Articles

Daftar Tugas Sekretaris Profesional

Daftar Tugas Sekretaris Profesional

Sekretaris melaksanakan tanggung jawab dasar administrasi, organisasi dan kantor untuk sebuah perusahaan, Departemen atau eksekutif. Bisnis dari semua ukuran mempekerjakan Sekretaris untuk membantu mengelola front office dan menangani masalah administratif. Tugas Sekretaris sering tak terlihat oleh masyarakat, tetapi dapat menjadi penting untuk membantu perusahaan tetap terorganisir dan berada di jalur yang tepat.

Sekretaris Profesional
Sekretaris Profesional

Uraian Pekerjaan Sekretaris

Tugas Sekretaris atau Asisten Administrasi bervariasi tergantung pada industri dan majikan, tetapi beberapa tugas umum hampir sama di berbagai industri.

Resepsionis.

Dalam posisi di banyak kantor, tugas kesekretariatan melibatkan membantu karyawan baru dan pengunjung menemukan jalan di sekitar mereka. Ini termasuk mengarahkan pengunjung ke orang yang mereka datangi untuk bertemu dan menunjukkan karyawan baru di mana harus pergi pada hari pertama mereka. Secara umum, seorang Sekretaris memproyeksikan citra bisnis dengan menawarkan penerimaan yang ramah dan profesional kepada orang yang datang ke kantor.

Pelajari lebih lanjut tentang Sekretaris Profesional

Pengarsipan.

Sekretaris sering mengelola file pelanggan dan catatan lainnya di kantor. Di kantor dokter, misalnya, Sekretaris menarik file setiap pasien pada saat dibutuhkan oleh perawat atau dokter. Dia menggantinya ketika janji selesai. Menjaga file dalam urutan abjad dan menggunakan sistem pengarsipan untuk penyimpanan yang mudah dan pengambilan adalah kunci untuk organisasi file yang sukses.

Korespondensi.

Sekretaris adalah penghubung umum untuk telepon masuk dan keluar dan korespondensi surat. Mereka menerima panggilan dari klien, mitra bisnis, pekerja atau anggota masyarakat, dan baik menjawab pertanyaan atau meneruskan panggilan. Mereka juga membuat panggilan atas nama manajer untuk mengkomunikasikan informasi kepada pelanggan, untuk menjadwalkan janji atau menindaklanjuti pertanyaan. Mengambil catatan dari seorang manajer, menyiapkan sebuah memo atau surat dan menyaring Surat yang masuk adalah tugas umum dari Sekretaris.

Manajemen Dokumen.

Sekretaris menyalin dokumen untuk surat atau distribusi internal. Mereka juga harus men-Faks dokumen dari perusahaan untuk klien atau pelanggan dan menerima Faks masuk untuk disampaikan kepada orang yang tepat. Beberapa Sekretaris menggunakan email, Word dan Excel untuk membuat spreadsheet atau dokumen dan mendistribusikannya ke karyawan atau pelanggan. Proofreading dokumen dan penyusunan email adalah tugas kesekretariatan lainnya.

Tugas Kantor.

Terutama di kantor kecil, fungsi Sekretaris mungkin termasuk tugas rutin tentang urusan administrasi kantor dan tugas untuk membantu orang lain. Hal ini dapat berarti membatalkan atau menjadwalkan ulang janji temu, memesan perlengkapan kantor, mencatat selama Rapat, dan mempersiapkan minuman untuk tamu.

Apa peran Sekretaris?

Peran Sekretaris adalah untuk mendukung direktur dalam memastikan kelancaran fungsi board of director.

Singkatnya, Sekretaris bertanggung jawab untuk:

  • Memastikan pertemuan secara efektif diatur dan dicatat dengan efektif
  • Menjaga catatan dan administrasi yang efektif
  • Menjunjung tinggi persyaratan hukum dari dokumen yang mengatur, hukum amal, hukum perusahaan dll (jika relevan).
  • Komunikasi dan korespondensi
  • Penting untuk dicatat bahwa meskipun Sekretaris memastikan bahwa tanggung jawab ini terpenuhi, sebagian besar pekerjaan dapat didelegasikan kepada staf dibayar atau relawan.

Pelajari lebih lanjut tentang Professional Secretary Basic

Mengingat tanggung jawab ini, Sekretaris sering bertindak sebagai titik informasi dan referensi untuk direktur utama dan direktur lainnya: mengklarifikasi praktek bisnis masa lalu dan keputusan-keputusan yang telah diambil; mengkonfirmasikan persyaratan hukum; dan mengambil dokumentasi yang relevan.

Menentukan Peran Di Organisasi Anda

Dalam prakteknya tergantung pada gaya dan ukuran organisasi:

Di mana tidak ada anggota staf dibayar…

… Sekretaris itu sendiri akan melaksanakan semua tugas ini dan juga dapat mengambil peran yang lebih besar dalam administrasi sehari-hari organisasi.  Hal ini dapat menjadi peran yang menyita waktu.  Beberapa Komite Manajemen memiliki lebih dari satu orang dengan tanggung jawab formal untuk tugas kesekretariatan (misalnya, Sekretaris rapat, Sekretaris korespondensi dan Sekretaris keanggotaan).  Lainnya mendelegasikan beberapa tanggung jawab administrasi kepada sukarelawan di luar Komite Manajemen untuk mengurangi beban.

Di mana ada dibayar anggota staf…

… banyak kegiatan dapat didelegasikan (misalnya pencatatan catatan, mengambil catatan rapat, pengajuan korespondensi, komunikasi kegiatan dll).  Sekretaris kemudian memastikan bahwa tanggung jawab mereka terpenuhi, tetapi akan memiliki lebih sedikit keterlibatan dalam pekerjaan yang sebenarnya.

Setiap Komite Manajemen akan memiliki caranya sendiri dalam melakukan sesuatu, dan cara kerja yang dilaksanakan juga dapat bergantung pada keterampilan, minat, atau jumlah waktu yang ditawarkan seseorang.  Selalu pastikan bahwa Deskripsi peran Sekretaris Anda sesuai dengan dinamika organisasi Anda saat ini.