Apa Itu Manajemen Waktu?

By : Team Content

Definisi Manajemen Waktu

“Manajemen waktu” adalah proses pengorganisasian dan perencanaan bagaimana membagi waktu Anda di antara aktivitas tertentu. Manajemen waktu yang baik memungkinkan Anda untuk bekerja dengan lebih cerdas – bukan lebih keras – sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat, bahkan ketika waktu terbatas dan tekanan tinggi. Gagal mengatur waktu merusak keefektifan Anda dan menyebabkan stres.

Sepertinya tidak pernah ada cukup waktu dalam sehari. Tetapi, karena kita semua memiliki waktu 24 jam yang sama, mengapa beberapa orang mencapai lebih banyak dengan waktu mereka daripada yang lain? Jawabannya terletak pada manajemen waktu yang baik.

Orang yang berprestasi tertinggi mengelola waktu mereka dengan sangat baik. Dengan menggunakan teknik manajemen waktu di bagian ini, Anda dapat meningkatkan kemampuan Anda untuk berfungsi lebih efektif – bahkan ketika waktu terbatas dan tekanan tinggi.

Manajemen waktu yang baik membutuhkan perubahan penting dalam fokus dari aktivitas ke hasil: sibuk tidak sama dengan menjadi efektif . (Ironisnya, yang sebaliknya seringkali lebih mendekati kebenaran.)

Menghabiskan hari Anda dalam hiruk-pikuk aktivitas sering kali menghasilkan lebih sedikit, karena Anda membagi perhatian Anda di antara begitu banyak tugas yang berbeda. Manajemen waktu yang baik memungkinkan Anda bekerja dengan lebih cerdas – bukan lebih keras – sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.

Apa Itu Manajemen Waktu?

“Manajemen waktu” mengacu pada cara Anda mengatur dan merencanakan berapa lama Anda menghabiskan waktu untuk aktivitas tertentu.

Mungkin tampak berlawanan dengan intuisi untuk mendedikasikan waktu yang berharga untuk mempelajari tentang manajemen waktu, daripada menggunakannya untuk melanjutkan pekerjaan Anda, tetapi manfaatnya sangat besar :

• Produktivitas dan efisiensi yang lebih besar.
• Reputasi profesional yang lebih baik.
• Lebih sedikit stres.
• Meningkatnya peluang untuk kemajuan.
• Kesempatan yang lebih besar untuk mencapai tujuan hidup dan karier yang penting.

Gagal mengatur waktu Anda secara efektif dapat menimbulkan beberapa konsekuensi yang sangat tidak diinginkan:

• Tenggat waktu terlewat.
• Alur kerja yang tidak efisien.
• Kualitas kerja yang buruk.
• Reputasi profesional yang buruk dan karir yang terhenti.
• Tingkat stres yang lebih tinggi.

Menghabiskan sedikit waktu untuk mempelajari teknik-teknik manajemen waktu akan memberikan manfaat besar sekarang – dan sepanjang karir Anda.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang Time Management, Hubungi Ke Nomor 0813-2161-6080 / Email : [email protected]

7 Keterampilan dan Strategi Manajemen Waktu Penting untuk Bekerja

Untuk maju dalam karir Anda, menyelesaikan proyek Anda dengan sukses dan untuk mendapatkan promosi atau kenaikan gaji, Anda harus belajar untuk secara konsisten fokus pada aktivitas yang memberikan manfaat paling besar bagi proyek dan klien Anda. Semakin baik Anda dalam mempertahankan fokus dan mengatur waktu, semakin banyak yang akan Anda capai, dan semakin mudah bagi Anda untuk meninggalkan kantor tepat waktu. Keterampilan manajemen waktu yang efektif tidak hanya memungkinkan Anda mendapatkan hasil yang lebih baik di tempat kerja, tetapi juga membantu Anda menahan stres dan menjalani kehidupan yang lebih memuaskan di luar pekerjaan.

Strategi berikut akan membantu Anda menyelesaikan hal yang benar dalam waktu yang lebih singkat.

