6 Tips Untuk Mengembangkan Strategi Manajemen Pengetahuan Yang Kuat

By: Team Content

Setiap perusahaan memiliki banyak sekali pengetahuan yang tidak dapat diakses dan tidak ditingkatkan. Dengan pertumbuhan yang maju dan penyebaran data, dibutuhkan waktu lebih lama bagi karyawan, mitra, pelanggan atau prospek untuk menemukan informasi yang mereka cari.

Mengatasi hambatan besar pada produktivitas karyawan yang disebabkan oleh buruknya akses ke informasi dapat diselesaikan dengan bantuan sistem manajemen pengetahuan (KM) yang efektif. Pengambilan cepat informasi yang tepat menghemat waktu karyawan untuk meninggalkan lebih banyak ruang untuk pekerjaan yang produktif.

Gartner Group mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai: “suatu disiplin yang mempromosikan pendekatan terpadu untuk mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, mengambil, dan berbagi semua aset informasi perusahaan.”

Untuk mengatur konteks, KM sangat penting dalam merumuskan strategi untuk mengatasi titik sakit dari suatu organisasi. Strategi KM yang sukses terdiri dari orang, proses dan teknologi.

Langkah awal menuju meningkatkan pengetahuan dalam suatu organisasi adalah menentukan strategi manajemen pengetahuan pembunuh yang secara khusus disesuaikan dengan kebutuhan karyawan Anda.

Strategi manajemen pengetahuan adalah program terorganisir yang menggambarkan bagaimana organisasi mengelola informasi bisnis, data, dan pengetahuan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

Dibutuhkan pertimbangan luar biasa untuk mengembangkan sistem yang paling sesuai dengan organisasi Anda. Meskipun tidak ada pendekatan satu ukuran untuk semua untuk menerapkan basis pengetahuan, ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk tetap di jalur.

Berikut Beberapa Tips Untuk Mengembangkan Strategi Manajemen Pengetahuan

1. Segmen Informasi Anda

Berapa kali Anda mencari melalui seluruh basis pengetahuan hanya untuk menemukan dokumen atau konten yang Anda cari? Karena evolusi digital yang bergerak cepat dari organisasi, itu pasti terjadi cukup sering. Untuk menyederhanakan mekanisme pencarian keseluruhan, bagilah informasi Anda menjadi beberapa segmen.

Perangkat lunak manajemen pengetahuan memungkinkan Anda membuat segmen yang berbeda terutama untuk proyek, tim, atau kelompok dokumen. Ini membatasi informasi yang berlebihan dan membantu Anda menemukan informasi yang diperlukan dengan mudah ketika Anda membutuhkannya.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Effective Knowledge Management

Segmentasi informasi Anda menurut departemen, tugas, produk atau layanan dapat membuat navigasi konten, mengambil dan mengakses informasi lebih mudah dan lebih cepat untuk karyawan Anda menggunakan KMS Anda.

2. Tetapkan Tolak Ukur Atas Dasar Bulanan

Memperkenalkan perangkat lunak baru dan kehilangan jejak perbaikan adalah salah satu pengamatan paling umum dalam suatu organisasi. Situasi seperti ini muncul karena kurangnya pemahaman tentang metrik pengukuran.

Dengan memperkenalkan tolok ukur bulanan ke dalam strategi manajemen pengetahuan mereka, organisasi memiliki kemampuan untuk melacak aktivitas dalam KMS mereka dan meningkatkan produktivitas.

Menyiapkan tolok ukur dan tonggak sejarah membantu dalam mengukur keberhasilan jangka pendek, tetapi efektivitas tertinggi mereka bergantung pada keselarasan mereka dengan strategi keseluruhan.

Tingkatan yang dicapai memberikan sasaran berurutan untuk dicapai tim Anda. Fleksibilitas mereka dalam beradaptasi dengan perubahan prioritas meningkatkan kesadaran akan kesuksesan dan nilai sistem KM.

3. Aktifkan Fungsi Pencarian Dinamis

Cari adalah segalanya! Mengaktifkan pencarian perusahaan yang kuat  akan menghemat waktu karyawan, terutama ketika pekerjaan melibatkan pencarian informasi secara teratur.

Fungsi pencarian adalah bagian penting dari strategi manajemen pengetahuan. Meskipun dibutuhkan upaya dari suatu organisasi untuk membuatnya benar-benar berfungsi dalam mendukung mereka, itu membantu mereka untuk menemukan konten yang relevan dengan mudah di intranet sosial mereka   dengan melompati hal-hal yang tidak perlu mereka lihat.

