9 Cara Menyediakan Customer Service Yang Istimewa

Meningkatkan keterampilan layanan pelanggan Anda dapat membantu Anda untuk unggul dalam banyak posisi dan menumbuhkan karir Anda, terutama bagi mereka yang berada di penjualan, layanan pelanggan, konsultasi, ritel, makanan dan minuman, atau industri periklanan dan pemasaran.

Layanan pelanggan yang baik menciptakan pelanggan yang kembali setia kepada Anda dan organisasi Anda. Dalam artikel ini, kami akan mengeksplorasi sembilan cara untuk membantu Anda memberikan layanan pelanggan yang sangat baik.

Apakah Layanan Pelanggan Itu?

Layanan pelanggan adalah bantuan yang diberikan oleh bisnis dan karyawannya kepada orang-orang yang menggunakan atau membeli produk dan layanannya.

Layanan pelanggan dapat berkisar dari membantu pelanggan dengan pembelian hingga menyelesaikan masalah mereka secara online.

Profesional layanan pelanggan bertanggung jawab untuk memastikan pelanggan memiliki pengalaman yang baik dan memenuhi kebutuhan mereka. Ini adalah serangkaian keterampilan yang dihargai oleh perusahaan, sehingga mengembangkan keterampilan layanan pelanggan Anda dapat membantu Anda untuk memajukan karier Anda.

9 Cara Untuk Menyediakan Layanan Pelanggan Yang Sangat Baik

Cobalah sembilan cara ini untuk menjadi profesional layanan pelanggan yang luar biasa:

1. Bersikap ramah
2. Tanggapi tepat waktu
3. Ketahui produk atau layanan Anda
4. Dengarkan pelanggan Anda
5. Katakan terima kasih
6. Kenali pelanggan Anda
7. Minta umpan balik
8. Gunakan umpan balik yang Anda terima
9. Fokus pada hubungan

1 . Bersikap Ramah

Aturan terpenting dalam memberikan layanan pelanggan yang baik adalah bersikap ramah. Cobalah untuk menyambut pelanggan dengan senyum dan selalu bersikap sopan dan hormat.

Jadilah proaktif dengan memperhatikan kebutuhan pelanggan dan menawarkan bantuan atau rekomendasi sebelum mereka bertanya.

Penting untuk selalu tetap baik dan berempati kepada pelanggan Anda, bahkan melalui situasi yang penuh tekanan atau kontroversi ketika mereka kecewa atau marah.

2 . Tanggapi Tepat Waktu

Faktor lain dalam layanan pelanggan yang baik adalah ketepatan waktu tanggapan Anda. Pelanggan menghargai respons cepat terhadap pertanyaan mereka, terutama ketika mereka memiliki permintaan yang sensitif terhadap waktu.

Pelajari lebih lanjut tentang Customer Service Excellent

Untuk layanan pelanggan yang baik, cobalah untuk menjawab semua panggilan telepon dan email dalam waktu 24 jam. Biarkan pelanggan tahu berapa lama Anda akan membantu mereka.

3 . Ketahui Produk Atau Layanan Anda

Untuk menawarkan layanan yang sangat baik kepada pelanggan Anda, Anda harus mengetahui setiap aspek dari produk atau layanan yang Anda jual.

Idealnya, Anda akan dapat mendiskusikan fitur dan penggunaannya, menunjukkan kepada pelanggan Anda keuntungan yang mereka dapatkan dari menggunakan produk atau layanan Anda dan memecahkan masalah apa pun yang tidak berfungsi dengan benar.

4 . Dengarkan Pelanggan Anda

Mendengarkan adalah salah satu cara paling sederhana untuk memberikan layanan pelanggan yang sangat baik. Terkadang pelanggan hanya perlu didengar, jadi pastikan untuk secara aktif mendengarkan apa yang mereka katakan.

Mereka mungkin memiliki poin valid yang dapat Anda gunakan untuk membuat produk atau layanan Anda lebih baik. Dengan mendengarkan dengan penuh perhatian, Anda dapat memahami dengan tepat apa yang dibutuhkan pelanggan dari Anda.

5 . Katakan Terima Kasih

“Terima kasih” yang sederhana bisa sangat membantu ketika menyediakan layanan pelanggan. Pelanggan sering mengingat rasa terima kasih yang tulus, dan itu mengingatkan mereka mengapa mereka menyewa perusahaan Anda atau berbelanja di toko Anda.

