Apa itu Standard Operating Procedure?

By: Team Content

Standard Operating Procedure atau biasa disebut dengan SOP merupakan suatu dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang akan dijalankan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan demi mendapatkan hasil kerja yang efektif dan efisien. Dimana SOP ini harus dimiliki oleh suatu perusahaan atau organisasi sebagai panduan untuk menjalankan tugas dan fungsi setiap bagian yang ada. Sehingga dengan begitu adanya SOP ini dapat memudahkan dan menertibkan pekerjaan yang akan dijalankan. Peran pentingnya SOP ini membuat pelaku bisnis harus mengetahui terkait tujuan dan fungsi dari SOP itu sendri.

Pada dasarnya tujuan pembuatan Standard Operating Procedure atau SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dimana dengan adanya SOP ini diharapkan mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.

Tujuan Standard Operating Procedure  atau SOP secara umum dapat diuraikan sebagai berikut:

• Memberikan pedoman, petunjuk, atau arahan secara umum dan khusus kepada sebuah lembaga, instansi atau perusahaan dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi masing-masing bidang. Dimana ini membantu pihak-pihak yang terkait untuk mengetahui tugasnya dan lebih fokus dalam menjalankan tugas yang telah diatur dalam SOP.
• Menciptakan tekad yang kuat dan semangat kerja yang tinggi. Yang mana tujuan ini dapat dirasakan dengan jelas dan berdampak bagi pihak-pihak yang terkait agar memiliki keinginan yang tinggi dalam menyelesaikan tugas-tugas yang ada sehingga hal ini pun juga dapat menghasilkan kinerja hasil yang baik juga.
• Memperkecil terjadinya risiko buruk seperti kegagalan dan kebangkrutan. Yang mana tujuan ini juga didukung oleh tujuan yang telah disinggung sebelumnya. Ketika pedoman atau arahan yang baik dimiliki oleh suatu instansi atau perusahaan maka akan menghasilkan kinerja hasil yang baik. Sehingga terjadinya risiko-risiko buruk pada suatu perusahaan atau instansi tersebut dapat diminimalisir.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) Berbasis KPI

Setelah pelaku bisnis mengetahui tujuan dari SOP diatas maka diharapkan mampu untuk membentuk SOP yang baik sehingga lebih siap dan fokus dalam menjalankan bisnis. Tetapi selain lain tiga tujuan penting di atas, SOP nyatanya juga memiliki fungsi yang tidak kalah penting. Berikut adalah fungsi dari Standard Operating Procedure:

1. Memperkecil kesalahan

Kesalahan pada suatu bisnis memang menjadi hal yang wajar, tapi tidak lantas kesalahan-kesalahan yang ada atau akan terjadi menjadi tidak begitu penting. Yang mana hal tersebut dapat memicu dampak yang lebih besar sehingga harus tetap diperhatikan. Akan tetapi, dengan adanya SOP dalam suatu perusahaan dan perusahaan tersebut dapat menerapkannya dengan baik hal ini sudah tidak menjadi persoalan yang besar lagi bagi pelaku bisnis. Hal tersebut dikarenakan SOP dapat memperkecil terjadinya kesalahan dalam berbisnis karena seluruh kegiatan sudah diatur dengan jelas sesuai dengan prosedur atau aturan yang ada.

2. Menjadi alat penilaian kerja

Dengan adanya SOP maka hal ini dapat menjadi tolak ukur untuk seluruh pelaku bisnis dalam menilai kinerja yang telah dilakukan. Hal ini terkait apakah sudah sesuai dengan aturan yang ada atau belum. Jika belum sesuai maka alangkah baiknya pelaku bisnis segera melakukan evaluasi dan perbaikan terkait kinerjanya agar fungsi dan tujuan dari SOP ini dapat dirasakan sebagaimana mestinya oleh perusahaan. Akan tetapi jika sudah selesai dan menghasilkan kinerja yang cukup bagus maka sebagai pelaku bisnis tidak boleh merasa cukup. Pelaku bisnis harus terus meningkatkan kinerjanya mengingat persaingan bisnis semakin hari semakin meningkat.

Dari tujuan dan fungsi di atas dapat dirasakan oleh perusahaan jika perusahaan tersebut mampu membuat dan menerapkan SOP dengan baik. Untuk membuat SOP pelaku bisnis dapat memulainya dari melakukan kerjasama dengan rekan bisnis, menentukan sasaran, memberikan penjelasan SOP yang baik, penyusunan alur kerja sesuai bidangnya dan melakukan implementasi serta evaluasi. Setelah itu, hal yang perlu juga diperhatikan adalah sikap konsisten dalam melaksanakan SOP. Dimana SOP dibuat untuk dijalankan bagaimanapun kondisinya agar perusahaan tersebut dapat meraih pencapaian target yang maksimal.