Tugas Supervisor dan Cara Menjadi Supervisor yang Efektif

By: Team Content

Peran seorang supervisor adalah menjadi pemecah masalah yang mendukung bawahan, mempertimbangkan saran dan gagasan mereka tetapi tidak mengkritik mereka.

Supervisor adalah orang yang tertarik untuk membantu karyawan untuk melakukan tugas mereka lebih baik. Supervisor memberikan bimbingan, pelatihan, dukungan, dorongan, dan advokasi untuk hak karyawan. Supervisor mengambil kendali atas kinerja tugas, memonitor pekerjaan karyawan dan membuat evaluasi berdasarkan indikator kinerja utama.

Apakah Anda seorang supervisor tim dalam proyek bangunan atau kampanye Audit Keuangan, Anda akan melakukan serangkaian fungsi dan tugas umum. Tugas supervisor mengasumsikan fungsi utama berikut:

1. Menyediakan pengawasan yang efektif

Jelaskan tujuan perusahaan dan tujuan proyek dan berbagi dokumentasi yang sesuai dengan kebutuhan bawahan sebanyak mungkin

Libatkan staf dalam proses pengambilan keputusan. Bawahan Anda mungkin memiliki wawasan yang akan menuntun pada keputusan yang lebih baik. Hormati kontribusi mereka dan biarkan mereka tahu bahwa mereka dapat dipercaya, berkomitmen dan disiplin diri.

Di luar pertemuan formal, Bicaralah dengan staf secara informal. Pendekatan ini akan membantu Anda memahami pandangan mereka dan mempelajari pendapat tanpa bertanya secara langsung. Belajarlah untuk mendengarkan mereka dan tidak kritis terhadap pendapat mereka karena menjadi akrab dengan bawahan Anda akan membantu Anda menjadi pengawas yang lebih efektif.

Selama pertemuan, identifikasi keputusan atau masalah yang bawahan rasakan signifikan, dan di mana mereka ingin terlibat. Pertimbangkan ide, keinginan dan rekomendasi mereka setiap kali mungkin. Bawahan lebih termotivasi untuk bekerja keras pada tugas jika mereka merasa mereka membantu untuk memecahkan masalah. Pastikan bahwa semua karyawan yang akan terlibat dalam proses pengambilan keputusan memiliki kesempatan untuk membuat pernyataan dan saran mereka.

Pelajari lebih lanjut tentang Supervisor – Transisi dari Staf Menjadi Supervisor

Melibatkan staf untuk membuat rekomendasi dalam agenda pertemuan. Lampirkan selembar kertas di papan pengumuman sehari sebelum pertemuan sehingga setiap karyawan dapat berpartisipasi terhadap subyek itu atau ia ingin mendiskusikan dengan anda. Doronglah partisipasi aktif kepada anggota staf di pertemuan.

2. Menetapkan sasaran kinerja

Supervisor harus bekerja pada pengembangan satu set tujuan kinerja. Sasaran kinerja harus didefinisikan untuk setiap karyawan dan tim. Target individual menguraikan daftar tugas per anggota tim, serta tanggal jatuh tempo untuk menyelesaikan daftar tugas ini. Tujuan kinerja tim dapat dicapai dengan penyelesaian target kinerja individual. Ketika setiap karyawan bekerja untuk memenuhi tujuan kinerja kelompok, tujuan kinerja tim lebih mungkin dicapai tepat waktu. Tujuan kinerja harus ditentukan dalam konsultasi dengan anggota tim dalam bentuk pertemuan. Supervisor harus memotivasi staf untuk mencapai target kinerja mereka melalui usaha mereka sendiri. Ada beberapa aturan yang harus dilakukan Pengawas saat menetapkan sasaran kinerja:

• Spesifik dan komprehensif
• Kuantitatif bila memungkinkan, dan kualitatif bila sesuai dengan masalah yang dibahas
• Waktu terbatas, diprioritaskan, dan dengan deadline yang jelas, tanggal mulai/selesai
• Secara jernih anda umumkan dan jelaskan, sehingga tidak ada keraguan Apakah tujuan telah terpenuhi atau tidak

3. Mengidentifikasi alasan terjadinya masalah kinerja

Kita hidup di dunia yang tidak sempurna, dan itulah mengapa kita tidak dapat membuat sistem pengawasan yang akan benar-benar bebas masalah. Konflik dan masalah tidak dapat dihindari. Supervisor membantu menyelesaikan masalah yang terjadi pada karyawan. Tapi terkadang untuk beberapa alasan, karyawan mungkin tidak mau melaporkan masalah kepada atasan, dan hal ini membuat masalah terselubung dan tidak jelas. Dalam hal ini, pengawas harus melakukan upaya ekstra untuk mengetahui apakah masalah ada. Setelah masalah terdeteksi dan diketahui dengan jelas, diharapkan bahwa pengawas mendefinisikan sifat masalah sebelum mengambil langkah perbaikan. Ada daftar pertanyaan yang harus dipertimbangkan pengawas:

• Apa sebenarnya yang salah?
• Kapan masalah muncul?
• Adakah karyawan yang terlibat dalam masalah?
• Dimana tepatnya masalah terjadi?
• Apa alasan dari masalah?
• Sumber daya apa yang akan diperlukan untuk memecahkan masalah?