1. Mulailah hari Anda dengan fokus yang jelas.

Aktivitas pertama yang berhubungan dengan pekerjaan pada hari Anda harus menentukan apa yang ingin Anda capai hari itu dan apa yang mutlak harus Anda capai. Perjelas tujuan ini sebelum Anda memeriksa email Anda dan mulai menanggapi pertanyaan dan menyelesaikan masalah. Menetapkan fokus yang jelas untuk hari Anda mungkin memerlukan sedikitnya lima menit, tetapi dapat menghemat beberapa jam waktu dan tenaga yang terbuang percuma.

2. Miliki daftar tugas yang dinamis.

Catat tugas dan aktivitas yang harus Anda lakukan dalam daftar dan perbarui secara rutin sepanjang hari. Kunjungi kembali daftar ini sesering mungkin dan tambahkan item baru segera setelah muncul. Pastikan daftar Anda memberikan gambaran singkat tentang segala sesuatu yang mendesak dan penting, dan ingatlah untuk memasukkan kegiatan strategis dan membangun hubungan serta tugas operasional.

3. Fokus pada aktivitas bernilai tinggi.

Sebelum Anda memulai sesuatu yang baru, kenali aktivitas yang akan memiliki efek paling positif pada proyek Anda, tim Anda, dan klien Anda jika Anda harus menanganinya sekarang. Tahan godaan untuk membersihkan barang-barang yang lebih kecil dan tidak penting terlebih dahulu. Mulailah dengan apa yang paling penting.

Untuk membantu Anda menilai aktivitas mana yang harus difokuskan pertama kali, tanyakan yang berikut ini:

• Apa yang paling dibutuhkan klien atau tim saya dari saya saat ini?
• Apa yang akan menyebabkan paling banyak masalah jika tidak diselesaikan?
• Kontribusi terbesar apa yang dapat saya berikan saat ini?
• Tugas strategis apa yang harus saya tangani hari ini untuk membantu kita bekerja lebih cerdas di masa depan?

4. Minimalkan gangguan.

Semakin banyak waktu yang Anda luangkan sepanjang hari untuk mengerjakan tugas-tugas penting, Anda akan semakin efektif. Identifikasi aktivitas yang cenderung mengganggu pekerjaan Anda, dan temukan solusinya. Pada dasarnya, salah satu keterampilan manajemen waktu yang paling penting adalah tidak terganggu. Misalnya, hindari memeriksa email dan menjawab telepon saat Anda sedang melakukan sesuatu yang penting. Setelah Anda merusak aliran Anda, mungkin sulit untuk membangunnya kembali. Sebaliknya, disiplinkan diri Anda untuk mengerjakan tugas dengan satu pikiran sampai selesai.

5. Berhenti menunda-nunda.

Jika Anda mengalami kesulitan untuk tetap fokus atau cenderung menunda-nunda, Anda dapat memperoleh manfaat dari membuat komitmen eksternal untuk (tenggat waktu) diri Anda sendiri. Misalnya, jadwalkan pertemuan dalam waktu dua hari di mana Anda akan mempresentasikan pekerjaan Anda dan pada saat itu tindakan Anda harus diselesaikan. Ini juga sangat efektif untuk menyelesaikan tugas yang paling tidak menyenangkan di awal hari dan memberi diri Anda hadiah kecil setelah Anda menyelesaikannya.

6. Batasi multi-tasking.

Banyak dari kita melakukan banyak tugas dan percaya bahwa kita efektif ketika melakukannya, tetapi bukti menunjukkan bahwa kita tidak dapat secara efektif fokus pada lebih dari satu hal pada satu waktu. Untuk menghentikan multi-tugas, cobalah tip berikut: Rencanakan hari Anda dalam blok dan sisihkan waktu khusus untuk rapat, membalas panggilan dan untuk melakukan pekerjaan perencanaan dan analisis terperinci di meja Anda. Setiap kali Anda menemukan diri Anda melakukan banyak tugas, berhentilah dan duduk dengan tenang selama satu menit.

