Empat Komponen Terbaik dari Manajemen Pengetahuan

By: Team Content

Empat komponen terbaik dari manajemen pengetahuan adalah orang, proses, konten / TI, dan strategi.

Terlepas dari industri, ukuran, atau kebutuhan pengetahuan organisasi Anda, Anda selalu membutuhkan orang untuk memimpin, mensponsori, dan mendukung berbagi pengetahuan.

Anda memerlukan proses yang ditentukan untuk mengelola dan mengukur aliran pengetahuan. Anda membutuhkan konten pengetahuan dan alat TI yang menghubungkan orang yang tepat ke konten yang tepat pada waktu yang tepat. Dan akhirnya, Anda memerlukan jelas dan didokumentasikan strategi untuk menggunakan KM untuk memenuhi kebutuhan yang paling penting dan mendesak dari bisnis.

Melalui lebih dari dua dekade penelitian tentang KM, kami telah menemukan bahwa ini adalah bahan utama untuk membangun dan menumbuhkan program KM yang berkelanjutan. Mari kita gali lebih dalam setiap komponen.

1. Orang

Anda mungkin pernah mendengar ungkapan, “orang, proses, dan teknologi”. Sejak awal 1990-an, para pemimpin organisasi telah menggunakan paradigma ini — sering disebut juga “segitiga emas” —untuk memandu inisiatif dan memimpin perubahan organisasi. Idenya adalah, jika Anda terlalu fokus pada satu faktor, inisiatif Anda pasti akan gagal. Dan urutannya penting: Anda perlu melibatkan orang yang tepat sebelum Anda masuk ke proses dan teknologi. Saat Anda memulai program KM, Anda membutuhkan dua jenis orang:

1. Pemimpin Senior untuk memberikan sponsor dan wawasan tentang strategi organisasi yang lebih luas, dan
2. Pemangku Kepentingan Lintas Fungsi untuk memandu implementasi.

Sponsor senior harus terlihat, para pemimpin bisnis yang terlibat yang memiliki sesuatu yang besar untuk diuntungkan dari penerapan manajemen pengetahuan. Seringkali, mereka adalah orang-orang yang memimpin area bisnis dengan kebutuhan pengetahuan yang besar dan mendesak (misalnya, para ahli pensiun, karyawan baru tidak dapat bekerja dengan cepat). Dalam memilih pemangku kepentingan lintas fungsi, pertama-tama lihat kolega Anda di bidang SDM, TI, dan peningkatan proses— Penelitian APQC menunjukkan bahwa berkolaborasi dengan fungsi-fungsi ini meningkatkan efektivitas.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Effective Knowledge Management

Saat upaya KM matang, sebagian besar organisasi membentuk tim inti KM, mengidentifikasi juara KM dan fasilitator di seluruh bisnis, dan membentuk komite pengarah eksekutif untuk memberikan pengawasan berkelanjutan. Jika menurut Anda ini terdengar seperti banyak orang, Anda benar! Anda membutuhkan orang-orang yang terlibat di berbagai tingkat dan di berbagai bidang bisnis untuk benar-benar membangun berbagi pengetahuan ke dalam budaya. Tetapi itu tidak berarti Anda harus menghabiskan banyak uang atau mengambil terlalu banyak waktu dari orang-orang — terutama jika proses Anda cerdas, konten dan infrastruktur TI Anda tidak rumit, dan strategi Anda menarik.

2. Proses

Dalam organisasi dengan proses KM yang kuat, pengetahuan mengalir seperti pasokan air kota: ketika seseorang membutuhkannya, mereka tinggal memutar keran. Tim KM, seperti seorang perencana kota, tahu bagaimana segala sesuatu mengalir di bawah permukaan. Mereka dapat mengidentifikasi kemacetan, arus rutekan ulang, dan mengukur masukan dan keluaran. Tetapi pengguna akhir tidak perlu memahami bagaimana semua itu bekerja. Bagi mereka, mendapatkan ilmu yang mereka butuhkan itu sederhana dan mudah.

