Articles

Apakah Sekretaris Profesional Itu?

Apakah Sekretaris Profesional Itu?

Sekretaris Profesional
Sekretaris Profesional

Seorang Sekretaris Profesional mengoordinasi rutinitas harian kantor dan mengatur jadwal kantor dan dokumen.

Komunikasi

Seorang Sekretaris profesional, lebih dikenal sebagai Asisten Administrasi atau eksekutif, bertindak sebagai pintu gerbang antara klien dan karyawan bisnis. Dia mungkin akan menfilter pengunjung dan panggilan telepon dan mengatur callback atau janji. Selain itu, seorang Sekretaris profesional mungkin melakukan survei telepon atau membuat pertanyaan atas nama majikan nya.

Seorang Sekretaris profesional juga harus menangani komunikasi tertulis, termasuk surat dan komunikasi antar-kantor. Dia biasanya mengurutkan surat, memprioritaskan dan membuang junk mail. Terkadang dia akan mempersiapkan tanggapan untuk tanda tangan atasan. Seorang Sekretaris profesional juga memprioritaskan pekerjaan berdasarkan tenggat waktu dan berkomunikasi dengan orang lain di kantor.

Janji Temu Dan Rapat

Seorang Sekretaris profesional membuat kalender janji bos nya dan juga semua pertemuan di dalam kantor dan menentukan apa saja rapat yang perlu bos untuk hadir. Dia mengatur komitmen majikan untuk menghindari tumpang tindih dan memastikan bahwa bos memiliki cukup waktu untuk mempersiapkan komitmen tersebut. Sering kali, seorang Sekretaris profesional mempersiapkan agenda untuk pertemuan, mengatur untuk fasilitas dan fasilitas, dan catatan Wacana dalam pertemuan.

Tanggung Jawab Lainnya

Selain yang dibahas di atas, tanggung jawab seorang Sekretaris profesional mungkin termasuk:

  • Mengawasi staf klerikal lainnya
  • Menjaga direktori email dan telepon yang diperbarui
  • Memesan perlengkapan kantor bila diperlukan
  • Mengatur file dan data lainnya

Apa yang diperlukan untuk menjadi Sekretaris sukses

Sering dikatakan bahwa seorang eksekutif hanya sebagus Sekretaris atau asisten pribadi mereka. Menangani administrasi harian untuk seseorang, tim atau jaringan, Sekretaris adalah “mata dan telinga” dari sebuah perusahaan, mengetahui rahasia untuk wawasan yang unik dan kuat tentang budaya perusahaan, kinerja dan arah masa depan.

Pelajari lebih lanjut tentang Sekretaris Profesional

Kualitas apa yang membuat Sekretaris yang baik?

Seorang Sekretaris dihargai untuk atribut seperti:

  • Kemampuan organisasi
  • Jelas, ramah dan profesional dan memiliki keterampilan komunikasi
  • Kemampuan menelpon dengan baik
  • Memiliki prakarsa dan aktif
  • Literasi TI
  • Kejujuran dan kebijaksanaan
  • Keterampilan manajemen waktu yang efisien
  • Sebuah bakat untuk memperjuangkan etika tim
  • Kemampuan untuk mengatasi tekanan, tenggat waktu dan multitasking
  • Profesionalisme
  • Keterampilan manajemen proyek.

Apa yang dilakukan seorang Sekretaris?

Akan selalu ada elemen yang berbeda untuk setiap deskripsi pekerjaan Sekretaris, tetapi Anda bisa mengatakan bahwa aset yang paling berharga seorang Sekretaris atau dukungan bisnis profesional adalah kemampuan untuk berpikir sendiri, tanpa terlalu banyak arahan dari orang lain.

Pekerjaan Sekretariat adalah mendukung suksesnya sebuah bisnis. Sekretaris memiliki tugas khas termasuk penyusunan surat, mengelola korespondensi, koordinasi buku harian, mengatur perjalanan dan membayar biaya.

Seorang Sekretaris perlu untuk dapat menggunakan berbagai jenis dan terus melek huruf di Suite Microsoft Office, sementara administrator sering berkontribusi pada manajemen proyek yang sifatnya basic.

Asisten Administrasi, Sekretaris, dan resepsionis memiliki reputasi hanya perlu untuk menjawab telepon dan menyapa tamu kantor. Pada kenyataannya, mereka adalah fondasi Bisnis, memungkinkan setiap anggota tim untuk mendapatkan pekerjaan yang dilakukan. Bertanggung jawab untuk mengatur jadwal, berkomunikasi atas nama eksekutif, memelihara daftar kontak, dan banyak lagi, mereka berfungsi sebagai pendukung bisnis yang penting.

Mengingat mereka adalah bagian integral dari tim bisnis, tidak ada yang menyangkal bahwa Asisten Administrasi perlu menunjukkan skillset yang tepat untuk agar dia bisa sukses dalam kerjanya.

Di bawah ini, kami menyoroti delapan keterampilan Asisten Administrasi yang Anda butuhkan untuk menjadi kandidat teratas.

