Apa itu Supervisor?

By: Team Content

Menjadi Supervisor yang efektif

Supervisor adalah

Orang dalam manajemen lini pertama yang memonitor dan mengatur karyawan dan memastikan kinerja mereka sesuai dengan yang ditugaskan atau didelegasikan kepada mereka.

Pengawas biasanya diberi wewenang untuk merekomendasikan dan/atau memberikan rekomendasi untuk mempekerjakan, mendisiplinkan, mempromosikan, menghukum, memberikan penghargaan, dan kegiatan terkait lainnya mengenai karyawan di departemen mereka.

Jabatan “supervisor” biasanya diterapkan pada peran manajerial lini pertama atau tingkat bawah, sering kali dalam pengaturan industri atau administratif. Pengawas bertanggung jawab atas kinerja sehari-hari kelompok kecil, baik tim, Departemen, atau pergantian tim kerja (shift). Supervisor biasanya memiliki pengalaman dalam mencapai tujuan atau sasaran kelompok dan telah mendapatkan posisi berdasarkan keyakinan manajemen bahwa mereka mampu membimbing tim.

Penunjukan seorang pengawas kurang umum terjadi di abad ke-21 daripada tahun sebelumnya ketika mengawasi rekan kerja sering dianggap sebagai taktik manajemen yang diperlukan, tetapi penunjukan dan peran supervisor masih ada dalam berbagai industri.

Apa itu pengawasan?

Pengawasan adalah istilah yang secara luas disalahpahami. Banyak orang percaya itu hanya berlaku untuk orang yang mengawasi produktivitas dan pengembangan pekerja tingkat pemula. Itu tidak benar.

Istilah “supervisor” biasanya mengacu pada salah satu atasan langsung di tempat kerja, yaitu orang yang Anda membuat laporan langsung ke dalam organisasi. Misalnya, pengawas manajer menengah biasanya akan menjadi manajer teratas. Seorang supervisor manajer lini pertama akan menjadi manajer menengah. Seorang pengawas pekerja biasanya akan menjadi manajer lini pertama.

Supervisor biasanya bertanggung jawab atas kemajuan dan produktivitas laporan langsung mereka dalam organisasi.

Pengawasan sering kali mencakup pengelolaan keterampilan dasar (pembuatan keputusan, pemecahan masalah, perencanaan, delegasi dan manajemen pertemuan), mengorganisir tim, memperhatikan kebutuhan dan merancang peran pekerjaan baru dalam kelompok, mempekerjakan karyawan baru, melatih karyawan baru, manajemen kinerja karyawan (menetapkan tujuan, mengamati dan memberikan umpan balik, mengatasi masalah kinerja, memecat karyawan, dll.) dan memastikan kesesuaian dengan kebijakan personel dan peraturan internal lainnya.

Supervisor biasanya memiliki pengetahuan kerja yang memadai tentang kegiatan dalam kelompok mereka, misalnya bagaimana mengembangkan produk mereka, melaksanakan layanan mereka, dll.

Apa arti dan tujuan pengawasan?

Catatan: Banyak orang juga menggunakan istilah “supervisor” untuk menunjuk posisi manajerial yang bertanggung jawab atas fungsi utama dalam organisasi, misalnya, supervisor layanan pelanggan.

Untuk sungguh memahami pengawasan, anda harus berkenalan dengan konsep pengawasan dalam konteks yang lebih luas

Tahu bagaimana organisasi biasanya terstruktur dan beroperasi

Tanpa mengetahui tentang organisasi secara umum, peran Anda sebagai pengawas akan sangat terbatas. Sebagai contoh, mungkin yang paling berpengaruh pada bagaimana Anda bekerja dan keberhasilan Departemen Anda adalah pada memahami budaya organisasi.

Pengawas harus sepenuhnya memahami misi dan tujuan strategis organisasi. Juga, harapan atasan anda, sumber daya dan pengaruh untuk melakukan pekerjaan Anda, biasanya datang dari bagian lain dari organisasi, apakah itu berasal dari tingkat manajemen di atas Anda atau departemen lain yang Anda layani.