7. Tinjau hari Anda.

Luangkan 5-10 menit untuk meninjau daftar tugas Anda setiap hari sebelum Anda meninggalkan kantor. Tepuk punggung Anda jika Anda mencapai apa yang Anda inginkan. Jika Anda merasa upaya Anda hari ini gagal, putuskan apa yang akan Anda lakukan secara berbeda besok untuk mencapai apa yang Anda butuhkan. Tinggalkan kantor dengan semangat tinggi bertekad untuk mengambil utas pada hari berikutnya.

Berikan keterampilan manajemen waktu yang penting ini upaya bersama, dan Anda akan menemukan hari-hari dan proyek Anda berjalan jauh lebih lancar!

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut mengenai Time Management, Kontak Ke Nomor 0813-2161-6080 / Email : [email protected]

Manfaat Manajemen Waktu

Kemampuan untuk mengatur waktu Anda secara efektif itu penting. Manajemen waktu yang baik mengarah pada peningkatan efisiensi dan produktivitas, berkurangnya stres, dan lebih banyak kesuksesan dalam hidup. Berikut beberapa manfaat mengatur waktu secara efektif:

1. Menghilangkan stres

Membuat dan mengikuti jadwal tugas mengurangi kecemasan. Saat Anda mencentang item di daftar “yang harus dilakukan”, Anda dapat melihat bahwa Anda membuat kemajuan yang nyata. Ini membantu Anda menghindari perasaan stres dengan kekhawatiran tentang apakah Anda akan menyelesaikan sesuatu.

2. Lebih banyak waktu

Manajemen waktu yang baik memberi Anda waktu ekstra untuk dihabiskan dalam kehidupan sehari-hari. Orang yang dapat mengatur waktu secara efektif menikmati memiliki lebih banyak waktu untuk dihabiskan untuk hobi atau kegiatan pribadi lainnya.

3. Lebih banyak kesempatan

Mengelola waktu dengan baik mengarah pada lebih banyak peluang dan lebih sedikit waktu yang terbuang untuk aktivitas sepele. Keterampilan manajemen waktu yang baik adalah kualitas utama yang dicari pemberi kerja. Kemampuan untuk memprioritaskan dan menjadwalkan pekerjaan sangat diinginkan untuk organisasi mana pun .

4. Mampu merealisasikan tujuan

Individu yang mempraktikkan manajemen waktu yang baik dapat mencapai tujuan dan sasaran dengan lebih baik, dan melakukannya dalam waktu yang lebih singkat.

Teknik manajemen waktu yang penting

Pada intinya, manajemen waktu sama sekali bukan tentang mengatur waktu – ini tentang mengatur diri Anda sendiri. Kita semua memiliki 24 jam yang sama setiap hari, tetapi seberapa baik kita menggunakannya sepenuhnya tergantung pada kita.

Teknik manajemen waktu terbaik meningkatkan cara Anda bekerja, membantu mengontrol gangguan, dan mengunci konsentrasi Anda. Meskipun ada banyak dari mereka yang mengambang di internet, berikut adalah lima teknik manajemen waktu – dan alat terkaitnya – yang membuat perbedaan terbesar.

1. Bersikaplah sengaja: buatlah daftar yang harus dilakukan

Menyusun daftar tugas mungkin tidak tampak seperti teknik inovatif, tetapi ini adalah salah satu cara paling ampuh untuk menjadi lebih produktif. Daftar tugas terbaik mencakup berbagai tugas: pekerjaan cepat dan mendesak yang mungkin selesai dalam 10 menit atau lebih, tugas operasional yang sedang dalam proses.

Memiliki daftar tugas membantu Anda tetap sadar tentang apa yang Anda kerjakan. Ini secara efektif menjabarkan apa yang harus Anda selesaikan – semua tugas yang muncul di luarnya adalah tugas sekunder – dan jika pikiran Anda mengembara, sekilas ke daftar Anda akan mengingatkan Anda tentang apa yang harus Anda lakukan. Dan tentu saja, membuat daftar tugas memungkinkan Anda menikmati salah satu kesenangan unik dalam hidup: memvisualisasikan apa yang ingin Anda capai, dan kemudian melewatinya.