Kami telah mengidentifikasi proses aliran pengetahuan standar yang menggambarkan bagaimana pengetahuan mengalir melalui organisasi. Ini adalah siklus tujuh langkah:

1. Ciptakan pengetahuan baru (ini terjadi setiap hari, sepanjang waktu, di semua area bisnis)
2. Identifikasi pengetahuan yang penting untuk strategi dan operasi
3. Kumpulkan ilmu agar bisa dibagikan kepada orang lain
4. Tinjau pengetahuan untuk mengevaluasi relevansi, akurasi, dan penerapannya
5. Berbagi pengetahuan melalui dokumentasi, posting informal, dan kegiatan kolaboratif
6. Akses pengetahuan melalui mekanisme tarik (mis., Pencarian) dan dorong (mis., Peringatan)
7. Gunakan pengetahuan untuk memecahkan masalah lebih cepat dan membuat keputusan yang lebih tepat.

Untuk tim KM, kuncinya adalah mengidentifikasi cara untuk memasukkan langkah-langkah ini ke dalam proses bisnis yang sudah digunakan orang setiap hari. Misalnya, Anda dapat membangun kumpulan pengetahuan ke dalam gerbang panggung, atau mengintegrasikan tinjauan pengetahuan ke dalam peran pekerjaan tertentu. Alat teknologi juga dapat membantu dalam hal ini — dengan, misalnya, mengirimkan peringatan yang relevan dalam arus pekerjaan — tetapi pada akhirnya, Anda perlu memahami proses orang terlebih dahulu.

3. Konten /  TI

Segala jenis pengetahuan yang terdokumentasi, mulai dari praktik terbaik yang diperiksa hingga tip cepat dan kotor yang dibagikan di antara rekan kerja. Konten dapat berupa hal-hal yang dapat digunakan kembali dengan segera seperti template dan video petunjuk, atau mungkin informasi yang berantakan dan tidak terstruktur (misalnya, dokumentasi proyek).

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Project Management

Kami menempatkan konten di samping TI karena infrastruktur TI memungkinkan orang untuk membuat barang ini, meletakkannya di suatu tempat, dan mengakses serta menggunakannya kembali. Jika Anda tidak memiliki KM, orang akan tetap membuat dan menggunakan konten — tetapi mereka akan meletakkannya di tempat yang tidak dapat ditemukan orang lain, membuat ulang hal-hal yang telah dibuat orang lain, dan (yang paling berbahaya) menggunakan kembali konten yang sudah usang atau salah.

Program KM yang efektif memiliki alur kerja untuk membuat dan memeriksa konten, taksonomi untuk mengatur konten, dan alat teknologi untuk menghubungkan orang ke konten. Organisasi tingkat lanjut menggunakan manajemen konten untuk memfasilitasi kolaborasi, mengungkap inovasi, dan secara otomatis menyajikan konten kepada karyawan di momen paling menyenangkan mereka.

4. Strategi

Setiap program manajemen pengetahuan membutuhkan strategi yang jelas, terdokumentasi, dan relevan dengan bisnis. Anda dapat memiliki alat teknologi terbaik dan tim KM yang super cerdas, tetapi semuanya akan sia-sia tanpa strategi. Mungkin Kenichi Ohmae mengatakan yang terbaik, “Mendayung lebih keras tidak membantu jika kapal menuju ke arah yang salah.”

Anda memerlukan kasus bisnis yang solid yang menunjukkan pemahaman mendalam tentang kebutuhan pengetahuan kritis organisasi Anda. Kasus bisnis harus menguraikan:

• proposisi nilai untuk KM (yaitu, bagaimana KM akan memecahkan tantangan bisnis);
• alat, pendekatan, dan peran yang Anda perlukan untuk mencapainya;
• anggaran; dan
• dampak yang diharapkan dari KM.