Pelajari lebih lanjut tentang Supervisor – Transisi dari Staf Menjadi Supervisor

Kolaborasi antara departemen lain dalam organisasi sering merupakan salah satu cara yang paling efektif bagi Departemen untuk bisa melakukan pekerjaan mereka dengan sukses.

Pertanyaan karyawan Anda sering bertanya tentang bagian lain dari organisasi, hal ini sebaiknya anda pahami juga. Kemungkinan promosi Anda tergantung pada seberapa baik Anda memahami seluruh organisasi.

Kenali fungsi utama dalam manajemen di organisasi

Secara tradisional, manajemen ditafsirkan sebagai integrasi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan koordinasi sumber daya.

Peran pengawasan pada dasarnya adalah peran manajemen. Misalnya, Anda merencanakan tujuan Departemen Anda, bagaimana mencapai tujuan tersebut, sumber daya yang akan Anda butuhkan, dan siapa yang akan melakukan apa dan kapan harus mencapai tujuan tersebut.

Anda akan mengatur sumber daya, termasuk pekerjaan, orang, pendanaan dan fasilitas. Anda akan memimpin individu dan tim di departemen Anda. Anda akan terus mengkoordinasikan kegiatan Departemen Anda untuk memastikan bahwa kegiatan yang dilakukan berjalan seperti yang direncanakan.

Anda akan mengambil langkah untuk memastikan sesuatu pekerjaan kembali ke jalur yang benar bila diperlukan. Oleh karena itu, sangat penting bahwa Anda memahami praktik terbaik dalam manajemen.

Praktik tersebut sering kali serupa di seluruh organisasi, tetapi hanya cakupan dan dampak yang berbeda.

Mengetahui pendekatan kepemimpinan yang tepat dalam memimpin.

Sederhananya, kepemimpinan adalah serangkaian kegiatan untuk memperjelas arah dan prioritas, dan mempengaruhi orang-orang agar mereka mencapai tujuan yang telah ditetapkan perusahaan.

Kepemimpinan adalah komponen yang penting dalam kegiatan manajemen supervisor secara keseluruhan. Anda bertanggung jawab untuk memimpin individu lain, tim dan Departemen Anda dan-mungkin yang paling penting-memimpin diri sendiri.

Terutama untuk pertama kali menjadi supervisor, peran supervisor ini bisa sangat stres karena mereka sekarang dihadapkan dengan tanggung jawab yang mereka belum pernah mengalami sebelumnya-mereka memimpin orang, bukan hanya kegiatan yang biasanya memiliki jelas dan tugas rutin.

Oleh karena itu, sangat penting bagi penyelia-terutama pengawas yang menjabat pertama kali–untuk memahami prinsip dan berbagai gaya kepemimpinan, termasuk gaya yang digunakan dan kapan.

Tugas pengawasan umum meliputi:

Membantu tim memahami target kinerja dan sasaran
Pelatihan atau memastikan bahwa pekerja terlatih dengan baik untuk peran spesifik mereka
Penjadwalan jam kerja dan pergantian tim kerja
Koordinasi rotasi kerja dan cross-training
Berbagi update berita perusahaan, hasil keuangan, dan tujuan baru dengan anggota tim
Membantu dalam menyelesaikan keadaan darurat, seperti masalah kualitas atau pelanggan yang mungkin ditingkatkan ke supervisor tim untuk menangani
Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah di tempat kerja, termasuk keterlambatan atau absensi
Membuat laporan dan pembaruan aktivitas kepada manajemen
Membantu dalam perekrutan dan kegiatan pemecatan, pengawas sering memerlukan persetujuan manajerial dari semua karyawan baru atau terminasi.

Sebagian besar peran supervisor melibatkan menawarkan umpan balik, baik yang konstruktif maupun positif. Umpan balik konstruktif lebih menantang bagi sebagian besar supervisor untuk mereka sampaikan.

Supervisor Skills & Kompetensinya

Anda harus memiliki beberapa kualitas penting untuk berhasil menjadi pengawas di bidang apapun.