2. Diprioritaskan: beri peringkat tugas Anda

Jika menulis daftar tugas adalah langkah pertama menuju manajemen waktu yang lebih baik, memprioritaskan tugas Anda adalah langkah berikutnya. Ini memandu Anda melalui aktivitas hari itu dalam urutan kepentingan, memastikan bahwa tugas-tugas yang paling penting ditangani terlebih dahulu. Saat memberi peringkat tugas Anda, Anda harus selalu memprioritaskan apa yang paling penting bagi Anda. Cari tahu tugas dan aktivitas mana yang bernilai tinggi, yang akan memiliki efek paling positif bagi Anda, pekerjaan Anda, dan tim Anda.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang Time Management, Hubungi Ke Nomor 0813-2161-6080 / Email : [email protected]

Kegunaan pembuatan prioritas tidak dapat dilebih-lebihkan – tanpanya, kita sering kali berakhir dengan fokus pada pekerjaan yang mendesak tetapi sebenarnya tidak terlalu penting, hanya karena tenggat semakin dekat. Prioritas adalah pertahanan Anda yang paling efektif melawan iming-iming tugas yang mendesak namun tidak penting.

3. Fokus: kelola gangguan

Terlepas dari niat terbaik kami, kami semua terganggu. Dari pemberitahuan sosial hingga kolega yang banyak bicara – dan masalah penundaan yang sangat manusiawi – benar-benar duduk dan menyelesaikan sesuatu hampir selalu lebih sulit dari yang seharusnya. Mengingat bahwa dibutuhkan sekitar 23 menit untuk memfokuskan kembali setelah gangguan, biaya produktif dari gangguan harian kita dengan cepat bertambah. Jadi, Anda perlu mengelola gangguan Anda secara efektif untuk melindungi aliran dan fokus Anda.

Meskipun beberapa gangguan mudah dikenali, banyak orang tidak menyadari banyaknya tekanan yang merusak hari-hari mereka. Setelah Anda mengidentifikasi sumbernya, Anda dapat mengatur kontrol di tempat sehingga Anda memutuskan kapan akan membiarkan pemberitahuan masuk. Penyebab umum seperti email, rapat dan Slack dapat dikelola secara efektif dengan bantuan kerangka komunikasi yang jelas.

4. Berstruktur: waktu menghalangi pekerjaan Anda

Jadwal terstruktur sangat penting untuk benar-benar mewujudkan apa yang Anda tentukan sendiri. Ini membantu Anda melindungi ruang untuk pekerjaan Anda dan memberikan tekanan yang sehat untuk benar-benar menyelesaikannya. Pemblokiran waktu adalah salah satu cara paling produktif untuk melakukan ini, karena mencegah satu tugas menyalip sepanjang hari dan menghentikan Anda dari multi-tugas.

Banyak dari kita mengerjakan banyak pekerjaan pada saat yang sama, percaya kita akan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan, tetapi kenyataannya yang terjadi adalah sebaliknya; kita paling produktif saat kita fokus pada satu hal pada satu waktu. Pemblokiran waktu pada dasarnya adalah pendekatan bijaksana untuk membagi perhatian di semua pekerjaan Anda. Luangkan waktu singkat untuk tugas bergaya admin seperti email, penjadwalan dan pengembalian panggilan, dan periode yang lebih lama untuk pekerjaan yang lebih mendetail, mendalam, atau analitis.

5. Sadar diri: lacak waktu Anda

Pada akhirnya, Anda tidak dapat meningkatkan cara Anda menggunakan waktu Anda, tanpa memahami bagaimana Anda sebenarnya menggunakannya. Melacak waktu Anda sangat mendasar di sini – ini memberikan wawasan dan kesadaran diri untuk membuat perubahan yang efektif, memunculkan pengurasan waktu yang tersembunyi, menyoroti proses yang tidak efisien dan meletakkan pola produktif Anda.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut terkait Time Management, Segera Telpon Ke Nomor 0813-2161-6080 / Email : [email protected]

