rangka untuk diberikan pertimbangan lebih lanjut. Kemudian seleksi akhir, di mana Anda harus memiliki suara memutuskan, keputusan itu dibuat dengan mengacu pada persyaratan ini.

Dalam pelatihan, Apakah Anda melakukannya sendiri atau mendelegasikan tugas kepada orang lain, standar kerja menjadi kriteria dimana Anda menentukan keberhasilan pelatihan. Anda menguraikan apa yang pekerja baru harus mampu lakukan setelah dilatih.

Semua pekerja baru harus menerima standar secara tertulis sehingga mereka tahu sebelumnya apa yang Anda dan dari perusahaan yang diharapkan dari mereka.

Dalam mengevaluasi pekerja baru dan berpengalaman, perbandingan kinerja mereka dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya harus berjalan serasi untuk memastikan objektivitas dan keadilan dari semua evaluator.

Di luar evaluasi berkala, supervisor memiliki kewajiban–menyediakan pembinaan yang berkelanjutan untuk membantu pekerja meningkatkan dan mempertahankan kinerja yang memuaskan. Ini menyiratkan keberadaan dan penegasan standar yang diketahui.

Penelitian yang luas dan pengalaman kita sendiri memberitahu kita bahwa umpan balik sehari-hari adalah motivator yang jauh lebih kuat daripada sekali atau dua kali setahun evaluasi kinerja.

Memotivasi Pekerja

Fran Tarkenton, mantan NFL quarterback dan manajemen sekarang konsultan, berkata: “ada tiga elemen dasar dalam lingkungan karyawan bahwa manajer dapat mengubah untuk meningkatkan kinerja: 1) contoh yang dilakukan manajer, 2) arah yang diberikan kepada karyawan, 3) konsekuensi wajar yang akan mengikuti kinerja. ”

Menetapkan contoh positif berarti hidup sesuai dengan standar yang Anda minta dari orang yang Anda awasi–selalu datang untuk bekerja tepat waktu, menahan diri dari panggilan telepon pribadi yang panjang, memperlakukan pelanggan dengan penuh bantuan dan hormat. Jangan remehkan perilaku anda yang sepele, dan tidak anda sadari terhadap perilaku Anda. Jika Anda sering mengeluh dan mengeluh ketika Anda harus bekerja di kasir, berbicara sinis tentang “para pelanggan,” gagal untuk menghadiri pertemuan anggota, atau menganggap pekerjaan lantai sebagai “pekerjaan rendahan” dibanding pekerja di kantoran yang lebih tinggi, seberapa efektif Anda dapat memotivasi pekerja untuk menempatkan prioritas layanan pelanggan?

Menyediakan arahan mencakup memprioritaskan proyek dan tugas sehari-hari, serta menetapkan standar dan sasaran. Hasil penelitian menunjukkan secara cukup meyakinkan bahwa kinerja meningkat secara signifikan ketika karyawan memiliki tujuan tertentu dan meningkatkan kinerja mereka bahkan lebih ketika mereka berpartisipasi dalam menetapkan tujuan.

Dari tiga unsur motivasi, memberikan konsekuensi mungkin yang memiliki dampak paling kuat dan paling diabaikan. Seringkali pengawas berasumsi bahwa karena mereka tidak mengendalikan sistem imbalan organisasi mereka, mereka tidak dapat memberikan konsekuensi yang bermakna untuk pekerjaan yang sangat baik.

Tapi ini tidak perlu membuat anda tidak memberikan penguatan positif untuk karyawan melakukan umpan balik yang baik dan spesifik untuk meningkatkan kinerja mereka. Anda dapat memberikan imbalan tak berwujud namun sangat dihargai kepada orang yang Anda awasi dengan membiarkan mereka tahu apa yang Anda hargai dalam pekerjaan mereka, memberi mereka pengakuan publik, meminta pendapat mereka, mendengarkan dengan penuh gagasan mereka.

Beberapa situasi yang menyerukan penguatan positif adalah:

  • Bekerja melebihi panggilan tugas, bekerja lebih dari yang diharapkan;
  • Kerja yang secara konsisten memenuhi ekspektasi Anda, menunjukkan komitmen dan keandalan;
  • Ide kreatif atau saran, solusi untuk masalah yang dihadapi sehari-hari;

Hasil dari perilaku penelitian menunjukkan bahwa orang berusaha lebih keras ketika dipuji dan bahwa pelaku marginal akan terus meningkatkan kinerja mereka.

Untuk menjadi motivator yang efektif, pujian Anda harus spesifik, tepat waktu dan tulus. Fokus pada tindakan tunggal, konsentrasi pada peristiwa terbaru dan kontribusi nilai riil karyawan terhadap perusahaan. Jangan menunggu evaluasi kinerja formal dan tidak pujian tanpa mengacu pada perilaku tertentu.

Pekerja juga perlu umpan balik konstruktif Anda, yang memungkinkan mereka tahu persis apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja.

Pedoman untuk kritik sama dengan pujian. Jadilah spesifik, tepat waktu dan berhubungan dengan perbaikan yang diinginkan untuk kebutuhan perusahaan. Pelatihan informal dari anda yang konstan mengambil akan mengurangi ketakutan dan intensitas dari evaluasi kinerja secara periodik.

Resolusi Konflik

Ketika konflik timbul antara pekerja yang anda awasi, Anda bertanggung jawab untuk melihat bahwa kualitas dan kuantitas pekerjaan tidak berkurang. Ini termasuk mencegah konflik yang melibatkan lebih banyak orang-rekan kerja, dan anggota tim dan hal ini akan menyita banyak waktu kerja. Anda tidak bertanggung jawab untuk merasa bahwa orang harus saling menyukai antara satu dan lainnya.

Author

Comments are closed.