Meningkatkan pencarian adalah tentang memegang standar pengarsipan yang tepat. Saat Anda mengunggah file atau dokumen ke sistem manajemen pengetahuan Anda, itu harus ditandai dan dilampirkan ke istilah pencarian tertentu. Penandaan membuat pengambilan dokumen di masa depan menjadi proses yang sederhana dan mudah bagi semua pengguna MS.

4. Buat Prosedur Pelatihan Sederhana

Mengawasi karyawan baru dan melatih mereka dapat menjadi pekerjaan yang memakan waktu bagi tim manajemen terlepas dari berapa lama mereka telah melakukannya.

Pada dasarnya, manajer memiliki pendekatan sendiri untuk melatih karyawan baru mereka. Tetapi jika mereka memiliki beberapa karyawan baru untuk dipantau, mereka tidak akan punya waktu untuk melakukan serangkaian kegiatan rutin mereka. KMS, di sini, dapat membantu Anda dengan memberikan pengetahuan kontekstual kepada karyawan baru Anda.

Praktik terbaik adalah menjaga agar KMS Anda selalu terbarui dengan semua dokumen, catatan, materi pelatihan, dll., Yang telah Anda kumpulkan selama bertahun-tahun. Karyawan baru dapat dengan cepat mengaksesnya dan manajer dapat memiliki sesi tanya jawab dasar. Ini menghemat banyak waktu tim manajemen Anda dan juga mendorong tingkat adopsi intranet.

5. Kembangkan Kerangka Kerja Untuk Pembuatan Konten

Dengan kerangka kerja yang kuat, organisasi dapat memastikan bahwa karyawan mempertahankan konsistensi dalam pembuatan konten.

Misalnya, jika Anda menetapkan tugas yang melibatkan pembuatan konten untuk blog, wiki, artikel dll., Untuk 5 orang yang berbeda, Anda mungkin akan menerima 5 format berbeda untuk setiap tugas. Ini akan berdampak pada konsistensi keseluruhan konten. Dengan bantuan kerangka kerja, organisasi dapat merampingkan proses pembuatan konten dengan menyelaraskannya ke format standar.

Menjaga konsistensi dalam pembuatan konten akan membantu karyawan Anda memiliki banyak informasi untuk terlibat dan berkolaborasi dengan intranet secara teratur meningkatkan tingkat adopsi.

6. Leverage Elemen Sosial

KMS adalah penggerak sederhana budaya pengetahuan di seluruh organisasi. Memasukkannya dengan elemen sosial mendorong kolaborasi dan meningkatkan produktivitas. Menggunakan platform jaringan perusahaan seperti Yammer memungkinkan fitur sosial seperti tag, komentar, berbagi, dan menyukai konten.

KMS modern  adalah pusat informasi yang pada dasarnya adalah jejaring sosial yang meningkatkan keterampilan dan pengalaman karyawan Anda dengan mendorong mereka untuk mengatur, membuat, dan mengelola konten.

Fitur ini akan meningkatkan sistem manajemen pengetahuan Anda, terlepas dari ukuran organisasi Anda. Pastikan semua karyawan tahu bahwa kontribusi berbagi pengetahuan mereka dihargai dan penting.

Garis bawah

Manajemen Pengetahuan akan selalu menjadi tantangan yang sedang berlangsung, membutuhkan alat kolaborasi canggih. KM melintasi semua bagian perusahaan yang melibatkan orang, proses, dan teknologi.

Inisiatif KM yang direncanakan dengan benar menunjukkan nilai yang luar biasa yang lebih dari sekadar membenarkan biaya inisiatif. Mendapatkan pemahaman komprehensif tentang kondisi saat ini dari KM Anda adalah yang terpenting untuk proses pengembangan strategi KM.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang How to Prepare and Implement Company Manuals

Pengetahuan yang disampaikan lebih cepat mencapai dua tujuan: itu membangun kepuasan dan pengalaman karyawan dan memaksimalkan produktivitas karyawan.

Memanfaatkan solusi intranet  yang membantu Anda menciptakan sistem manajemen pengetahuan yang efisien dan menyediakan kumpulan informasi global untuk menghadapi tantangan.

Jadwalkan demo untuk mengetahui cara membuat pusat sumber daya yang kuat dengan bantuan  perangkat lunak manajemen pengetahuan dan membuat pengetahuan dapat diakses oleh semua karyawan Anda.