Kepemimpinan: Anda harus memiliki kapasitas untuk menangani rasa individualitas anggota tim Anda dan mengarahkannya untuk mencapai tujuan tim.
Resolusi konflik: Kemampuan untuk menangani keluhan secara produktif dapat menjadi keunggulan nyata dalam pekerjaan ini.
Keterampilan interpersonal: Peran supervisor sebagian besar adalah masalah mengelola orang.
Keterampilan manajemen waktu: Anda harus memiliki kemampuan untuk melihat apa yang paling penting dan dalam mengatur waktu Anda sendiri dan waktu tim Anda.
Kemampuan memecahkan masalah: Anda harus memiliki kemampuan untuk memberikan solusi yang berbeda untuk masalah yang tak terelakkan dan memilih salah satu yang paling mungkin untuk membawa hasil yang Anda butuhkan.

Lingkungan Kerja

Seorang supervisor bertanggung jawab atas kinerja tim, yang membawa beban di atas dan di luar tingkatan tim yang mungkin telah dialami sebagai anggota tim. Peran ini memiliki frustrasi juga. Seorang pengawas dibebankan tanggung jawab untuk tim dan kinerja secara keseluruhan tetapi biasanya memiliki kewenangan langsung yang relatif kecil tanpa dukungan manajerial.

Seorang pengawas yang baru diangkat harus sering menavigasi transisi yang canggung dari tadinya menjadi salah satu anggota tim, kemudian menjadi individu yang bertanggung jawab untuk membimbing dan mengawasi para pekerja. Transisi ini dapat menjadi tidak nyaman bagi semua orang yang terlibat.

Peran seorang supervisor

Supervisor telah mendapat peran penting dalam manajemen pabrik. Pengawasan berarti mengawasi bawahan di kantor di tingkat pabrik.

Supervisor adalah bagian dari tim manajemen dan ia bekerja berdasar penunjukan sebagai manajer lini pertama. Dia adalah orang yang harus melakukan banyak fungsi yang membantu dalam mencapai produktivitas. Oleh karena itu, supervisor dapat disebut sebagai satu-satunya manajer yang memiliki peran penting pada tingkat eksekusi.

Ada filsuf tertentu yang memanggil pengawas sebagai pekerja. Masih ada beberapa filsuf yang menyebut mereka sebagai manajer. Tapi sebenarnya dia harus disebut sebagai manajer atau manajer operasi. Tugas utamanya adalah untuk mengelola pekerja di tingkat operasi manajemen.

Seorang pengawas memainkan peran bermacam-macam pada satu waktu seperti:

Sebagai perencana- Seorang pengawas harus merencanakan jadwal kerja harian di pabrik. Pada saat yang sama ia harus membagi pekerjaan kepada berbagai pekerja sesuai dengan kemampuan mereka.
Sebagai manajer- Ini adalah benar ketika dikatakan bahwa seorang supervisor adalah bagian dari tim manajemen perusahaan. Dia adalah, pada kenyataannya, manajer operasi.
Sebagai pembimbing dan pemimpin- Pengawas pabrik memimpin pekerja dengan membimbing mereka melakukan tugas sehari-hari. Bahkan, ia berperan sebagai seorang yang harus menginspirasi pekerja untuk bisa mencapai tujuan yang telah ditetapkan bagi mereka.
Sebagai mediator- Seorang supervisor disebut rantai penghubung antara manajemen dan pekerja. Dia adalah juru bicara manajemen serta pekerja.
Sebagai Inspektur- Peran penting Pengawas adalah menegakkan disiplin di pabrik. Untuk ini, pekerjaan mereka adalah memeriksa kemajuan kerja terhadap jadwal waktu, merekam penunjukan kerja secara berkala dan melaporkan penyimpangan jika ada dari bawahan mereka.

Dia juga dapat menjaga dan menetapkan aturan dan peraturan yang harus diikuti oleh pekerja selama pekerjaan mereka.

Sebagai penasihat Seorang pengawas memainkan peran seorang penasihat untuk masalah pekerja. Dia harus melakukan peran ini dalam rangka membangun hubungan yang baik dan kerjasama dari pekerja. Hal ini dapat dilakukan tidak hanya dengan mendengarkan keluhan tetapi juga menangani keluhan dan memuaskan para pekerja.