Empat Alat Dasar Manajemen Waktu yang Anda Butuhkan

1. Todo List – Tulang punggung dari setiap sistem produktivitas adalah daftar todo yang baik. Jika Anda hanya memiliki satu alat manajemen waktu, ini adalah salah satu yang Anda butuhkan. Daftar yang harus Anda lakukan adalah teman terbaik Anda dan harus selalu bersama Anda setiap saat.
2. Kalender – Sulit untuk mengatur waktu Anda jika Anda tidak tahu bagaimana dan di mana Anda menghabiskannya. Kalender yang baik sangat penting untuk melacak, merencanakan, dan menjadwalkan waktu Anda. Bukan hanya rapat, tapi juga waktu untuk tugas dan proyek Anda.
3. Buku Alamat – Dalam dunia sosial kita yang terhubung ke mana-mana, banyak orang meremehkan kekuatan buku alamat yang bagus. LinkedIn atau Instagram tidak akan membantu Anda dalam keadaan darurat ketika Anda perlu terhubung dengan kontak penting itu. Tangkap setiap dan semua info alamat yang Anda temukan. Perlakukan nomor ponsel dan alamat email sebagai emas.
4. Notebook – Alat yang paling sering hilang dalam sistem manajemen waktu manusia adalah notebook yang bagus. Tentu, Anda mungkin memiliki selembar kertas, atau banyak Post-Its di meja Anda. Namun, Anda membutuhkan satu tempat untuk menyimpan semua catatan Anda. Dan satu tempat untuk dicari ketika Anda perlu mengambil sepotong informasi.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang Time Management, Hubungi Ke Nomor 0813-2161-6080 / Email : [email protected]

Langkah Menuju Manajemen Waktu yang Lebih Baik

Manajemen waktu yang baik adalah bagian fundamental untuk berhasil mencapai tujuan Anda. Dari merencanakan tujuan pribadi atau profesional membutuhkan disiplin yang tinggi. Alasannya sederhana: Anda benar-benar harus menganggarkan waktu dengan baik untuk menyelesaikan semua hal yang ingin Anda lakukan. Efektivitas dalam hal manajemen waktu adalah bagian integral dari pencapaian kesuksesan, pada kenyataannya itu penting, baik pada tingkat pribadi maupun profesional. Stres tanpa akhir dan selalu merasa terlalu berlebihan sering kali diakibatkan oleh kurangnya keterampilan manajemen waktu, yang jelas menghalangi kebahagiaan Anda. 

Di bawah ini Anda akan menemukan daftar untuk manajemen waktu yang efisien:

Akan sangat membantu jika Anda melacak waktu Anda untuk sementara waktu, sehingga Anda dapat menetapkan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk aktivitas yang berbeda. Kemudian Anda dapat menganalisis di mana Anda menghabiskan sebagian besar waktu Anda serta mengidentifikasi aktivitas mana yang tidak menyita banyak waktu. Anda dapat membuat catatan ke mana waktu Anda pergi, atau Anda dapat menggunakan Goalify untuk mencatat berapa banyak waktu yang Anda curahkan untuk mengerjakan tujuan yang telah Anda rencanakan sendiri. Anda juga harus mencatat waktu istirahat Anda bersama dengan waktu yang Anda habiskan untuk gangguan.

Mengatur prioritas

Jalani aktivitas Anda dan pikirkan apakah semua hal yang Anda lakukan pantas mendapatkan waktu Anda atau tidak. Alat pemfilteran yang baik untuk digunakan di sini hanyalah memeringkat sesuatu ke dalam tiga kategori, misalnya A – B – C, di mana Anda menggunakan A untuk “sangat penting”, B untuk “agak penting” dan C untuk “tidak penting”. Ini akan memudahkan Anda mengembangkan strategi untuk menyelesaikan sesuatu dan membuat rencana untuk hari-hari mendatang.

Rencanakan dengan cukup

Buatlah rencana mingguan dan rencana harian, karena perencanaan sejujurnya adalah setengah dari pertempuran! Jika Anda memutuskan untuk apa Anda akan menginvestasikan waktu sebelumnya dan membuat rencana, kemungkinan besar Anda akan menghadapi lebih sedikit situasi stres di masa depan. Anda dapat dengan mudah mengatur rencana harian atau mingguan di Goalify sehingga Anda selalu memiliki gambaran umum tentang tujuan Anda. Anda dapat mengetahui cara melakukannya di sini .