  1. Mahir dalam teknologi

Memiliki keterampilan teknologi yang diperlukan untuk melakukan entri data, mengelola kalender tim, dan membuat laporan perusahaan, merupakan keahlian yang sangat dicari setelah keterampilan admin di asisten. Penting untuk terbiasa dengan perangkat lunak Microsoft Office seperti Excel, Word, PowerPoint, Outlook, dan banyak lagi. Hal ini juga sangat umum bagi admin asisten untuk membantu input data ke dalam manajemen hubungan pelanggan (CRM) sistem, platform layanan pelanggan, atau meja bantuan virtual. Ini berarti Anda harus memiliki pemahaman yang mendalam tentang perangkat lunak komputer, browser, dan sistem operasi untuk melakukan pekerjaan anda.

  1. Komunikasi verbal dan tertulis

Salah satu keterampilan administratif yang paling penting yang dapat Anda tunjukkan sebagai asisten admin adalah kemampuan komunikasi Anda. Perusahaan perlu tahu bahwa mereka dapat mempercayai Anda untuk mewakili wajah dan suara karyawan lain dan bahkan perusahaan. Ini termasuk menangani korespondensi yang masuk dari pelanggan, pemasok, atau mitra dengan cara yang tepat waktu dan profesional. Selain itu, sekretaris profesional perlu memiliki sikap yang ramah dan positif ketika mereka berinteraksi dengan pelanggan, tamu, dan karyawan lainnya.

Pelajari lebih lanjut tentang Professional Secretary Basic

  1. Organisasi

Tidak hanya keterampilan organisasi yang kuat yang diperlukan untuk menjaga diri terorganisir sebagai Asisten Administrasi, ketrampilan mengorganisasi ini juga diperlukan sehingga Anda dapat menjaga seluruh kantor terorganisir juga. Ini termasuk mengatur jadwal tim, acara, dan file dengan sistem yang masuk akal untuk semua orang. Hal ini memastikan bahwa sesama anggota tim dalam organisasi dapat dengan mudah mengikuti sistem pengarsipan Anda tanpa salah penempatan item.

  1. Pengaturan waktu

Karena sekretaris adalah sumber daya untuk seluruh perusahaan, anda akan merasa waktu Anda membentang di beberapa departemen. Untuk memastikan waktu Anda dialokasikan dengan benar dan direncanakan, sangat penting bahwa Anda memiliki manajemen waktu yang baik. Jika tidak, Anda akan berpotensi anda untuk mengelola waktu sendiri akan terlalu tipis. Untuk menjadi sumber daya terbaik bagi tim Anda, Anda harus secara akurat merencanakan tugas dan waktu yang akan mereka ambil.

  1. Perencanaan strategis

Mirip dengan manajemen waktu, admin asisten membutuhkan keterampilan yang mampu membantu menyusun perencanaan strategis. Ini berarti memprioritaskan tugas Anda sesuai urutan kepentingan. Keterampilan perencanaan juga ikut bermain saat mengatur kalender karyawan dan eksekutif saat pembatalan atau perubahan jadwal tak terduga muncul.

  1. Resourcefulness

Jika Anda sudah memiliki pengalaman bekerja sebagai seorang profesional administratif, Anda sudah tahu bahwa Anda perlu untuk dapat beradaptasi. Dalam bisnis, hal dapat berubah dengan kecepatan yang cepat dan Anda perlu untuk dapat beradaptasi dengan cepat untuk mendapatkan pekerjaan yang dilakukan dan membantu rekan tim Anda. Untuk melakukan ini, admin perlu banyak akal dalam mendapatkan tugas mereka dilakukan melalui multi-tasking dan keterampilan berpikir kreatif. Hal ini terutama penting ketika atasan Anda tidak tersedia selama krisis — sebagai asisten Anda perlu menjadi pandai dalam mencari jalan lain untuk mencapai solusi.

  1. Detil-oriented

Dalam menangani klien yang sensitif atau mitra komunikasi, Asisten perlu berorientasi pada detail untuk menemukan potensi kesalahan ketik dan tata bahasa. Selain itu, memiliki mata awas untuk melihat detail akan membantu tugas entri data dan pelaporan untuk memastikan bahwa pekerjaan Anda akurat dan dapat dipercaya. Rincian kecil yang hilang dalam laporan atau memo meninggalkan kesan yang kurang positif pada penerima dan bisa menimbulkan adanya ruang untuk kesalahan lebih lanjut.

  1. Mengantisipasi kebutuhan

Perbedaan antara asisten yang baik dan asisten yang hebat adalah kemampuan mereka untuk mengantisipasi kebutuhan dan menyelesaikan tugas penting tanpa perlu ditanyakan. Asisten yang luar biasa akan mengambil inisiatif untuk mendukung bisnis, bukan menunggu persetujuan atau arah. Pikirkan daftar kontak perusahaan sudah kedaluwarsa? Memperbaruinya untuk menunjukkan atasan Anda bahwa Anda dapat mengurus bisnis tanpa perlu pengawasan konstan.