Oleh karena itu, kita dapat mengatakan bahwa pengawasan yang efektif dan efisien membantu dalam mencapai kinerja kerja yang lebih baik, membangun hubungan manusia yang baik, dan menciptakan lingkungan yang ramah dan kooperatif. Ini semua membantu organisas dalam meningkatkan produktivitas.

Fungsi supervisor

Supervisor, menjadi manajer dalam kontak langsung dengan bagian operasi, telah mendapat fungsi aneka macam untuk melakukan tugasnya.

Tujuan di balik kinerja fungsi supervisor ini adalah untuk membawa stabilitas dan kesehatan dalam organisasi yang dapat dijalankan melalui peningkatan keuntungan yang merupakan hasil akhir dari produktivitas yang lebih tinggi.

Oleh karena itu, seorang pengawas harus peduli dengan melakukan fungsi berikut:

Perencanaan dan pengorganisasian- Peran utama supervisor adalah merencanakan jadwal kerja harian para pekerja dengan cara membimbing mereka dalam pekerjaan mereka dan juga membagi pekerjaan di antara para pekerja sesuai dengan minat, kecakapan, keterampilan dan minat mereka.
Penyediaan kondisi kerja- Seorang supervisor memainkan peran penting dalam pengaturan fisik pabrik dan dalam mengatur sumber daya fisik di tempat yang tepat. Ini melibatkan menyediakan tempat duduk yang tepat, ventilasi, pencahayaan, Fasilitas air dll untuk pekerja. Tanggung jawab utamanya adalah untuk memberikan kondisi yang sehat dan higienis bagi para pekerja.
Kepemimpinan dan bimbingan- Seorang supervisor adalah pemimpin pekerja di bawahnya. Dia memimpin pekerja dan mempengaruhi mereka untuk bekerja terbaik mereka. Dia juga membimbing para pekerja dengan memperbaiki target produksi dan dengan menyediakan instruksi dan panduan untuk mencapai target tersebut.
Motivasi- Seorang pengawas memainkan peranan penting dengan memberikan insentif yang berbeda kepada pekerja untuk berkinerja lebih baik. Ada yang berbeda antara insentif moneter dan non-moneter yang dapat menginspirasi para pekerja untuk bekerja lebih baik.

Pengendalian- Pengendalian merupakan fungsi penting yang dilakukan oleh atasan. Ini akan melibatkan:

Mencata kinerja aktual terhadap jadwal waktu.
Memeriksa kemajuan kerja.
Mencari penyimpangan jika ada dan membuat solusi
Jika tidak diselesaikan secara independen, laporkan ke manajemen puncak.

Menjadi Penghubung – Seorang pengawas terbukti menjadi penghubung antara manajemen dan pekerja. Dia mengkomunikasikan kebijakan manajemen kepada pekerja, ia juga memberikan instruksi kepada mereka atas nama manajemen. Di sisi lain, ia memiliki kontak dekat dengan para pekerja dan karena itu dapat berinteraksi masalah, keluhan, saran, dll untuk manajemen. Dengan cara ini, ia mengkomunikasikan masalah pekerja dan membawanya ke manajemen yang lebih atas.

Pelajari lebih lanjut tentang The Ultimate Supervisor

Penanganan keluhan- Supervisor dapat menangani keluhan para pekerja secara efektif, untuk ini dia harus melakukan hal berikut:-

Dia dapat berhubungan langsung dengan pekerja.

Dengan memenangkan kepercayaan dari para pekerja dengan memecahkan masalah mereka.

Dengan mengambil masalah pekerja pada alasan kemanusiaan.

Jika ia tidak dapat mengatasinya secara independen, ia dapat mengambil bantuan dan saran manajemen untuk mengatasinya.

Reporting- Seorang supervisor telah mendapat peran penting untuk melaporkan tentang biaya, kualitas dan setiap output yang dapat bertanggung jawab untuk meningkatkan produktivitas. Faktor seperti biaya, output, kinerja, kualitas, dll dapat dilaporkan terus untuk manajemen.

