Articles

Keterampilan Penting untuk Pekerjaan Administratif

Keterampilan Penting untuk Pekerjaan Administratif

By: Team Content

Kandidat pekerjaan dengan keterampilan administratif yang kuat sangat dibutuhkan untuk pekerjaan di hampir setiap industri. Para profesional dalam posisi administratif harus mampu menangani banyak bagian yang bergerak dan situasi yang menantang sekaligus. Mereka membantu mempertahankan kantor yang berjalan dengan lancar sambil mendukung upaya supervisor dan pemangku kepentingan mereka. Kembangkan keterampilan administratif yang luar biasa untuk membuka diri Anda terhadap kenaikan gaji dan promosi.

Apakah Keterampilan Administratif itu?

Keterampilan administratif adalah yang terkait dengan menjalankan bisnis atau menjaga agar kantor tetap teratur, dan dibutuhkan untuk berbagai pekerjaan, mulai dari asisten kantor hingga sekretaris hingga manajer kantor. Karyawan di hampir setiap industri dan perusahaan membutuhkan keterampilan administratif yang kuat.

Jenis Keterampilan Administratif

Di bawah ini adalah daftar keterampilan administrasi penting yang dicari oleh sebagian besar pemberi kerja pada kandidat. Ini juga mencakup sublist dari keterampilan administratif terkait.

Tips: Kembangkan keterampilan ini dan tekankan dalam lamaran kerja, resume, surat lamaran, dan wawancara. Menunjukkan bahwa Anda memiliki keahlian khusus yang dicari perusahaan akan membantu Anda dipekerjakan dan dipromosikan.

 

Komunikasi

Komunikasi  adalah soft skill administrasi yang kritis  . Pegawai administrasi sering kali harus berinteraksi dengan pemberi kerja, staf, dan klien, baik secara langsung maupun melalui telepon. Penting agar mereka berbicara dengan jelas dan keras, menjaga nada suara positif. Menjadi komunikator yang baik juga berarti menjadi pendengar yang baik  . Anda perlu mendengarkan dengan cermat pertanyaan dan kekhawatiran para manajer, karyawan lain, dan klien.

Keterampilan komunikasi tertulis juga sangat penting. Kebanyakan posisi administratif melibatkan banyak penulisan. Karyawan administrasi sering diminta untuk menulis berbagai dokumen, termasuk memo untuk atasan mereka, salinan untuk situs web perusahaan, atau pesan email untuk staf atau klien. Mereka harus mampu menulis dengan jelas, akurat, dan profesional.

Tugas dan keterampilan komunikasi lainnya meliputi:

  • Menjawab Telepon
  • Korespondensi Bisnis
  • Memanggil Klien
  • Hubungan Klien
  • Komunikasi
  • Korespondensi
  • Pelayanan pelanggan
  • Mengarahkan Klien
  • Mengedit
  • Surel
  • Pengarsipan
  • Klien Salam
  • Salam Karyawan
  • Salam Pengunjung
  • Interpersonal
  • Mendengarkan
  • Komunikasi Lisan
  • Presentasi
  • Hubungan Masyarakat
  • Berbicara di depan umum
  • Resepsionis
  • Stenografi
  • Kerja tim
  • Penulisan
  • Komunikasi tertulis

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Professional Secretary Basic

Teknologi

Pegawai administrasi harus mengoperasikan berbagai alat teknologi, mulai dari Microsoft Office Suite hingga WordPress hingga program penjadwalan online. Mereka juga harus menggunakan, dan sering kali memelihara, peralatan kantor, seperti faks, pemindai, dan printer.

