Articles

Keterampilan Kantor

8 Keterampilan Kantor Yang Dicari Pengusaha Administratif

By: Team Content

Keterampilan Kantor

Keterampilan kantor diperlukan untuk sebagian besar posisi administrasi kantor karena meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Dalam artikel ini, kami akan mencantumkan keterampilan kantor yang paling diminati yang dicari oleh pemberi kerja untuk membantu Anda mempersiapkan wawancara posisi administrasi kantor berikutnya.

Apa keterampilan kantor?

Keterampilan kantor adalah keterampilan administrasi dasar yang membantu kantor berfungsi dengan lancar. Pengusaha sering mengharapkan administrator memiliki pengalaman atau pengetahuan tentang keterampilan kantor dasar sebelum mereka mempekerjakan mereka. Keterampilan ini memungkinkan administrator untuk menjadwalkan janji temu, menyapa pelanggan, memastikan kantor berfungsi dengan baik dan menyediakan sumber daya kantor kepada karyawan.

Dengan menggunakan keterampilan ini, administrator kantor lebih siap dalam rapat dan mengantisipasi kebutuhan supervisor atau karyawan. Mereka juga dapat memastikan bahwa setiap pengunjung merasa diterima dengan memberikan kehadiran yang ramah dan menjaga kantor yang terawat dengan baik.

Mengapa Keterampilan Kantor Penting?

Banyak kantor membutuhkan administrator yang memiliki keterampilan kantor yang kuat. Administrator kantor bertanggung jawab atas jadwal, organisasi, dan hubungan pelanggan. Mereka sering kali bisa menjadi kesan pertama yang didapat calon pelanggan atau pelanggan saat ini tentang perusahaan. Inilah sebabnya mengapa keterampilan kantor yang tepat sangat penting untuk memastikan administrator kantor profesional, menarik, dan mudah dihubungi melalui email atau panggilan telepon.

Dengan administrator kantor profesional yang menyelesaikan semua tugas mereka secara efisien menggunakan keterampilan kantor, kinerja perusahaan secara keseluruhan dapat tetap sukses.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Professional Secretary Basic

Keterampilan Kantor Yang Dicari Oleh Pemberi Kerja

Saat pemberi kerja mencari calon administrator kantor, mereka mencari keterampilan khusus untuk membantu kantor berkembang dan berjalan dengan lancar. Berikut adalah beberapa keterampilan penting yang diharapkan dimiliki oleh calon administrator kantor:

  • Keterampilan literasi komputer dasar
  • Kemampuan organisasi
  • Keterampilan perencanaan dan penjadwalan strategis
  • Keterampilan manajemen waktu
  • Keterampilan komunikasi verbal dan tertulis
  • Kemampuan berpikir kritis
  • Keterampilan belajar cepat
  • Berorientasi detail

1 . Keterampilan Literasi Komputer Dasar

Sebagian besar posisi administrator kantor melibatkan bekerja di komputer. Mereka sering membutuhkan pengetahuan tentang Microsoft Excel atau Google Sheets untuk memasukkan data dan informasi administrasi yang berbeda. Ini dapat mencakup informasi pelanggan, data kinerja perusahaan, dan inventaris kantor. Microsoft Word atau Google Docs juga penting bagi administrator karena mereka mungkin perlu menulis laporan, membuat draf catatan penting, dan mencatat notulen rapat.

Administrator kantor mungkin juga diminta untuk melakukan tugas akuntansi kecil, sehingga pengoperasian perangkat lunak pelacakan keuangan seperti QuickBooks mungkin diharapkan.

2 . Kemampuan Organisasi

Administrator kantor bertanggung jawab untuk mengatur banyak dokumen dan tugas, seringkali bersifat rahasia. Untuk tujuan ini, memiliki keterampilan organisasi dasar untuk menyimpan, menyimpan, dan mencari sumber setiap item sangatlah penting. Selain itu, mereka juga sering bertanggung jawab untuk menyimpan dan memesan barang-barang kantor seperti stapler, kertas printer, dan folder yang membutuhkan keterampilan organisasi yang solid.

3 . Keterampilan Perencanaan Dan Penjadwalan Strategis

Agar kantor atau perusahaan berjalan lancar, seseorang harus diberi tugas dengan perencanaan strategis dan penjadwalan. Administrator kantor menjadwalkan rapat, acara, dan janji temu pelanggan untuk supervisor mereka, dan seringkali untuk seluruh kantor. Ini membutuhkan keterampilan perencanaan strategis yang sangat baik untuk memastikan jadwal selaras dan tidak membebani peserta yang dijadwalkan.

4 . Keterampilan Manajemen Waktu

Administrator Office diberikan beberapa tugas secara teratur. Beberapa tugas mereka sering direncanakan tetapi seringkali, yang lainnya tidak terduga. Mungkin ada contoh di mana administrator kantor harus menyelesaikan beberapa tugas di bawah tenggat waktu yang ketat. Keterampilan manajemen waktu dapat membantu memprioritaskan tugas-tugas ini.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Writing Skills for Executive Assistants

Administrator kantor dapat menggunakan keterampilan manajemen waktu mereka untuk membuat daftar informasi yang perlu mereka arsipkan, data yang akan dimasukkan dan dokumen atau laporan yang harus diserahkan. Dalam peran ini, Anda harus diperlengkapi untuk menangani pemecahan masalah dan fleksibilitas dalam lingkungan yang dinamis.

5 . Keterampilan Komunikasi Verbal Dan Tertulis

Administrator kantor sering kali menjadi titik kontak pertama yang dihubungi klien dan karyawan. Mereka menjawab telepon, menyapa pelanggan, menjawab pertanyaan dan menjadwalkan janji. Oleh karena itu, kandidat yang tertarik dengan peran ini memiliki keterampilan komunikasi yang luar biasa, sikap positif, dan perilaku ramah.

6 . Kemampuan Berpikir Kritis

Kantor rentan terhadap hal yang tidak terduga. Administrator kantor terampil dengan pemikiran kritis dan keterampilan memecahkan masalah untuk mengatasi setiap tantangan yang mungkin terjadi. Jika printer rusak, kamar mandi tidak bersih atau makanan hilang di dapur, administrator kantor harus mencari solusi untuk mengatasi tantangan tersebut. Mereka bertugas memanggil tukang ledeng, pemeliharaan, penjaga, dan menangani masalah hubungan karyawan. Jika suatu masalah terjadi dan mereka tidak dapat menemukan solusinya, tugas mereka adalah berpikir kritis dan mengembangkan solusi kreatif untuk masalah tersebut.

7 . Keterampilan Belajar Cepat

Jika kantor beralih ke sistem penjadwalan baru atau atasan mereka membutuhkan proyek yang diselesaikan menggunakan perangkat lunak yang tidak dikenal, administrator kantor mungkin diharapkan untuk belajar dan beradaptasi dengan metode baru ini. Administrator kantor yang cepat belajar dapat dengan mudah mengembangkan keterampilan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas serta fleksibel dan mudah beradaptasi untuk melakukannya.

8 . Perhatian Terhadap Detail

Terjadi kesalahan. Administrator Office sering kali dikenai biaya untuk mengatasi masalah apa pun dan memperbaikinya sebelum klien melihatnya. Mereka harus berorientasi pada detail dalam memeriksa fakta, tata bahasa dan nada pekerjaan karyawan.