Articles

Ciri Utama Seorang Sekretaris

6 Ciri Utama Seorang Sekretaris Yang Hebat

By: Team Content

Ciri Utama Seorang Sekretaris

Tanyakan kepada hampir semua eksekutif senior tentang sekretaris mereka, dan kebanyakan akan mengatakan mereka tidak akan bisa hidup tanpanya. Beberapa bahkan mungkin melangkah lebih jauh dengan mengatakan bahwa sekretaris mereka secara tidak resmi menjalankan kantor di belakang layar. Namun, dengan banyaknya tanggung jawab berbeda yang dapat dilakukan seorang sekretaris, apa yang sebenarnya membuat seorang sekretaris yang baik?

Sebagai penggoda untuk kontes Great Secretary Getaway terbaru kami, kami bertanya kepada sekretaris dan manajer perekrutan apa yang menurut mereka berkontribusi untuk menjadi sekretaris yang hebat.

Daftar ciri-ciri utama berikut ini dikumpulkan dari semua umpan balik mereka yang berwawasan:

  1. Keterampilan Komunikasi

Mampu berkomunikasi secara efektif dengan atasan adalah penting, tetapi sebagai tambahan, seorang sekretaris sering kali dapat menjadi titik kontak pertama bagi klien, pemangku kepentingan, dan mitra bisnis. Memiliki keterampilan komunikasi yang profesional, jelas dan efektif tidak hanya memastikan tidak ada yang “hilang dalam terjemahan”, tetapi juga memberikan kesan yang kuat terhadap atasan dan perusahaan.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Sekretaris Profesional

  1. Pengetahuan Organisasi

Pemahaman yang mendalam tentang cara kerja internal perusahaan, orang-orang di dalamnya, dan hubungan yang sesuai memungkinkan seorang sekretaris yang hebat untuk mengetahui kepada siapa harus meminta bantuan tambahan. Seorang sekretaris yang baik juga tahu bagaimana memanfaatkan pengetahuan ini dan jaringan internalnya untuk memelihara hubungan diplomatik di seluruh perusahaan. Bonus tambahan dari pengetahuan organisasi ini adalah kemampuan untuk bertindak sebagai “mata dan telinga” bagi bos, karena dia sering tidak lagi berada di tengah hiruk-pikuk lantai kantor.

 

  1. Kemerdekaan

Seorang bos dengan posisi yang sangat senior sering kali dikelilingi oleh “orang ya” – yang seringkali dapat menyebabkan bos diisolasi dari kenyataan. Seorang sekretaris yang hebat perlu memiliki keberanian (dan akal sehat) untuk memberi tahu bosnya “TIDAK” saat dibutuhkan. Atasan sering kali bepergian atau terjebak dalam rapat back-to-back, meninggalkan sekretaris untuk bekerja sendiri. Oleh karena itu, seorang sekretaris yang baik adalah seseorang yang dapat bekerja secara mandiri dan memiliki kepercayaan diri untuk mengambil keputusan tanpa harus terus menerus meminta persetujuan dari atasannya.

 

  1. Keterampilan Perencanaan

Rapat penting, penerbangan mendadak, kegiatan membangun tim di luar lokasi hanyalah beberapa tugas menantang yang perlu diatur oleh seorang sekretaris secara teratur. Atasan seringkali tidak memiliki waktu untuk merencanakan acara ini sehingga sekretaris dengan keterampilan perencanaan yang sangat baik sangat dicari karena kegiatan ini, jika direncanakan dengan buruk, dapat berdampak negatif – baik untuk pemangku kepentingan internal maupun eksternal.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Writing Skills for Executive Assistants

  1. Berorientasi Pada Detail

Kehilangan detail terkecil sekalipun sering kali dapat merusak jadwal atau acara yang paling terencana dengan baik. Dengan para pemimpin senior yang memiliki keterlibatan yang tinggi dalam operasi sehari-hari dari bisnis mereka masing-masing, terkadang kesalahan kecil atau kekeliruan dapat berdampak parah pada hari bos, atau bahkan pada bisnis itu sendiri. Akibatnya, menjadi sangat teliti dengan perhatian yang konsisten terhadap detail sangat dinilai oleh banyak atasan dan eksekutif senior sebagai beberapa sifat paling kritis bagi seorang sekretaris puncak.

 

  1. Komitmen

Komitmen sering kali dapat diabaikan tetapi sekretaris terbaik biasanya tetap sangat setia kepada atasan mereka, beberapa bahkan sampai mengikuti atasan mereka ketika mereka ditempatkan di luar negeri. Atasan sangat menghargai sekretaris yang berkomitmen, berdedikasi, dan memiliki rasa loyalitas yang kuat.