Articles

Proses Manajemen Pengetahuan

Proses Manajemen Pengetahuan

By: Team Content

Proses Manajemen Pengetahuan
Proses Manajemen Pengetahuan

Manajemen pengetahuan adalah aktivitas yang dipraktikkan oleh perusahaan di seluruh dunia. Dalam proses manajemen pengetahuan, perusahaan-perusahaan ini mengumpulkan informasi secara komprehensif dengan menggunakan banyak metode dan alat.

Kemudian, informasi yang dikumpulkan diatur, disimpan, dibagikan, dan dianalisis menggunakan teknik yang ditentukan.

Analisis informasi tersebut akan didasarkan pada sumber daya, dokumen, orang, dan keterampilan mereka.

Informasi yang dianalisis dengan benar kemudian akan disimpan sebagai ‘pengetahuan’ tentang perusahaan. Pengetahuan ini nantinya digunakan untuk kegiatan seperti pengambilan keputusan organisasi dan pelatihan anggota staf baru.

Ada banyak pendekatan untuk manajemen pengetahuan sejak awal. Sebagian besar pendekatan awal adalah penyimpanan manual dan analisis informasi. Dengan diperkenalkannya komputer, sebagian besar pengetahuan organisasi dan proses manajemen telah dilakukan secara otomatis.

Oleh karena itu, penyimpanan, pengambilan dan pembagian informasi menjadi mudah. Saat ini, sebagian besar perusahaan memiliki kerangka manajemen pengetahuan mereka sendiri. Kerangka kerja mendefinisikan poin pengumpulan pengetahuan, teknik pengumpulan, alat yang digunakan, alat dan teknik penyimpanan data dan mekanisme analisis.

Proses Manajemen Pengetahuan

Proses manajemen pengetahuan bersifat universal untuk perusahaan mana pun. Terkadang, sumber daya yang digunakan, seperti alat dan teknik, bisa unik untuk lingkungan organisasi.

Proses Manajemen Pengetahuan memiliki enam langkah dasar yang dibantu oleh alat dan teknik yang berbeda. Ketika langkah-langkah ini diikuti secara berurutan, data berubah menjadi pengetahuan.

Langkah 1: Mengumpulkan

Ini adalah langkah terpenting dari proses manajemen pengetahuan. Jika Anda mengumpulkan data yang salah atau tidak relevan, pengetahuan yang dihasilkan mungkin bukan yang paling akurat. Oleh karena itu, keputusan yang dibuat berdasarkan pengetahuan tersebut bisa jadi tidak akurat juga.

Ada banyak metode dan alat yang digunakan untuk pengumpulan data. Pertama, pengumpulan data harus menjadi prosedur dalam proses manajemen pengetahuan. Prosedur ini harus didokumentasikan dengan baik dan diikuti oleh orang-orang yang terlibat dalam proses pengumpulan data.

Prosedur pengumpulan data menentukan titik pengumpulan data tertentu. Beberapa poin mungkin merupakan ringkasan dari laporan rutin tertentu. Sebagai contoh, laporan penjualan bulanan dan laporan kehadiran harian dapat menjadi dua sumber yang baik untuk pengumpulan data.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Effective Knowledge Management

Dengan titik pengumpulan data, teknik dan alat ekstraksi data juga ditentukan. Sebagai contoh, laporan penjualan dapat berupa laporan berbasis kertas di mana operator entri data perlu memasukkan data secara manual ke database sedangkan, laporan kehadiran harian dapat berupa laporan online yang langsung disimpan di database.

Selain titik pengumpulan data dan mekanisme ekstraksi, penyimpanan data juga ditentukan pada langkah ini. Sebagian besar organisasi sekarang menggunakan aplikasi database perangkat lunak untuk tujuan ini.

Langkah 2: Pengorganisasian

Data yang dikumpulkan perlu diatur. Organisasi ini biasanya terjadi berdasarkan aturan tertentu. Aturan-aturan ini ditentukan oleh organisasi.

Sebagai contoh, semua data terkait penjualan dapat diarsipkan bersama dan semua data terkait staf dapat disimpan dalam tabel database yang sama. Jenis organisasi ini membantu menjaga data secara akurat dalam database.

Jika ada banyak data dalam database, teknik seperti ‘normalisasi’ dapat digunakan untuk mengatur dan mengurangi duplikasi.

Dengan cara ini, data disusun secara logis dan terkait satu sama lain untuk pengambilan yang mudah. Ketika data melewati langkah 2, itu menjadi informasi.

Langkah 3: Meringkas

Dalam langkah ini, informasi diringkas untuk diambil intinya. Informasi yang panjang disajikan dalam bentuk tabel atau grafik dan disimpan dengan baik.

Untuk meringkas, ada banyak alat yang dapat digunakan seperti paket perangkat lunak, bagan (Pareto, sebab-akibat), dan teknik yang berbeda.

Langkah 4: Menganalisis

Pada tahap ini, informasi dianalisis untuk menemukan hubungan, redundansi, dan polanya.

Seorang ahli atau tim ahli harus ditugaskan untuk tujuan ini karena pengalaman orang / tim memainkan peran penting. Biasanya, ada laporan yang dibuat setelah analisis informasi.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang How to Prepare and Implement Company Manuals

Langkah 5: Mensintesis

Pada titik ini, informasi menjadi pengetahuan. Hasil analisis (biasanya laporan) digabungkan bersama untuk mendapatkan berbagai konsep dan artefak.

Pola atau perilaku satu entitas dapat diterapkan untuk menjelaskan entitas lain, dan secara kolektif, organisasi akan memiliki sekumpulan elemen pengetahuan yang dapat digunakan di seluruh organisasi.

Pengetahuan ini kemudian disimpan dalam basis pengetahuan organisasi untuk digunakan lebih lanjut.

Biasanya knowledge base merupakan implementasi perangkat lunak yang dapat diakses dari manapun melalui internet.

Anda juga dapat membeli perangkat lunak basis pengetahuan semacam itu atau mengunduh implementasi sumber terbuka yang sama secara gratis.

Langkah 6: Pengambilan Keputusan

Pada tahap ini, pengetahuan digunakan untuk pengambilan keputusan. Sebagai contoh, ketika memperkirakan jenis proyek atau tugas tertentu, pengetahuan yang terkait dengan perkiraan sebelumnya dapat digunakan.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Project Management

Ini mempercepat proses estimasi dan menambah akurasi tinggi. Ini adalah bagaimana manajemen pengetahuan organisasi menambah nilai dan menghemat uang dalam jangka panjang.

Kesimpulan

Manajemen pengetahuan adalah praktik penting untuk organisasi perusahaan. Pengetahuan organisasi menambah manfaat jangka panjang bagi organisasi dalam hal keuangan, budaya, dan orang.

Oleh karena itu, semua organisasi yang matang harus mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk manajemen pengetahuan guna meningkatkan operasi bisnis dan kemampuan organisasi secara keseluruhan.