Kurva kinerja pribadi

Perhatikan kapan Anda paling produktif, dan coba berikan tugas khusus untuk waktu-waktu ini. Beberapa orang berada dalam kondisi terbaiknya di pagi hari, dan beberapa melakukan pekerjaan terbaiknya di kemudian hari. Jika Anda tahu kapan lebih mudah bagi Anda untuk melakukan pekerjaan dengan baik, maka Anda dapat mengatur manajemen waktu dengan cara yang optimal untuk Anda.

Pecahkan proyek menjadi langkah-langkah kecil

Setiap proyek yang Anda lakukan harus dibagi menjadi langkah-langkah sekecil mungkin. Anda merencanakan berapa banyak waktu yang ingin Anda habiskan untuk setiap langkah yang menggerakkan Anda menuju tujuan yang lebih besar. Itu adalah cara yang baik untuk membuat proyek Anda tampak tidak terlalu menakutkan, dan pada saat yang sama Anda dapat memperkirakan dengan lebih baik berapa lama Anda harus menyelesaikan apa pun yang ingin Anda lakukan. Jika lebih banyak waktu diperlukan untuk salah satu tujuan sementara Anda, Anda akan tahu sebelumnya bahwa tujuan keseluruhan akan membutuhkan waktu lebih lama untuk dicapai – dengan cara itu Anda dapat menyesuaikan rencana Anda sehingga semuanya tetap berjalan dengan baik pada akhirnya.

Evaluasi

Setelah mencapai setiap tonggak atau tujuan perantara, Anda harus mencermati apa yang berjalan baik dan apa yang tidak berjalan dengan baik. Saat Anda meluangkan waktu untuk melakukan ini, Anda berdua menganalisis proses yang Anda gunakan untuk bergerak maju dan mengoptimalkan sistem Anda. Ini berarti Anda benar-benar meningkatkan lebih banyak lagi dalam hal keterampilan manajemen waktu Anda, dan sebagai hasilnya, pencapaian berikutnya akan lebih mudah dicapai.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut mengenai Time Management, Hubungi Ke Nomor 0813-2161-6080 / Email : [email protected]

3 Prinsip Utama Manajemen Waktu

Tidak ada satu sistem manajemen waktu, seperangkat alat atau strategi yang akan bekerja untuk semua orang. Manajemen waktu adalah urusan pribadi. Masing-masing dari kita memiliki kepribadian yang berbeda, harapan yang berbeda, dan interpretasi kesuksesan yang berbeda.

Namun, ada beberapa prinsip manajemen waktu yang berlaku untuk semua orang. Hafalkan dan internalisasi ketiga prinsip ini, Anda akan lebih mampu mengontrol waktu dan mengurangi stres bahkan jika Anda tidak pernah membaca satu kalimat pun lebih lanjut dalam artikel ini:

1. Anda tidak bisa “mengatur” waktu. Satu-satunya hal yang dapat Anda kelola adalah cara Anda, secara pribadi, menggunakan waktu.
2. Keberhasilan (atau kegagalan) strategi manajemen waktu yang Anda coba akan ditentukan oleh motivasi pribadi Anda untuk sukses. Semakin Anda memahami mengapa menggunakan waktu secara efisien penting bagi Anda, keluarga, dan masa depan Anda, semakin baik Anda dalam melakukannya.
3. Anda tidak akan pernah bisa melakukan segala sesuatu yang diinginkan setiap orang yang berinteraksi dengan Anda. Wanita Super, Ibu Super, Superman, dan Ayah Super hanya ada di film dan di TV. Orang sungguhan yang berhasil mengelola penggunaan waktu mereka melakukannya dengan memprioritaskan aktivitas mereka dan memberikan prioritas tertinggi pada aktivitas yang paling penting untuk mencapai tujuan bisnis dan pribadi mereka sendiri.