Menangani Layanan Pelanggan saat Bisnis Anda Berkembang

By: Team Content

Saat Anda pertama kali memulai perjalanan profesional sebagai bisnis kecil, beberapa aspek menjalankan perusahaan lebih mudah dikelola daripada yang lain. Terlepas dari industrinya, komponen kunci dari setiap bisnis yang sukses adalah solusi layanan pelanggan yang andal dan dapat diakses.

Ketika sebuah perusahaan berada dalam tahap awal, sebuah tim kecil biasanya dapat menangani layanan pelanggan tanpa banyak berpikir karena permintaan yang lebih kecil untuk layanan tersebut. Tetapi saat bisnis lepas landas, kebutuhan pelanggan akan tumbuh dan berubah, dan perhatian yang lebih aktif perlu diberikan untuk mengembangkan dan menerapkan program dukungan klien yang cerdas. Itu sebabnya banyak perusahaan mempertimbangkannya upaya layanan pelanggan outsourcing , dan kami membahasnya lebih lanjut di bawah ini.

Untuk membantu Anda memulai, berikut adalah beberapa langkah dan ide kunci yang perlu dipertimbangkan untuk mempersiapkan perusahaan Anda dengan baik saat momen pertumbuhan yang penting itu tiba.

Fokus Menjadi Proaktif, Bukan Reaktif

Pada tahap awal pengembangan bisnis, seringkali sulit untuk menerapkan taktik dukungan pelanggan yang konsisten karena Anda tidak tahu persis jenis masalah apa yang akan dihadapi klien Anda. Dan untuk mengetahui jenis bantuan apa yang perlu ditawarkan, Anda harus mengalami periode trial and error di mana masalah diselesaikan dengan cepat.

Ini adalah waktu yang berharga bagi sebuah perusahaan karena, terutama pada tahap awal pendirian usaha kecil, Anda masih memiliki kemampuan untuk menangani keluhan dan penyelesaian masalah dengan sekelompok kecil pekerja yang berdedikasi. Begitu bisnis tumbuh dan permintaan dukungan meningkat, Anda belum tentu memiliki kebebasan dan waktu itu.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Customer Service Skills

Lakukan kerja keras sekarang, pada tahap awal, untuk mencari tahu jenis layanan apa yang dibutuhkan untuk membuat klien Anda senang dan bisnis Anda berjalan lancar. Ini akan membuahkan hasil sepuluh kali lipat dalam jangka panjang.

Menetapkan Proses Layanan Pelanggan yang Andal

Saat bisnis Anda berkembang, penting untuk menggambarkan aspek-aspek tertentu dari bisnis agar semuanya tetap fokus dan teratur. Sebagian besar dari ini adalah membangun jalur kontak khusus untuk hubungan pelanggan, seperti membuat alamat email dan nomor telepon yang berbeda untuk departemen yang berbeda. Layanan pelanggan adalah departemen paling umum yang akan coba dijangkau klien, jadi bangun sistem dan kembangkan tim yang bekerja untuk pelanggan dan untuk bisnis.

Permudah klien untuk menghubungi perusahaan Anda dengan cara yang Anda inginkan untuk dihubungi. Misalnya, banyak perusahaan yang berhasil memanfaatkan fitur obrolan langsung di situs web perusahaan mereka. Memiliki fitur-fitur ini tersedia bagi pengguna mendorong mereka untuk menghubungi layanan pelanggan secara online daripada melalui telepon, yang berarti perwakilan dapat membantu banyak pengguna secara bersamaan. Ini dapat meningkatkan produktivitas dan menunjukkan layanan berpengetahuan luas berkaliber tinggi kepada pelanggan.

Cari Umpan Balik Pelanggan

Meskipun mungkin tampak tidak perlu dipikirkan, penting untuk memahami bagaimana prosedur layanan pelanggan Anda dapat ditingkatkan. Hubungi klien setelah mereka berinteraksi dengan tim Anda untuk mempelajari tentang pengalaman mereka . Kuesioner email sederhana sangat membantu mengumpulkan pengetahuan yang berguna tentang perspektif pengguna. Selain itu, pelanggan merasa opini mereka dihargai dan dihormati. Ini sama-sama menguntungkan.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Customer Experience Management 

Pertimbangkan Outsourcing

Pada akhirnya, bisnis hanya bisa bertahan selama mereka menarik basis pelanggan mereka dan membuat keputusan keuangan yang cerdas. Dan banyak perusahaan mungkin mencapai titik di mana mereka tidak memiliki energi atau sumber daya karyawan untuk menangani secara memadai layanan yang diperlukan agar berhasil membantu klien.

Jika momen ini muncul, pertimbangkan untuk melakukan outsourcing ke departemen layanan pelanggan Anda. Ada puluhan pro dan kontra outsourcing yang harus diperiksa dan dipertimbangkan dengan cermat sebelum membuat keputusan ini, tetapi seringkali manfaatnya lebih besar daripada kekurangannya. Outsourcing dapat menghemat banyak uang bagi perusahaan yang dapat digunakan untuk memperkuat aspek lain dari bisnis Anda. Selain itu, outsourcing berpotensi meningkatkan pengalaman layanan pelanggan secara keseluruhan ketika perusahaan yang tepercaya dan andal digunakan.

Semua bisnis kecil bermimpi untuk berkembang. Dan ketika hari itu tiba, persiapan menyeluruh untuk meningkatkan layanan pelanggan sangat penting untuk kesuksesan perusahaan Anda.