Memperkenalkan metode kerja baru- Supervisor di sini harus sadar tentang lingkungan pasar dan persaingan hadir. Oleh karena itu ia dapat berinovasi pada teknik produksi. Dia dapat melakukan shifting pekerja ke dalam jadwal baru bila memungkinkan.

Dia juga dapat mencoba yang teknik terbaik untuk terus berubah dan meningkatkan ke lingkungan fisik di sekitar pekerja. Hal ini akan mengakibatkan:

Produktivitas yang lebih tinggi,
Semangat kerja yang tinggi,
Memuaskan kondisi kerja,
Meningkatkan hubungan manusia,
Keuntungan yang lebih tinggi, dan
Stabilitas tinggi

Menegakkan disiplin- Seorang pengawas dapat melakukan banyak langkah untuk menjaga disiplin dalam hubungan dengan pengaturan langkah-langkah, ketat dalam perintah dan instruksi, menjaga disiplin umum pabrik, dan melaksanakan hukuman untuk pekerja. Semua langkah di atas membantu dalam meningkatkan disiplin keseluruhan pabrik.

PETUNJUK MEMIMPIN RAPAT BAGI SUPERVISOR

Merencanakan pertemuan yang efektif

Manajemen Rapat cenderung menjadi seperangkat keterampilan yang sering diabaikan oleh para pemimpin dan manajer.

Perlu diingat bahwa pertemuan adalah kegiatan yang sangat mahal ketika seseorang mempertimbangkan biaya kerja untuk pertemuan dan berapa banyak yang dapat atau tidak bisa dilakukan di dalamnya. Jadi mengambil manajemen Rapat sangat serius.

Proses yang digunakan dalam pertemuan tergantung pada jenis pertemuan Anda berencana untuk anda laksanakan, misalnya, pertemuan staf, perencanaan pertemuan, pemecahan masalah pertemuan, dll.

Namun, ada beberapa dasar tertentu yang umum untuk berbagai jenis pertemuan. Dasar ini dijelaskan di bawah ini.

(Perhatikan bahwa mungkin tampaknya banyak saran yang tercantum di bawah ini untuk sesuatu yang tampaknya sederhana seperti mengadakan pertemuan. Namun, setiap kegiatan penting akan mencakup saran-saran dalam daftar ini. Daftar tampaknya menjadi jauh lebih kecil setelah Anda menguasai cara melakukan kegiatan dengan efektif.)

Memilih peserta

Keputusan tentang siapa yang akan hadir tergantung pada apa yang ingin Anda capai dalam pertemuan. Ini mungkin tampak terlalu jelas untuk dikatakan di sini, tapi hal yang mengejutkan adalah berapa banyak pertemuan terjadi tanpa orang yang tepat di sana.

Jangan bergantung pada penilaian Anda sendiri tentang siapa yang akan datang. Tanyakan beberapa orang lain untuk memperoleh pendapat mereka juga.

Jika mungkin, hubungi setiap orang untuk memberitahu mereka tentang pertemuan itu, jelaskan tujuan keseluruhan dan mengapa kehadiran mereka adalah penting.

Menindaklanjuti panggilan Anda dengan pemberitahuan Rapat, termasuk tujuan pertemuan, di mana akan diadakan dan Kapan, daftar peserta dan siapa yang harus dihubungi jika mereka memiliki pertanyaan.

Mengirimkan salinan agenda yang diusulkan beserta pemberitahuan Rapat.

Mintalah seseorang yang ditunjuk untuk mencatat tindakan, penugasan, dan tanggal jatuh tempo yang penting selama pertemuan. Orang ini harus memastikan bahwa informasi ini didistribusikan kepada semua peserta segera setelah pertemuan.

Agenda pengembangan

Kembangkan agenda bersama dengan peserta kunci dalam Rapat. Pikirkan apa hasil keseluruhan yang Anda inginkan dari pertemuan dan kegiatan apa yang perlu terjadi untuk mencapai hasil tersebut. Agenda harus disusun sedemikian rupa sehingga kegiatan tersebut dilaksanakan selama pertemuan.

Dalam agenda, nyatakan hasil keseluruhan yang Anda inginkan dari pertemuan.