Mengucapkan terima kasih setelah setiap transaksi adalah cara mudah untuk memberikan layanan pelanggan yang sangat baik. Berikut adalah beberapa cara lain Anda dapat berterima kasih kepada pelanggan untuk bisnis mereka:

Kirim tulisan tangan terima kasih.  Mengirim catatan terima kasih tulisan tangan adalah cara yang dipersonalisasi untuk menunjukkan kepada pelanggan Anda betapa Anda menghargai mereka. Plus, di dunia digital saat ini, mengirim kartu melalui surat menambahkan sentuhan khusus.

Berikan sampel gratis.  Memberikan sampel gratis kepada pelanggan Anda adalah cara yang bagus untuk mengucapkan terima kasih karena memiliki dua manfaat. Pertama, pelanggan sering merasa dihargai ketika mereka menerima sesuatu secara gratis. Kedua, jika Anda ingin mempromosikan produk baru, sampel gratis adalah cara yang bagus untuk mendapatkannya di tangan pelanggan yang paling mungkin membelinya.

Sertakan sesuatu yang ekstra.  Menambahkan sesuatu ekstra ke tas atau paket pelanggan Anda adalah cara yang bagus untuk mengucapkan terima kasih. Opsi dapat mencakup tas kecil berisi permen, stiker, atau bahan promosi.

Tawarkan diskon khusus.  Jika Anda tertarik untuk berterima kasih kepada pelanggan setia, pertimbangkan untuk memberi mereka diskon khusus. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan menawarkan mereka diskon segera setelah mereka melakukan pembelian. Ini tidak hanya berterima kasih kepada mereka untuk bisnis mereka, tetapi juga dapat mendorong penjualan lainnya.

6 . Kenali Pelanggan Anda

Memberikan layanan pelanggan yang hebat berarti mengetahui siapa pelanggan Anda dan apa yang mereka inginkan. Ketika Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang pelanggan Anda dan apa yang mendorong mereka, Anda akan merasa lebih mudah untuk menawarkan layanan pelanggan yang mereka butuhkan.

Pelajari lebih lanjut tentang Customer Experience Management

Berikut adalah beberapa tips tentang bagaimana Anda bisa mengenal pelanggan Anda dengan lebih baik:

Tanya mereka.  Bertanya kepada pelanggan Anda beberapa pertanyaan sederhana adalah cara termudah untuk mengenal mereka. Ini juga merupakan cara terbaik bagi Anda untuk menemukan area di mana Anda dapat menonjol dari pesaing Anda.

Gunakan media sosial.  Banyak platform media sosial memberikan wawasan tentang apa yang disukai pelanggan Anda, kebiasaan mereka dan apa yang mereka beli.

Anda juga dapat menggunakan posting di halaman media sosial Anda sendiri untuk mengenal pelanggan Anda dengan lebih baik dan untuk mengetahui apa yang mereka sukai dan tidak sukai tentang produk atau layanan Anda.

Lakukan survei.  Survei adalah cara yang baik untuk mendapatkan umpan balik yang jujur ​​dari pelanggan Anda dan mendapatkan informasi spesifik tentang keinginan dan kebutuhan mereka.

7 . Minta Umpan Balik

Meminta umpan balik kepada pelanggan Anda menunjukkan bahwa Anda peduli dengan pendapat mereka dan ingin membantu. Memberi mereka kesempatan untuk memberikan umpan balik dapat membuat mereka merasa dihargai.

Anda dapat menggunakan formulir umpan balik, survei pelanggan, kuesioner atau umpan balik tangan pertama ketika pelanggan menyelesaikan pesanan mereka untuk mengetahui apa yang mereka butuhkan dan apa yang mereka pikirkan tentang bisnis, produk, atau layanan Anda.

8 . Gunakan Umpan Balik Yang Anda Terima

Setelah Anda mendapat umpan balik dari pelanggan Anda, Anda harus menggunakannya untuk meningkatkan proses layanan pelanggan Anda.

Anda dapat mengambil waktu secara teratur untuk meninjau umpan balik yang Anda dapatkan sehingga Anda dapat mengidentifikasi area di mana Anda dapat meningkatkan dan mencatat setiap perubahan spesifik yang dapat Anda buat.

9 . Fokus Pada Hubungan

Hubungan positif dengan pelanggan Anda akan membantu Anda memastikan mereka akan kembali kepada bisnis Anda. Menunjukkan bahwa Anda peduli pada mereka dapat menginspirasi kesetiaan dan penghargaan mereka.

Anda dapat menawarkan layanan yang dipersonalisasi, menyapa mereka dengan nama dan membuat catatan percakapan sebelumnya sehingga Anda dapat referensi informasi itu saat Anda bertemu lagi.