Setelah Anda telah mengidentifikasi alasan masalah kinerja, langkah berikutnya adalah untuk menerapkan program untuk perbaikan. Program ini tergantung pada proyek atau tindakan tertentu, jadi Anda harus mengembangkan program yang didasarkan pada kekhususan proyek/aktivitas kampanye yang di mana Anda terlibat.

Tanggung Jawab Dan Tugas Supervisor Produksi

1. Mengidentifikasi semua masalah dalam tim dan memberikan dukungan terus-menerus kepada semua anggota sesuai dengan standar operasi setiap hari.
2. Mengawasi kerja yang efektif dari personil produksi dan mempersiapkan jadwal produksi yang efektif dan memastikan kepatuhan terhadap semua kebijakan perusahaan.
3. Mengelola semua pekerjaan sesuai dengan prinsip QRQC dan merekomendasikan strategi untuk meningkatkan proses dan mengurangi faktor yang menghambat tercapainya tujuan.
4. Menjaga catatan dari semua data kehadiran dan memberikan pelatihan yang efektif untuk semua anggota staf.
5. Berkoordinasi dengan tim peralatan dan proses dan memastikan kepatuhan terhadap semua protokol dan menjaga kualitas produk.
6. Siapkan jadwal liburan untuk semua karyawan dan pastikan tidak berpengaruh pada produksi.
7. Kelola dan Prioritaskan semua proses produksi dan Terapkan semua rencana produksi.
8. Memastikan kepatuhan terhadap semua kebijakan lokal untuk mencapai semua tujuan produksi dan memberikan umpan balik yang sesuai untuk semua karyawan.
9. Mengembangkan dan memelihara hubungan yang efektif dengan seluruh karyawan perusahaan di berbagai tingkatan organisasi.
10. Siapkan dokumen yang diperlukan dan Kelola semua Invoice di spreadsheet dan Menjaga dan menyimpan catatan semua dokumen.
11. Menganalisa persyaratan staf dan memastikan kesesuaian yang efisien untuk jadwal produksi dan anggaran untuk semua proses produksi.
12. Mengevaluasi dan memelihara semua anggaran Departemen dan menganalisa semua penyimpangan anggaran yang mungkin terjadi
13. Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan tempat kerja sesuai dengan tujuan keselamatan.
14. Daftar tugas dan tanggung jawab yang tepat dapat hanya dibuat ketika daftar menyangkut posisi tertentu.

Namun, tugas dan tanggung jawab berikut khas dari supervisor:

• Menjaga pemeliharaan
• lancar dan efisien.
• Mempromosikan kerja tim.
• Menjaga disiplin.
• Mempertahankan semangat tinggi terhadap aktivitas operasi yang berjalan
• Mendapatkan orang yang tepat agar pekerjaan yang selesai tepat waktu.
• Menjaga kualitas dan kuantitas kerja.
• Memeriksa dan memeriksa pekerjaan dan personel.
• Mencegah kecelakaan dan mengendalikan bahaya
• dan bahan berbahaya.
• Menggunakan dan menyimpan bahan secara ekonomis.
• Menyimpan catatan dan menyiapkan laporan.
• Perencanaan dan penjadwalan kerja.
• Melatih personil.
• Pengadaan perlengkapan dan peralatan untuk melakukan pekerjaan.
• Memberikan perintah dan petunjuk.
• Menjaga hubungan dengan unit lain,

Selain tugas dan kewajiban yang disebutkan di atas, yang bertanggung jawab, tujuh bidang utama berikut tugas umum supervisor untuk semua posisi pengawasan:

1. Produksi

Pengawas bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pekerjaan dilakukan dengan benar dan tepat waktu.

Hal ini berlaku baik di kantor dan di pusat kerja.

Untuk memenuhi tujuan ini, pengawas harus berfungsi di tiga cara utama:

• Atur dan rencanakan beban kerja untuk memastikan produksi maksimum dengan usaha minimum.
• Mendelegasikan kewenangan untuk menyelesaikan pekerjaan,tugas, dengan mengingat bahwa keputusanmerupakan tanggung jawab dari supervisor.
• Mengontrol beban kerja dan melihat bahwa semua pekerjaanselesai dengan benar.

2. Keselamatan, Kesehatan, dan kesejahteraan fisik

Keselamatan dan produksi berjalan beriringan.

Pelajari lebih lanjut tentang The Ultimate Supervisor

Pengawas yang baik menekankan keselamatan kepada kru; memberika contoh dengan bekerja dengan aman; mengajarkan keselamatan sebagai bagian dari setiap pekerjaan; dan, yang terpenting, rencanakan setiap pekerjaan dengan keselamatan dalam pikiran.

Seorang supervisor yang baik tidak menunggu sampai setelah kecelakaan terjadi untuk memulai program keselamatan.

Menunjukkan kepedulian atas kesehatan dan kesejahteraan fisik kru Anda akan memudahkan team dalam peningkatan produksi. Hal itu akan menambah perasaan mereka kepercayaan dan keyakinan dalam diri Anda sebagai pengawas Divisi dan akan meningkatkan banyaknya rasa hormat yang mereka miliki untuk Anda.

3. Pengembangan kerjasama

mengembangkan kerjama di antara anggota Divisi Anda adalahpenting untuk produksi yang efektif. Beberapa pengawas, cenderung mengabaikan perlunya kerja sama dalam dua arah dengan pihak lain, hal ini akan mengakibatkan kinerja mereka bisa terganggu.