Merancang agenda sehingga peserta terlibat lebih awal dengan telah memiliki bahan-bahan bagi mereka sehingga mereka akan melakukannya dengan segera dan mereka datang tepat waktu.

Di samping setiap topik utama, sertakan jenis tindakan yang diperlukan, jenis output yang diharapkan (keputusan, suara, tindakan yang ditugaskan kepada seseorang), dan perkiraan waktu untuk menangani setiap topik

Tanyakan peserta jika mereka akan berkomitmen untuk agenda.
Jaga agar agenda tetap diposting setiap saat.
Jangan terlalu memaksakan agenda Rapat; bersedialah untuk mengadaptasi agenda pertemuan jika anggota mengusulkan perubahan agenda dalam proses perencanaan.
Pikirkan tentang bagaimana Anda memberi nama yang tepat untuk sebuah acara, sehingga orang masuk dengan pola pikir sekitar topik rapat itu

Pertemuan pembukaan

Selalu mulai tepat waktu; hal ini menghormati mereka yang muncul tepat waktu dan mengingatkan orang yang terlambat bahwa penjadwalan serius.
Selamat datang peserta dan berterima kasih atas waktu mereka.
Tinjau agenda di awal setiap pertemuan, berikan kesempatan kepada peserta untuk memahami semua topik utama yang diusulkan, untuk mengubahnya dan menerimanya.

Menetapkan peraturan dasar bagi Rapat itu

Anda tidak perlu mengembangkan aturan dasar baru setiap kali Anda mengadakan pertemuan. Namun, amatlah berharga untuk memiliki beberapa aturan dasar yang dapat digunakan untuk sebagian besar pertemuan Anda. Aturan dasar ini menjadi landasan yang dibutuhkan untuk pertemuan yang sukses.

Empat aturan dasar yang kuat adalah: berpartisipasi, mendapatkan fokus, mempertahankan momentum dan mencapai closing. (Anda mungkin menginginkan aturan dasar tentang kerahasiaan.)
Daftarkan aturan dasar utama Anda pada agenda.
Jika Anda memiliki peserta baru yang tidak sering hadir dalam rapat, Anda dapat meninjau setiap aturan dasar itu dengan ringkas.
Jaga aturan dasar tetap diposting setiap saat.

Manajemen waktu

Salah satu tugas fasilitasi rapat yang paling sulit adalah manajemen waktu-waktu tampaknya habis sebelum tugas selesai. Oleh karena itu, tantangan terbesar adalah menjaga momentum untuk menjaga proses tetap bergerak.
Anda dapat meminta peserta untuk membantu Anda tracking waktu yang telah digunakan.
Jika rencana waktu di agenda ternyata tidak tercapai, tanyakan ke grup rapat dan meminta masukan mereka untuk mencari solusi

Evaluasi proses pertemuan

Sungguh menakjubkan betapa sering orang akan mengeluh tentang pertemuan yang membuang-buang waktu penuh-tetapi mereka hanya mengatakan begitu setelah pertemuan. Dapatkan umpan balik mereka selama pertemuan sehingga Anda dapat meningkatkan proses pertemuan dengan lebih efektif. Mengevaluasi pertemuan hanya di akhir pertemuan biasanya terlambat untuk melakukan tindakan apa pun terhadap umpan balik peserta.
Setiap beberapa jam, melakukan 5-10 menit “cek kepuasan” peserta rapat.
Dalam rapat meja bundar, anda bisa dengan cepat meminta masing-masing peserta menunjukkan bagaimana menurut mereka kesan pertemuan itu.

Rapat penutupan

Selalu Akhiri pertemuan tepat waktu dan usahakan untuk mengakhiri rapat dengan catatan positif.
Pada akhir pertemuan, anda harus meninjau tindakan dan penugasan, dan mengatur waktu untuk pertemuan berikutnya dan meminta setiap orang jika mereka dapat membuat atau tidak (untuk mendapatkan komitmen mereka)
Klarifikasi bahwa risalah pertemuan dan/atau tindakan akan dilaporkan kembali ke anggota dalam paling seminggu (ini membantu untuk menjaga momentum peserta rapat).