Berikut adalah daftar pengetahuan atau keterampilan teknologi lain yang diperlukan untuk karyawan administrasi:

  • Komputer
  • Penerbitan Desktop
  • Manajemen Dokumen
  • Mengirim faks
  • Internet
  • Memelihara Catatan Kantor
  • Microsoft Office
  • Peralatan Kantor
  • Memesan Kebutuhan Kantor
  • proses pemesanan
  • Pandangan
  • QuickBooks
  • Pencatatan
  • Penelitian
  • Menjalankan Mesin Kantor
  • Perangkat lunak
  • Spreadsheet
  • Waktu & Penagihan
  • Transkripsi
  • Mengetik
  • Mengetik dari Dikte
  • Persiapan Konferensi Video
  • Pesan suara
  • Pemrosesan Kata

 

Organisasi

Segala jenis pekerjaan administratif membutuhkan keterampilan organisasi yang kuat untuk menangani banyak tugas. Staf pendukung administrasi harus mengelola berbagai kalender, menjadwalkan janji temu, dan menjaga kantor secara efisien.

Berikut adalah keterampilan organisasi yang dibutuhkan untuk pekerjaan administratif:

  • Ketepatan
  • Pengaturan Janji Temu
  • Perhatian terhadap detail
  • Penagihan
  • Pembukuan
  • Kalender & Pencatatan
  • Ulama
  • Efisiensi
  • Pengarsipan
  • Inventaris
  • Keakraban Hukum
  • Multi-Tasking
  • Kantor administrasi
  • Manajemen Kantor
  • Menyortir dan Mengirim Surat
  • Manajemen waktu
  • Agenda Perjalanan

 

Perencanaan

Keterampilan administratif penting lainnya adalah mampu merencanakan dan menjadwalkan sesuatu sebelumnya. Ini mungkin berarti mengelola janji temu seseorang, membuat rencana saat karyawan sakit, atau mengembangkan sistem prosedural kantor. Seorang administrator harus dapat membuat rencana ke depan dan mempersiapkan segala kemungkinan masalah kantor.

Berikut adalah keterampilan administrasi terkait perencanaan lainnya yang dibutuhkan pekerjaan:

  • Analitis
  • Berkomunikasi
  • Mengevaluasi
  • Koordinasi Acara
  • Penetapan tujuan
  • Menerapkan Tindakan
  • Membuat janji
  • Perencanaan Rapat
  • Tindakan Pemantauan
  • Terorganisir
  • Memprediksi
  • Memprioritaskan

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Manajemen Kesekretariatan dan Kearsipan

Penyelesaian masalah

Keterampilan pemecahan masalah dan berpikir kritis penting untuk posisi administratif apa pun. Administrator sering kali menjadi orang yang membantu staf dan klien mencari bantuan dengan pertanyaan atau masalah. Mereka harus bisa mendengar berbagai macam masalah dan menyelesaikannya dengan berpikir kritis.

Berikut adalah keterampilan pemecahan masalah dan berpikir kritis yang dibutuhkan:

  • Tegas
  • Hubungan Klien
  • Kolaboratif
  • Berpikir kritis
  • Pengambilan Keputusan
  • Hubungan Karyawan
  • Berorientasi pada tujuan
  • Menerapkan
  • Resolusi Masalah
  • Mediasi
  • Koordinasi Kantor
  • Penelitian
  • Mengawasi
  • Kerja tim
  • Latihan
  • Penyelesaian masalah

 

Lebih Banyak Keterampilan Administratif

Berikut adalah keterampilan administratif tambahan untuk resume, surat lamaran, lamaran kerja, dan wawancara. Keterampilan yang dibutuhkan akan bervariasi berdasarkan pekerjaan yang Anda lamar, jadi tinjau juga daftar  keterampilan kami yang terdaftar berdasarkan pekerjaan  dan jenis keterampilan .

  • Dinamis
  • Penanganan Peralatan
  • Pengarsipan
  • Fleksibilitas
  • Pertahankan Fokus
  • Organisasi
  • Sabar
  • Nyaman
  • Profesionalisme
  • Kecerdasan
  • Motivasi diri
  • Perencanaan strategis
  • Mengambil inisiatif
  • Komunikasi tertulis